Andere personeelsreglementen

De deontologische code bevat formele regels (bv onverenigbaarheden) en kan eventueel bijkomende rechten en plichten vaststellen voor concrete diensten of functies, zoals eventuele cumulbeperkingen. De deontologische code is verplicht. Ze kan geïntegreerd worden binnen de rechtspositieregeling of een afzonderlijk reglement uitmaken.

Het arbeidsreglement is een verplichte reglementaire tekst over personeel. Anders dan bij de rechtspositieregeling gaat het meer om onderwerpen als arbeidstijden, rustpauzes, wat te doen bij ziekte of arbeidsongeval en eventuele sancties bij niet-naleving van het arbeidsreglement. Het arbeidsreglement vult de rechtspositieregeling dus aan.

Het vormingsreglement is verplicht omdat vorming een recht is van het personeel. Het speelt geen rol of dit reglement geïncorporeerd is in de rechtspositieregeling of niet. Incorporatie maakt het voor het personeel wel duidelijk en overzichtelijk.

Sommige besturen leggen het evaluatiereglement in een afzonderlijk een volledig uitgewerkt besluit voor aan de raad (of via delegatie aan het college van burgemeester en schepenen of het Vast Bureau). Dat is echter geen verplichting.

Wervings- en bevorderingsprocedurereglementen kunnen voorwaarden bevatten die maar voor 1 vacature gelden. De aanstellende overheid kan deze reglementen afzonderlijk vaststellen.

Mobiliteitsregelingen kunnen deel uitmaken van de integrale rechtspositieregeling of op zichzelf staan.

Lokale besturen kunnen allerhande reglementen rond het gebruik van telefonie en ICT en dienstvoertuigen opnemen in het arbeidsreglement.

Lokale besturen kunnen reglementen opstellen voor de toekenning van eretekens en eretitels.

Lokale en provinciale besturen kregen tijdens de coronacrisis voor de eerste keer op grote schaal te maken met telewerk. Plaatsonafhankelijk werken of hybride werken, een combinatie van telewerk met ‘traditioneel’ bureauwerk, bewees zijn nut en belooft een blijver te worden, ook in de publieke sector. Een op maat gemaakt kader kan een handig hulpmiddel zijn voor de besturen.

Telewerk biedt verschillende voordelen:

• op individueel niveau (een betere werk-privébalans, meer autonomie)
• op organisatorisch niveau (minder kantoorruimte en minder ziekteverzuim)
• op maatschappelijk niveau (een verbetering van de mobiliteitsproblematiek).

De lokale en provinciale besturen zijn in tegenstelling tot de private sector niet gebonden aan collectieve arbeidsovereenkomsten of wetgeving over structureel en occasioneel telewerk zoals CAO nr. 85 en de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk. Zij kunnen vrij een telewerkkader opstellen naar hun eigen noden dankzij het principe van de lokale autonomie.

Het telewerkkader van lokale en provinciale besturen bevat bijvoorbeeld:

• de overeengekomen uurregeling en arbeidstijd tijdens het telewerk
• afspraken over de frequentie van en de mogelijkheid tot telewerk binnen de functie
• afspraken over de bereikbaarheid en onbereikbaarheid van de personeelsleden
• afspraken over de noodzakelijke minimumaanwezigheid of -bezetting op de werkplaats van het bestuur
• afspraken over het opschorten of stopzetten van telewerk
• afspraken over het ter beschikking stellen van het nodige materiaal voor de normale uitoefening van de functie.

Het telewerkkader moet de vergoeding van de kosten verbonden aan het telewerk regelen voor contractuele personeelsleden. Zoniet, is een forfaitair bedrag van 10% van het loon verschuldigd, tenzij het contractuele personeelslid met verantwoordingsstukken aantoont dat de werkelijke kosten hoger liggen dan 10% van het loon (art. 119.6 van de Arbeidsovereenkomstenwet).

Op basis van de eigen noden kan het bestuur het kader aanpassen en in het arbeidsreglement, de rechtspositieregeling of een apart reglement opnemen. Een telewerkkader is niet verplicht voor de lokale en provinciale besturen, maar het kan bijdragen tot rechtszekerheid voor de besturen en hun personeelsleden. Het kan ook zorgen voor een gelijke behandeling van de statutaire en contractuele personeelsleden.

Als een lokaal of provinciaal bestuur beslist om een telewerkkader op te stellen, dan moet het bestuur wel rekening houden met de hogere regelgeving en de dwingende bepalingen respecteren:

• artikel 132 van het rechtspositiebesluit van 7 december 2007 over de vergoeding van effectief gemaakte, bewezen en noodzakelijke kosten
• de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de Welzijnscodex van 28 april 2017 die een kader bieden over hoe om te gaan met veiligheid, ergonomie en welzijn op de telewerkplek
• voor contractanten: de Arbeidsovereenkomstenwet (onder andere artikel 119.3 over het ter beschikking stellen van het nodige telewerk- of thuiswerkmateriaal)
• de bestaande wettelijke rechten en plichten: zo moeten telewerkers dezelfde (collectieve) rechten blijven genieten als het personeel in gelijkaardige functies die wel op de werkplek werken (met inbegrip van artikel 7 van de arbeidsongevallenwet van 10 april 1971)
• het vrijwillige karakter van telewerk.

