Gedaan met laden. U bevindt zich op: Digitale rapportering Financieel beleid en beheer (BBC)

Digitale rapportering

Lokale besturen die de beleids-en beheerscyclus (BBC) toepassen, moeten daar ook digitaal over rapporteren. Dankzij de digitale rapporteringen kan de Vlaamse overheid de financiële situatie van de Vlaamse lokale besturen opvolgen, erover rapporteren en de informatie via verschillende publicaties en tools beschikbaar maken voor geïnteresseerden.

Soorten digitale rapporteringen

De gemeenten, provinciebesturen, autonome bedrijven en welzijnsverenigingen moeten in het kader van de Beleids- en BeheersCyclus (BBC) 3 soorten digitale rapporteringen aan het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) bezorgen:

  1. de digitale rapportering over de beleidsrapporten (meerjarenplan, aanpassing meerjarenplan en jaarrekening)
  2. de digitale rapportering over de stand van het meerjarenplan na de overdrachten van de gedeelten van de kredieten voor investeringen en financiering die opgenomen waren voor het vorige boekjaar, maar die niet zijn aangewend
  3. de digitale kwartaalrapporteringen.

De rapporteringen van de gemeente omvat zowel de transacties van de gemeente als die van haar OCMW.

Welke digitale rapporteringen deze besturen minimaal voor BBC moeten aanleveren en welke parameters ze in het xml-bestand hiervoor moeten gebruiken vind je aan de hand van onderstaand chronologisch overzicht:

Chronologisch overzicht van de digitale rapporteringen
Kalender
-jaar
LijnRapport-
code
Status-
code
Boek-
jaar
KwartaalOor-
merk
Krediet-
jaar
Volg-
nr.
Eind-
jaar
DLB

2022

1

Meerjaren-
plan

Her-
ziening

2020

-

Begin-
krediet

2023

X

2025

250;
257

2023

2

Kwartaal-
rapport

Origineel

2022

4

-

-

-

-

264

2023

3

Meerjaren-
plan

Her-
ziening

2020

-

Over-
dracht

2023

-

2025

258

2023

4

Kwartaal-
rapport

Origineel

2023

1

-

-

-

-

264

2023

5

Jaar-
rekening

Voor-
lopig

2022

-

-

-

-

-

250

2023

6

Jaar-
rekening

Origineel

2022

-

-

-

-

-

250;
260

2023

7

Meerjaren-
plan

Her-
ziening

2020

-

-

-

X+1

2025

250;
257

2023

8

Kwartaal-
rapport

Origineel

2023

2

-

-

-

-

264

2023

9

Kwartaal-
rapport

Origineel

2023

3

-

-

-

-

264

2023

10

Meerjaren-
plan

Her-
ziening

2020

Begin-
krediet

2024

X+2

2026

250;
2057

Toelichting bij het chronologisch overzicht van de digitale rapporteringen

De parameter “Oormerk” gaat samen met de parameter “Kredietjaar” . Het ingeven van de parameter zonder de parameter en vice versa is niet mogelijk.

De parameter “Volgnummer”: het aantal keren dat het originele meerjarenplan aangepast is.
De overdrachten van kredieten worden beschouwd als technische aanpassingen en worden voor de nummering buiten beschouwing gelaten.

De parameter “Eindjaar” : Vanaf het voorlaatste jaar van het meerjarenplan moet de financiële nota ten minste drie toekomstige boekjaren bevatten. Deze parameter bepaalt tot welk jaar de cijfers minimaal moeten worden opgenomen. Eventuele bedragen die buiten deze horizon vallen zijn mogelijk maar worden niet verwerkt in onze databank.

De parameter “Voorlopig” bij “Jaarrekening”: Deze aanlevering is alleen vereist als het bestuur nog geen jaarrekening vastgesteld heeft op 30 juni van het jaar dat volgt op het boekjaar in kwestie. Een bestuur kan elk beleidsrapport ook als “Voorlopig” inzenden om via de tools op onze website of via het feedbackrapport na te gaan of alles correct is opgenomen in de digitale rapportering. In het chronologisch overzicht hierboven gebeurt dit op lijn 5.

Het meerjarenplan moet minstens een keer per jaar worden aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Indien nodig kunnen tegelijkertijd de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Maar het bestuur kan het meerjarenplan ook aanpassen om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar te wijzigingen en/of in geval van bijsturingen van de acties, actieplannen en/of beleidsdoelstellingen. In het chronologisch overzicht hierboven gebeurt dit op lijn 7.

Termijnen

Lokale besturen moeten onmiddellijk na de definitieve vaststelling van de beleidsrapporten hun digitale rapportering indienen. Bovenop die algemene regel gelden enkele specifieke richtlijnen.

