Webinar "Vlot door de installatievergadering'

Is de applicatie lokaal mandatenbeheer één op één bruikbaar voor een provinciebestuur ?

Lokaal Mandatenbeheer zal bruikbaar zijn voor een provinciebestuur.

De agenda delen met de toekomstige raadsleden zal dan gebeuren via gelinkt notuleren?

Dat zal via het eigen pakket kunnen of via Gelinkt Notuleren, dat is de keuze van het bestuur. Vermoedelijk zal jullie leverancier een “voorkeursproces” naar voor schuiven.

Hopelijk wordt nu alles opgeslagen want de vorige legislatuur heb ik alles ingegeven in GN en is niet meer raadpleegbaar. Gelukkig had ik alles opgeslagen in ons eigen programma.

We raden zeer sterk aan om de nieuwe sjablonen te gebruiken, en niet te vertrekken van de vorige bestuursperiode. Er zijn zeer veel grondige decretale wijzigingen die een impact hebben op zowat elk besluit voor de installatievergadering.

Gaan de voordrachtsakten ook via een digitaal platform verlopen en kunnen we die dan ook ergens automatisch als bijlage toevoegen in Gelinkt Notuleren?

De voordrachtsakten zullen in PDF beschikbaar zijn, deze worden niet in een digitaal in te vullen versie of webapplicatie aangeboden. Je kan deze voordrachtsakten, eens ingevuld en ondertekend, als bijlage toevoegen in Gelinkt Notuleren.

Wie zal de toegangen krijgen tot gelinkt notuleren en mandatendatabank voor de nieuwe gemeenten (fusies) en vanaf wanneer?

Dat bepaalt je als bestuur zelf. via gebruikersbeheer van de Vlaamse Overheid waar je de toepassing Gelinkt notuleren toekent. Alle informatie hierover kan je terugvinden in de handleiding van Gelinkt Notuleren.

Worden die sjablonen dan nog wel beschikbaar gesteld voor gebruikers van Enotulen (Cipal Schaubroeck)?

We zijn in gesprek met Cipal-Schaubroeck om te kijken hoe zij de sjablonen wensen aan te bieden. Communicatie naar lokale besturen volgt later hieromtrent.

Wordt er voor de sjablonen rekening gehouden met de specifieke situatie van de zes randgemeenten en Voeren?

Er wordt zoals vorige keer sjablonen voor de randgemeenten en Voeren voorzien.

We moeten de agenda voor de installatievergadering 8 dagen vantevoren doorsturen. als de applicatie pas in december beschikbaar is, lukt dat niet.

Zowel Lokaal Mandatenbeheer als het slim sjabloon voor Gelinkt Notuleren zullen ruim op voorhand ter beschikking gesteld worden. Er zullen tot eind november wel nog verbeteringen doorgevoerd worden, zodat alles vlot kan gaan in december.

stel dat je nog een GR gepland hebt de laatste week van november en de installatie vindt plaats de eerste week van december - wat gebeurt met vb de goedkeuringen van de notulen van november?

Het Agentschap Binnenlands Bestuur raadt de gemeenteraden aan om voor de laatste zitting van de aflopende legislatuur zoveel mogelijk gebruik te maken van de regeling van artikel 32, laatste lid DLB:

“Telkens als de gemeenteraad het wenselijk acht, worden de notulen staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de algemeen directeur ondertekend.”

Voor de raad voor maatschappelijk welzijn werd een gelijkaardige mogelijkheid voorzien op basis van artikel 74 DLB.

Door gebruik te maken van deze procedure kunnen de notulen van de aflopende legislatuur meteen door de oude bestuursploeg worden opgemaakt en ondertekend. Als de gemeenteraad en OCMW-raad dat niet doen, dan zullen deze notulen moeten worden goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering die volgt na de installatievergadering.

Wat is de juiste start- en einddatum van de nieuwe raadsleden? In Heist is de installatievergadering op 3-12.