Een agressieprotocol kan een houvast zijn voor een lokaal of provinciaal bestuur in een crisissituatie. Het maakt het engagement van een lokaal of provinciaal bestuur duidelijk naar haar personeelsleden, mandatarissen en burgers toe. Agressie tegenover lokale personeelsleden heeft immers een negatieve impact op het veiligheidsgevoel en het welzijn op het werk van die personeelsleden. Ook mandatarissen worden meer en meer geconfronteerd met agressie in de uitoefening van hun mandaat. Hoewel zij geen werknemers zijn, is er toch - in de mate van het juridisch mogelijke – in het agressieprotocol aangegeven hoe er ook voor hen maatregelen kunnen worden genomen.

Lokale en provinciale besturen kunnen onder andere 3 pijlers in hun protocol opnemen:

• preventie: organisatie van opleidingen rond communicatie en het opstellen van een gedragscode
• interventie in crisissituaties: bijvoorbeeld wat er moet gebeuren in een crisissituatie
• monitoring van agressie-incidenten: bijvoorbeeld het bijhouden van een register met de incidenten.

Ze kunnen gebruikmaken van de handleiding(PDF bestand opent in nieuw venster) of onderstaande inspiratiebronnen om hun eigen protocol op te stellen.

Personeelsleden van lokale besturen kunnen dankzij een overeenkomst tussen de gemeente en het OCMW ter beschikking gesteld worden van:

• andere overheidsdiensten
• verenigingen zonder winstoogmerk waarin de gemeente niet deelneemt en waarvan de activiteit een verband houdt met het gemeentelijk belang
• verenigingen, stichtingen en vennootschappen met sociaal oogmerk waarin de gemeente wel deelneemt en waarvan de activiteit verband houdt met het algemeen belang.

De terbeschikkingstelling is tijdelijk. Een overeenkomst van terbeschikkingstelling moet de duur van de terbeschikkingstelling bepalen. De aanstellende overheid kan op basis van gemotiveerde redenen de duur van de terbeschikkingstelling verlengen

Lokale besturen kunnen voor de terbeschikkingstelling van personeelsleden een modelovereenkomst voor personeelsleden in statutair dienstverband(Word bestand opent in nieuw venster) en model van een addendum aan de arbeidsovereenkomst voor contractanten(Word bestand opent in nieuw venster) gebruiken.

Ze kunnen onderstaande modelbepaling over terbeschikkingstelling overnemen en inschrijven in hun rechtspositieregeling.

Een fietspolicy (of fietsreglement) is een document waarin het bestuur de afspraken kan vastleggen bij het gebruik van de fiets door het personeelslid. De policy moet het personeel ook beschermen in bepaalde omstandigheden en duidelijkheid scheppen over wat er met de fiets zal gebeuren bij ziekte, ontslag of lange afwezigheid.

In veel gevallen stelt de fietsleasemaatschappij die fietspolicy op. De opmaak van een fietspolicy zit bij de meeste maatschappijen vervat in het contract en wordt in rekening gebracht bij de vaststelling van de prijs (managementfee).

Lokale besturen kunnen met een re-integratie en attentiebeleid langdurig arbeidsongeschikte personeelsleden motiveren om terug te keren naar de werkvloer. Voor dit beleid is ook de federale re-integratiewetgeving(opent in nieuw venster) van toepassing.

Lokale besturen die een tijdelijke werkkracht nodig hebben, kunnen een uitzendkracht in dienst bij een uitzendbureau tewerkstellen.

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het fysieke en mentale welzijn van je personeelsleden op de werkvloer. Zo sta je als werkgever ook in voor de arbeidsvoorwaarden waarin het werk wordt uitgevoerd, zoals de veiligheid op het werk, ergonomie en de bescherming van de gezondheid van het personeelslid, maar ook de psychosociale aspecten van het werk.

Het arbeidshof te Brussel veroordeelde in september 2023 een werkgever voor (indirecte) discriminatie ten overstaan van vrouwen omwille van het ontbreken van een performant beleid tegen seksueel grensoverschrijdend gedrag. Hieruit blijkt dat het ontbreken van preventiemaatregelen en bescherming tegen seksueel grensoverschrijdend gedrag kan beschouwd worden als indirecte discriminatie. Dit geldt ook voor lokale besturen. Er is zeker al aandacht voor de aanpak van grensoverschrijdend en/of ongewenst gedrag in het kader van het welzijns- of integriteitsbeleid, maar er is wel nog ruimte voor verbetering of explicitering van een echt performant beleid met betrekking tot seksueel grensoverschrijdend gedrag. We wensen de lokale besturen dus te wijzen op het belang van het uitwerken van een degelijk preventie- en welzijnsbeleid, in overeenstemming met de Welzijnswet en het Vlaamse gelijkekansendecreet.

Voor de concrete regelgeving rond de Welzijnswet, verwijzen we graag naar de website van de FOD WASO(opent in nieuw venster).