Geselecteerde projecten onder CEF1 en CEF2 Transport
Rapportering CEF 2014-2020
Voor de lopende CEF-projecten van het CEF 2014-2020 programma blijven de rapporteringsverplichtingen dezelfde.
Elk jaar moet u ten laatste op 31 maart een technisch voortgangsrapport indienen van de voorgaande periode, het Action Status Report (ASR).
Hierbij gaat u in op de mijlpalen en doelstellingen, mogelijke vertragingen en problemen, hoe u daarmee bent omgegaan, op welke manier er werd gecommuniceerd over het project.
Bezorg het rapport minimaal 2 weken vóór de Europese deadline aan het CEF-team voor screening en validatie. Dat gebeurt online via de tool TENtec(opent in nieuw venster), het CEF team levert hiervoor een digitale handtekening aan ter goedkeuring als noodzakelijke stap voordat u het rapport kunt indienen bij CINEA.
Om de twee jaar moet u verplicht een financiële rapportering aan Europa overmaken via e-mail, ten laatste op 31 augustus. Het Individual Financial Statement (IFS) moet enkel gevalideerd worden door het CEF-team als het over de eindrapportering gaat, maar bij elke rapportering vraagt het CEF-team om de documenten toch te ontvangen voor de algemene opvolging van het project te kunnen garanderen.
Indien gewenst, kunt u het IFS ook jaarlijks indienen om de financiële opvolging te bevorderen bij grote projecten of om meer tussentijdse betalingen te ontvangen. Die keuze wordt aan de projectpartners overgelaten.
Als er meerdere partners betrokken zijn in een project, zal uw projectcoördinator ook een geconsolideerd financieel document moeten opmaken en aanleveren.
Als een projectpartner doorheen het project de drempel van 750.000 euro of meer kosten bereikt én aanspraak maakt op 325.000 euro of meer Europese cofinanciering tijdens de rapporteringsperiode, moet er bij het IFS ook een auditverklaring (Certificate on the Financial Statements) worden aangeleverd.
Bij publieke organisaties kan dit intern worden opgenomen door een financieel expert die verder niet betrokken is bij het project in kwestie.
Private partners moeten dit door een externe organisatie laten uitvoeren. Deze kost kan ook worden ingebracht als deel van de projectuitvoering.
Na de einddatum van het project krijgen de projectpartners een jaar de tijd om het eindrapport op te maken. Hiervoor zijn aparte formulieren beschikbaar die inhoudelijk aansluiten bij het ASR en IFS. Ook hierbij gelden dezelfde drempels voor het Certificate on the Financial Statements van €325.000 cofinanciering én €750.000 totale kosten.
In dit geval moeten tabbladen 4 en 5 van het IFS worden ingevuld en moet het CEF team instaan voor de lidstaatvalidatie. Bezorg ons minstens twee weken voor de Europese deadline alle nodige documenten voor screening, nl. het technische rapport, alle IFS’en, het consolidated financial statement en de auditverklaringen indien die van toepassing zijn.
Rapportering CEF 2021-2027
Om deelname aan de verschillende Europese financieringsprogramma’s uniform en eenduidig te maken, wordt voor deze financieringsperiode gewerkt via de Funding & Tender portaal, zowel voor het indienen van een projectvoorstel als voor de rapportering van lopende projecten.
Hierdoor veranderen er enkele zaken op het vlak van rapporteringsverplichtingen:
- Aangepaste sjablonen: beschikbaar via het Funding & Tender portaal
- Timing van de rapportering: 60 dagen na het einde van de rapporteringsperiode
- Validatie door de lidstaten is niet meer nodig: U moet wel als projectpromotor de lidstaatvertegenwoordigers op de hoogte houden van de voortgang van uw project door hen toegang te verlenen tot de rapporteringen van het project.
- Aanpassingen aan de subsidieovereenkomst met CINEA kunnen ook nog later dan 3 maanden voor de voorziene einddatum worden aangevraagd, er is geen specifieke deadline meer opgenomen. CINEA heeft 45 dagen om een beslissing te nemen hieromtrent.
Het Vlaamse CEF team blijft beschikbaar voor nazicht van uw documenten en ondersteuning bij vragen.
Tijdens de vorige programmaperiodes focuste de rapportering op kalenderjaren en waren er vaste deadlines voor rapportering die voor alle projecten dezelfde waren, zoals hierboven uiteengezet. Deze werkwijze blijft van toepassing voor de projecten uit de programmaperiode 2014-2020.
Voor de nieuwe projecten zijn vaste rapporteringsperiodes voorzien vanaf de start van het project, waarbij een rapporteringsperiode van 24 maanden met een interim technisch rapportering na 12 maanden als standaard wordt gehanteerd.
Mijlpalen en deliverables worden daarnaast via het eGrants systeem continu opgevolgd.
De deadline voor elk type van rapportering (technisch, financieel of eindrapport) is 60 dagen na de rapporteringsperiode in kwestie.
De rapportering kan alleen in het Engels worden ingediend.
Voor de nieuwe projecten zijn vaste rapporteringsperiodes voorzien vanaf de start van het project, waarbij een rapporteringsperiode van 24 maanden voor de betaling van de interim financiering als standaard geldt. Daarnaast wordt ook een interim technisch rapportering na 12 maanden gevraagd, maar hierbij wordt geen interim pre-financiering meer voorzien.
De deadline voor elk type van rapportering (technisch, financieel of eindrapport) is 60 dagen na de rapporteringsperiode in kwestie. De Europese Commissie verwacht hier een versnelling van het proces omdat de lidstaatvalidatie voor de rapporten wegvalt.
De kostenverdeling wordt niet meer per activiteit opgedeeld maar focust op de kostcategorieën zoals diensten, werken en personeelskosten.
De rapportering kan alleen in het Engels worden ingediend.
Als een projectpartner doorheen het project de drempel van 325.000 euro of meer Europese cofinanciering bereikt tijdens de rapporteringsperiode, moet er bij de financiële rapporting ook een auditverklaring (Certificate on the Financial Statements) worden aangeleverd.
Communicatie
Projecten die Europese cofinanciering ontvangen zijn verplicht dit te vermelden bij externe communicatie. Daarnaast wordt ook gevraagd de logo’s op te nemen in presentaties en rapporten die op het project in kwestie focussen.