De startdatum van de mandaten van de gemeenteraadsleden is de dag waarop zij de eed afleggen. De einddatum kan voorlopig ingevuld worden op 6 december 2030.

Huidig probleem : 23 raadsleden maar bij afstand van mandaat en wisseling van raadslid tijdelijk 24 raadsleden… “oud raadslid” raadslid tot eedaflegging “nieuw raadslid”… kan enkel doorgegeven worden in mandatenbeheer op “zittingsniveau” en niet op agendapuntenniveau wat maakt dat er naderhand een manuele aanpassing aan besluit noodzakelijk is…. zal men ook mandaten kunnen ingeven op agendapuntniveau?

Er kunnen geen 24 raadsleden zijn. Bij afstand van mandaat heeft iemand zijn mandaat niet opgenomen. Die verkozene is dan ook niet geïnstalleerd als raadslid en moet dus niet voorkomen in de notulen of de besluiten.

Een uittredend raadslid is niet meer aanwezig op de zitting op het moment dat het nieuwe raadslid het mandaat heeft opgenomen. De oude raadsleden worden niet opgeroepen en het is dus ook niet nodig om deze op te nemen op agendapuntniveau.

Wordt een raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf ook tijdens de installatievergadering geïnstalleerd ?

Nee, dat wordt doorgaans op de zitting na de installatievergadering gedaan. De installatievergadering zelf heeft een vaste structuur waar je geen agendapunten kan aan toevoegen.

Hoe krijgen we precies toegang tot gelinkt notuleren? Is dit een betalende toepassing?

Gelinkt Notuleren is gratis. Je algemeen directeur heeft toegang tot de applicatie Gebruikersbeheer, waar je Gelinkt Notuleren kan aanduiden voor bepaalde personen. Meer informatie(opent in nieuw venster)

Is er een termijn bepaald tegen welke zitting documenten zoals HR GR, enz geagendeerd worden?

Dit gebeurt “bij aanvang van de zittingsperiode”, maar daarmee wordt niet de installatievergadering bedoeld. Zie onder meer:

Artikel 38. (08/04/2023- ...)

De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over (...)

Voor ons huidig notuleringspakket dienen we via de rijksregisters de toekomstige raadsleden in te trekken. Dit zal dan via lokaal mandantebeheer gebeuren?

In principe krijgt een notuleringspakket de gegevens over de verkozenen uit dezelfde bron als Lokaal Mandatenbeheer. Het is mogelijk dat dat voor je notuleringspakket anders is. Om zeker te zijn neem je best contact op met ons of je leverancier.

Worden we op de hoogte gehouden van de gesprekken met de leveranciers? Belangrijk om dit op tijd te weten of dit een mogelijkheid gaat zijn

De leveranciers van de verschillende pakketten zullen je beter en gerichter kunnen informeren hierover. We bekijken wat mogelijk is om ook in onze algemene communicatie een overzicht te geven.

Wanneer start nieuwe legislatuur? Meteen na installatievergadering of januari?

De nieuwe legislatuur neemt een aanvang vanaf de installatie van de nieuwe verkozenen, dus vanaf de installatie van de nieuwe gemeenteraad.

Voor de meeste gemeenten komt dit neer op de eerste week van december.

Voor de fusiegemeenten is dat van rechtswege op 2 januari.

Dus als ik het goed begrijp zijn de sjablonen van de ontwerpbesluiten van de installatievergaderingen enkel beschikbaar via GN?

De sjablonen zijn inderdaad enkel in Gelinkt Notuleren beschikbaar. Als je een ander notuleringspakket gebruikt kan je wel in Gelinkt Notuleren het besluit opmaken, dat besluit exporteren en importeren in je huidige pakket. Vanuit je huidige pakket kan je dan publiceren. Voor meer informatie over de ondersteuning hiervan kan je best contact opnemen met je leverancier.

