Voorwaarden en plichten voor technische diensten

Voert u als technische dienst testen uit voor fabrikanten die goedkeuringscertificaten aanvragen voor hun voertuigen en onderdelen? Dan moet u aan verschillende voorwaarden voldoen.

Voorwaarden voor uw erkenning als technische dienst

Om erkend te worden als technische dienst, moet u aan deze voorwaarden voldoen:

Als u de testen in uw eigen gebouwen uitvoert, moet u aangepaste lokalen en aangepast materieel hebben.
U hebt genoeg technische medewerkers om de testen en inspecties uit te voeren en de continuïteit te waarborgen (zoals wachttijden bij klanten vermijden, ...).
U hebt personeel dat de vaardigheden, technische kennis en ervaring heeft om de testen uit te voeren.
U volgt de ontwikkelingen van de technische en de actuele regelgevingen op de voet.
U leeft de voorwaarden na van de activiteiten die u uitvoert. Voor de laatste fase van een meerfasentypegoedkeuring leeft u de voorwaarden na van aanhangsel 3 van bijlage 27 van het koninklijk besluit van 15 maart 1968 over het algemeen reglement op de technische eisen waaraan auto’s, hun aanhangwagens en veiligheidstoebehoren moeten voldoen.
U deelt elke wijziging die zich voordoet na uw erkenning en na de tussentijdse beoordelingsrapporten van de accrediteringsinstanties meteen mee aan het Departement MOW.
U moet de medewerkers van het Departement MOW toegang geven tot alle documenten en lokalen die ze nodig hebben om uw bekwaamheid te controleren (zeker bij het uitvoeren van metingen en proeven).

Voorwaarden om uw activiteiten als technische dienst uit te voeren

Als technische dienst categorie A leeft u de voorschriften na van EN ISO/IEC 17025:2017 over de algemene eisen voor de competentie van test- en kalibratielaboratoria. U mag uw testen uitvoeren in de gebouwen van de fabrikant of van een derde partij, of er toezicht op houden.
Als technische dienst categorie B leeft u de voorschriften na van EN ISO/IEC 17020:2012 voor de verschillende soorten instellingen die keuringen uitvoeren. Vóór de testen bij een fabrikant of derde partij controleert u of hun testvoorzieningen en meetinstrumenten voldoen aan de voorschriften van EN ISO/IEC 17025:2017.
Als technische dienst categorie C leeft u de algemene eisen na van EN 45012:1998 voor instellingen die audits en certificaten van kwaliteitssystemen uitvoeren.
Als technische dienst categorie D leeft u de criteria na van EN ISO/IEC 17020:2012 voor de verschillende soorten instellingen die keuringen uitvoeren.

Voorwaarden voor de opmaak van uw testrapporten

Voor elke regelgeving waarvoor u erkend bent, voldoet uw testrapport aan de voorschriften van norm EN ISO/IEC 17025:2017.
U gebruikt het model dat door de goedkeuringsinstantie vastgelegd is volgens haar standaarden voor goede praktijken.
U stelt het testrapport op in het Nederlands en/of Frans en/of Engels.
In het testrapport neemt u minstens deze gegevens op:
- identificatie van het geteste voertuig, het geteste onderdeel of de geteste technische eenheid
- gedetailleerde beschrijving van de kenmerken van het voertuig, het onderdeel of de technische eenheid in samenhang met de desbetreffende regelgeving
- resultaten van de voorgeschreven metingen en, indien nodig, de grens- of drempelwaarden waaraan moet worden voldaan
- de beslissingen over de metingen: goedgekeurd of afgekeurd
- gedetailleerde verklaring van overeenstemming met de verschillende voorschriften waarvoor geen metingen nodig zijn. Een voorbeeld: “Controleer of het identificatienummer van het voertuig zo is aangebracht dat het niet kan worden uitgewist of gewijzigd”. U neemt dan in uw rapport een verklaring op als: “De plaats waar het identificatienummer van het voertuig met ponsen is aangebracht, voldoet aan de voorschriften van punt 3.2.2 van bijlage I”.
- wanneer andere dan in de regelgevingen voorgeschreven testmethoden zijn toegelaten: een beschrijving van de testmethode die u gebruikt hebt. Hetzelfde geldt wanneer u alternatieve voorschriften in de regelgevingen mag gebruiken.
- Foto’s die tijdens de testen genomen zijn: het aantal foto’s wordt bepaald door de goedkeuringsinstantie. Bij virtuele testen kunt u de foto’s vervangen door schermafdrukken of andere geschikte bewijsstukken.
- conclusies
- duidelijke vermelding van eventuele meningen en interpretaties, die u fatsoenlijk verantwoordt.
Wanneer u testen uitvoert op een voertuig, onderdeel of technische eenheid die een aantal van de ongunstigste kenmerken op het gebied van het vereiste prestatieniveau heeft (het ‘slechtste geval’), neemt u in het testrapport een aantekening op waarin u beschrijft hoe de fabrikant in overeenstemming met de goedkeuringsinstantie tot zijn keuze is gekomen.