Technische voorwaarden

De digitale rapportering moet voldoen aan bepaalde technische voorwaarden, vervat in de zogenaamde “taxonomieën”. Op dit moment zijn er 2 taxonomieën geldig:

De eigen BBC-software moet de besturen in staat stellen om te voldoen aan de verplichtingen tot digitale rapportering.

Aanleveringswijzen

Lokale besturen kunnen op 2 manieren digitaal rapporteren aan ABB: :

Feedbackrapport

Na verwerking van een digitale rapportering ontvang je desgewenst een automatisch feedbackrapport. Het gaat om een e-mail met Excel-bijlage. Het Excel-bestand bevat een handige samenvatting van wat in de digitale rapportering werd doorgegeven, zowel op gebied van financiële informatie als van beleidsmatige informatie (doelstellingen, actieplannen, acties, rapporteringscodes).

De automatische e-mail biedt een overzicht van de belangrijkste parameters van de ontvangen digitale rapportering: de naam van het lokaal bestuur, het type beleidsrapport, het rapportjaar, de status en de datum waarop de aanlevering in onze databank verwerkt werd. Daarnaast is er bij sommige meerjarenplannen ook een volgnummer of oormerk met kredietjaar ingevuld.

Op het 1e tabblad “Aanleveringsoverzicht” vind je een overzicht van alle mogelijke parameters (= metadata) van de ontvangen digitale rapportering. Je kan via kolom D snel naar 1 van de 8 volgende tabbladen gaan.

Excel tabblad ‘beleid’

Op het 3e tabblad “Beleid” vind je een overzicht van de volledige beleidscascade, met alle beleidsdoelstellingen > actieplannen > acties > externe rapporteringscodes en voor elke actie de jaarlijkse uitgaven, ontvangsten en saldo.

Ook beleid waar geen middelen aan verbonden zijn, is zichtbaar.

Wanneer er meer dan 4 externe rapporteringscodes aan dezelfde actie gekoppeld zijn, kan je de laatste rij van die actie verbreden om alle codes te zien.

Opgelet, als je op een doelstelling of actieplan of actie klikt, kom je meteen terecht op het detailoverzicht (zie ook tabbladen 5, 6 en 7)!

Op het 4e tabblad “Functioneel overzicht” vind je een overzicht van alle door het bestuur gekozen beleidsdomeinen, met telkens de financiële hoofdrubrieken per boekjaar.

Op het 5e tabblad “Beleidsdoelstellingen overzicht” vind je een overzicht van alle beleidsdoelstellingen in de digitale rapportering, inclusief de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Ook de externerapporteringscodes, die aan de onderliggende acties werden gekoppeld, worden hier getoond. Als je in het tabblad “Beleid” op een beleidsdoelstelling van de cascade klikt, kom je meteen in dit tabblad op die welbepaalde doelstelling terecht.

Op het 6e tabblad “Actieplannen overzicht” vind je een overzicht van alle actieplannen in de digitale rapportering, inclusief de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Ook de externerapporteringscodes, die aan de onderliggende acties werden gekoppeld, worden hier getoond. Als je in het tabblad “Beleid” op een actieplan van de cascade klikt, kom je meteen in dit tabblad op dat welbepaalde actieplan terecht.

Op het 7e tabblad “Actie overzicht” vind je een overzicht van alle acties in de digitale rapportering, inclusief de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Ook de externerapporteringscodes, die aan de acties werden gekoppeld, worden hier getoond. Als je in het tabblad “Beleid” op een actie van de cascade klikt, kom je meteen in dit tabblad op die welbepaalde actie terecht.

Op het 8e tabblad “externe rapporteringscodes” vind je een overzicht van alle gebruikte externe rapporteringscodes, met daarnaast de acties waaraan elke code gekoppeld werd, het actieplan waarbinnen elke actie valt, en de doelstelling daarboven. Deze “omgekeerde beleidscascade” toont eveneens voor elk niveau de lange omschrijvingen en commentaarvelden (die elk tot 4000 tekens kunnen bevatten). Dit overzicht laat bijvoorbeeld toe om te filteren op welbepaalde externe rapporteringscodes en zo meteen het totaalplaatje voor die codes te zien

Op het 9e tabblad “Indicatoren” vind je een overzicht van alle gebruikte indicatoren, met daarnaast telkens de actie of actieplan of doelstelling die door middel van de indicator wordt opgevolgd (in geel).

De meetwaarden voor een indicator zijn weergegeven bij de betreffende indicator (in grijs). Een evaluatie van de meting verschijnt ook in grijs.

Wil je een feedbackrapport ontvangen voor jouw lokaal bestuur? Wil je uitschrijven op deze dienstverlening, e-mailadressen wijzigen of toevoegen? Neem contact op met bbcdr@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie) met vermelding van het bestuur en de ( generieke) e-mailadressen waarnaar het automatische feedbackrapport mag verzonden worden.