Beste, in de praktijk weten we natuurlijk wel wie zal installeren. Dus als we die toekomstige raadsleden de agenda met extra agendapunten bezorgen, vormt er zich geen probleem?

De verkozenen zijn voor hun eedaflegging nog geen raadslid. De agenda van de installatievergadering ligt vast en er kunnen hier geen agendapunten aan worden toegevoegd. Andere agendapunten kan je op een volgende zitting behandelen.

kunnen andere agendapunten op de installatievergadering gebracht worden ?

De agenda van de installatievergadering ligt vast en er kunnen hier geen agendapunten aan worden toegevoegd. Andere agendapunten kan je op een volgende zitting behandelen.

Zal er tijdig een infosessie worden georganiseerd voor de randgemeenten met faciliteiten + Voeren? Het verloop van de installatie en de sjablonen zullen er immers heel verschillend uitzien.

Er is een informatiesessie gepland op woensdag 25 september in de voormiddag in het Vlaams Administratief Centrum te Leuven.

Zal er mogelijkheid zijn om in mandatenbeheer nieuwe raadsleden toe te voegen terwijl de huidige raadsleden nog actief zijn? (De huidige raadsleden voleindigen immers hun mandaat tot de nieuwe raadsleden geïnstalleerd zijn)

In Lokaal Mandatenbeheer wordt er gewerkt met bestuursperiodes. De huidige raadsleden behoren tot de huidige bestuursperiode. Voor de nieuwe bestuursperiode 2024-2030 kan je ter voorbereiding nieuwe raadsleden ingeven. Na de installatievergadering kan je met die gegevens aan de slag.

Zullen aangepaste sjablonen beschikbaar zijn in GN voor de randgemeenten (afwijkende regeling)?

Ja, er worden sjablonen voorzien voor de randgemeenten en de gemeente Voeren.

zijn er ook sjablonen voor installaties provincies?

Voor sjablonen voor provincies plannen we nog een moment om deze te bespreken. Je zal ook als provinciebestuur aan de slag kunnen met Lokaal Mandatenbeheer.

Hebben we de mogelijkheid om de module zelf te testen zodra deze live is ?

Voor zowel Lokaal Mandatenbeheer als het slim sjabloon worden gebruikerstesten georganiseerd. Lokaal Mandatenbeheer kan je nu al bekijken via https://mandatenbeheer.lblod.info(opent in nieuw venster). Let op: deze module is nog in ontwikkeling. Er zijn nog zaken die we zullen aanpassen en verbeteren.

Houden jullie ook rekening met specifieke situaties zoals in gemeente Voeren (rechtstreekse verkiezing OCMW-raad, vast bureau, geen ocmw-schepen in college)? Helaas ontbreken deze sjablonen vaak

Ja, er worden sjablonen voorzien voor de randgemeenten en de gemeente Voeren.

Gezien de installatievergadering dient plaats te vinden binnen de eerste 5 dagen van december zou het toch zinvol zijn dat de module lokaal mandatenbeheer effectief operationeel is vanaf november?

Lokaal Mandatenbeheer zal vroeger dan december beschikbaar zijn, we mikken op september. We nemen de periode september-november om de applicatie te optimaliseren.

Kan je in GN digitaal stemmen?

Nee, je kan niet digitaal stemmen via Gelinkt Notuleren.

Is het de bedoeling dat agendapunt 1-5 nog voorgezeten wordt door de vorige voorzitter van de gemeenteraad (gezien agendapunt 6 = aanstelling nieuwe voorzitter GR betreft)?

Inderdaad, dat klopt. Ook agendapunt 6 zal nog worden voorgezeten door de uitredende voorzitter. Het is de uittredende voorzitter die de akte van voordracht voor de nieuwe voorzitter op zijn ontvankelijkheid moet beoordelen.