Voorwaarden voor technische diensten laatste fase

Als technische dienst categorie A laatste fase hoeft u niet te voldoen aan de ISO 17025-normen. Daarom gelden onderstaande voorwaarden:

U hebt rechtspersoonlijkheid.
U voldoet aan de ISO 9001-norm met een geldig ISO 9001-certificaat dat minstens ‘testen van voertuigen met het oog op het verkrijgen van een individuele goedkeuring laatste fase en het opmaken van individuele goedkeuringsdossiers zoals bedoeld in het besluit en in richtlijn 2007/46/EG’ omvat.
U mag uw testen uitvoeren in uw eigen gebouwen en/of in de gebouwen van de fabrikanten of van derde partijen.
Uw ISO 9001-kwaliteitssysteem bevat garanties dat u deze voorwaarden naleeft:
- onpartijdigheid en onafhankelijkheid
  - U staat geen commerciële, financiële of andere druk toe die uw onpartijdigheid in het gedrang brengt.
  - U identificeert alle risico’s die het gevolg zijn van uw activiteiten, werkrelaties of personeel en die uw onpartijdigheid kunnen beïnvloeden.
  - U neutraliseert die risico’s na identificatie meteen en toont aan hoe u dat gedaan hebt.
  - U bent niet betrokken bij activiteiten die niet combineerbaar zijn met de voorwaarden van uw vakgebied of die de indruk kunnen wekken dat u niet onafhankelijk bent. U combineert uw activiteiten niet met activiteiten als adviesbureau waarbij u advies geeft over de goedkeuringsprocedure en het ontwerp, de productie, de levering, de installatie, de verwerving, het bezit, het gebruik of het onderhoud van gecontroleerde onderdelen of voertuigsystemen.
- meetmiddelen en andere instrumenten
  - U identificeert al uw meetmiddelen duidelijk en neemt ze op in een meetmiddelenlijst. Nodige gegevens:
    - identificatie meetmiddel
    - kalibratiecriteria
      - gebruik
      - meetnauwkeurigheid en -bereik
      - toegestane afwijking
      - kalibratie- of verificatiemethode
      - kalibratie- of verificatiefrequentie
      - kalibratiestatus.
    - rapporten van alle kalibraties of verificaties. Nodige gegevens:
      - datum
      - uitvoerder
      - gemeten waarde
      - afwijking
      - goed- of afkeuring
      - maatregel bij afkeuring.
    - Alle andere instrumenten onderhoudt u regelmatig en op een verantwoorde manier. U registreert alle preventieve en curatieve onderhoud.
- technisch personeel
  - U hebt een competentiematrix die minimaal rekening houdt met deze competenties:
    - kennis van de wettelijke voorschriften en van de instructies
    - opmaken van checklists
    - uitvoeren van testen en invullen van checklists
    - opmaken en indienen van individuele goedkeuringsdossiers.
  - In uw competentiematrix staan vervangende personeelsleden.
  - Registraties van opleidingen tonen aan dat elk betrokken personeelslid de nodige opleidingen gevolgd heeft of de nodige ervaring heeft om zijn taken uit te voeren.
- uitvoering van testen, kennis van voorschriften, opmaak van checklists en omgang met afwijkingen
  - U hebt een procedure die de uniforme uitvoering van testen en dossieropmaak garandeert.
  - U organiseert regelmatig harmonisatievergaderingen en houdt er verslagen van bij. Onderwerpen:
    - veranderingen in de wetgeving en de checklists
    - opbouwrichtlijnen
    - vastgestelde afwijkingen en maatregelen
    - relevante vaststellingen over de homologatieprocedures
    - relevante opmerkingen of instructies van het Departement MOW
    - meetmethodes.
  - U hebt een systeem waardoor uw personeel altijd de relevante en nieuwste wetgeving en voorschriften kent. Het systeem garandeert dat:
    - uw medewerkers onmiddellijk op de hoogte worden gebracht van wijzigingen
    - uw personeel de wetgeving en voorschriften altijd kan raadplegen