Nog belangrijker dan het notuleren zelf is dat via ons notuleringspakket leden van de zitting volledig en vooraf geïnformeerd worden door het beschikbaar stellen van alle relevante stukken en documenten (ontwerpbeslissingen) per agendapunt. Nu ik vaststel dat we zeer sterk in de richting van GN worden geduwd ten nadele van ons eigen pakket, stel ik me de vraag hoe die informatie die nu via ons pakket bij de leden van de zitting terechtkomt, met GN aan de zittingsleden geleverd worden?

De sjablonen zijn enkel in Gelinkt Notuleren beschikbaar. Als je een ander notuleringspakket gebruikt kan je wel in Gelinkt Notuleren het besluit opmaken, dat besluit exporteren en importeren in je huidige pakket. Vanuit je huidige pakket kan je dan publiceren.

Voor meer informatie over de ondersteuning hiervan (inclusief hoe stukken en documenten tot bij leden komen) kan je best contact opnemen met je leverancier.

Wij werken met Meeting.net van Remmicom. Hoe verhoudt Gelinkt Notuleren zich tot dit pakket?

De sjablonen zijn enkel in Gelinkt Notuleren beschikbaar. Als je een ander notuleringspakket gebruikt kan je wel in Gelinkt Notuleren het besluit opmaken, dat besluit exporteren en importeren in je huidige pakket. Vanuit je huidige pakket kan je dan publiceren. Voor meer informatie over de ondersteuning hiervan kan je best contact opnemen met je leverancier.

Gaan de voordrachtsakten ook via een digitaal platform verlopen en kunnen we die dan ook ergens automatisch als bijlage toevoegen in Gelinkt Notuleren?

De voordrachtsakten zullen beschikbaar gesteld worden als PDF. Je kan in Gelinkt Notuleren bijlagen toevoegen per agendapunt.

Is het mogelijk om deze tool in een demonstratieomgeving op voorhand eens uit te testen / te proberen?

Lokaal Mandatenbeheer zal vroeger dan december beschikbaar zijn, we mikken op september. We nemen de periode september-november om de applicatie te optimaliseren.

De slimme sjablonen zullen tussen juni en augustus beschikbaar gemaakt worden in Gelinkt Notuleren.

We voorzien vanaf september opleidingen en handleidingen voorhanden zijn.

Kan men ook voorbereiden in het lokaal mandatenbeheer, en notuleren in eigen pakket?

Dat is mogelijk. De andere notuleringspakketten zullen echter nog niet de koppeling hebben met Lokaal Mandatenbeheer. Het zal dus makkelijker zijn om via Gelinkt Notuleren de notulen op te maken en daarna naar de eigen notulensoftware te gaan voor publicatie. We zijn in gesprek met een aantal leveranciers om dit mogelijk te maken.

Waar vinden we de modelbesluiten en wanneer komt de omzendbrief?

De modelbesluiten worden opgeladen in de webtoepassing Gelinkt Notuleren(opent in nieuw venster).

In 2018 werd de omzendbrief in oktober gepubliceerd, in 2024 is dat veel vroeger: we voorzien publicatie in de zomer.

Er mogen geen agendapunten toegevoegd worden aan installatievergadering.

Kan dan bv de afvaardiging van raadsleden in organen van welzijnsvereniging pas in een volgende vergadering gebeuren?

De installatievergadering zelf heeft een vaste structuur waar je geen agendapunten kan aan toevoegen.

Onze leverancier zal geen sjabloon van installatievergadering ter beschikking kunnen stellen via het notuleringspakket. Simpelweg omdat ze niet beschikken over het sjabloon. De leverancier heeft dit enkele maanden geleden nochtans opgevraagd, maar tot op heden niet gekregen.

De sjablonen zijn enkel in Gelinkt Notuleren beschikbaar. Als je een ander notuleringspakket gebruikt kan je wel in Gelinkt Notuleren het besluit opmaken, dat besluit exporteren en importeren in je huidige pakket. Vanuit je huidige pakket kan je dan publiceren. Voor meer informatie over de ondersteuning hiervan kan je best contact opnemen met je leverancier.