    - met naam, datum, onderwerp en handtekening wordt geregistreerd wanneer ieder personeelslid de wetgeving en voorschriften consulteert of opleidingen volgt.
  - U gebruikt checklists die:
    - minstens deze elementen bevatten:
      - regelgeving en wijzigingsreeks
      - plaats en datum van de test
      - handtekening van de testverantwoordelijke
      - chassisnummer van het voertuig.
    - duidelijk en gereviseerd zijn en de revisies vermelden
    - actueel zijn
    - altijd beschikbaar zijn voor alle medewerkers die ze nodig hebben.
- aanvraagdossiers voor goedkeuring
  - elk dossier bestaat uit:
    - inhoudstafel
    - brief die de aanvraag verduidelijkt, met een gedetailleerde beschrijving van de wijzigingen die de fabrikant in of aan het voertuig heeft aangebracht
    - foto’s van het voertuig:
      - van de 4 kanten van het voertuig in de staat waarin het was op het einde van de vorige fase
      - van de 4 kanten van het voltooide voertuig en van de binneninrichting indien van toepassing
      - elke andere foto die het dossier verduidelijkt.
    - kopie van het inschrijvingsbewijs voor voertuigen die al in België of het buitenland ingeschreven zijn
    - goedkeuringscertificaten van de vorige fasen: een COC of individueel goedkeuringscertificaat volgens richtlijn 2007/46/EG
    - uw bewijs dat voldaan is aan de opbouwrichtlijnen van de fabrikant(en); optioneel: bewijs van een samenwerkingsakkoord tussen de fabrikanten
    - gedetailleerde plannen met afmetingen en indien van toepassing het grondplan van de binneninrichting
    - inlichtingenformulier conform richtlijn 2007/46/EG
    - deelgoedkeuringen, rapporten en checklists:
      - lijst met alle deelgoedkeuringen, testrapporten en checklists van elke toevoeging of wijziging tegenover de vorige fase
      - alle deelgoedkeuringen die van toepassing zijn op de huidige fase en afgeleverd zijn in het buitenland
      - alle testrapporten en checklists die van toepassing zijn op de huidige fase.
    - berekening van de massaverdeling
    - ingevuld individueel goedkeuringscertificaat, klaar voor handtekening.
  - U bewaart alle dossierstukken en werkdocumenten minstens 10 jaar. Dat mag digitaal.
- meldingen aan de goedkeuringsinstantie
  - alle wijzigingen in uw management of het personeelsbestand dat de testen laatste fase uitvoert
  - elke relevante vaststelling of afwijking van de wettelijke voorschriften, van de voorwaarden die het Departement MOW over individuele goedkeuring van voertuigen oplegt en van de praktijken in de sector
  - elke wijziging in uw ISO-certificatie.

Voorwaarden voor technische diensten categorie A die testen laatste fase mogen uitvoeren

Bent u een technische dienst met een ISO 17025-certificaat die in België erkend is als technische dienst categorie A? Dan mag u de activiteiten van technische dienst laatste fase uitoefenen en testen uitvoeren volgens codes A, B, C en X.

code A: een typegoedkeuringscertificaat en typegoedkeuringsmerk zijn niet nodig. De testrapporten worden door de aangewezen technische dienst opgesteld.
code B: aan alle technische voorschriften van de regelgeving moet voldaan zijn. U moet de testen volledig uitvoeren zoals de regelgeving oplegt. De fabrikant mag ze zelf uitvoeren als de goedkeuringsinstantie dat goedkeurt. Hij mag ook het technische rapport opstellen. Een goedkeuring is niet nodig en u hoeft geen goedkeuringscertificaat af te leveren.
code C: de fabrikant moet bewijzen dat hij de essentiële eisen van de regelgeving naleeft.
code X: uw testen moeten volledig overeenstemmen met de regelgeving, u moet een EG-typegoedkeuringscertificaat afleveren en u moet overeenstemming met de productie waarborgen.