Uitbetaling subsidie werken en studies
De uitbetaling van de subsidie gebeurt in 3 schijven, tenzij anders vermeld in de subsidiebelofte: een 1ste voorschot van 25% bij de aanvang van het werk, een 2e voorschot van 50% wanneer de werken over de helft zijn en het saldo van de studie of werk bij de voorlopige oplevering. De aanvrager moet de uitbetaling van elke schijf aanvragen.
Aanvraag uitbetaling eerste voorschot
- een afschrift van de toewijzing van de studie of het werk (contractuele sluiting van de opdracht)
- het bevel tot aanvang
- het bewijs van borgstelling, als borgstelling van toepassing is
- de data van de regelmatige overlegvergaderingen bij een studie of de werfvergaderingen bij een werk.
Aanvraag uitbetaling tweede voorschot
Het dossier voor de aanvraag tot uitbetaling van het 2e voorschot bevat minstens:
- een afschrift van de aanvaarde vorderingsstaten en facturen waaruit blijkt dat het gesubsidieerde gedeelte van de werken is uitgevoerd voor een bedrag (exclusief prijsherzieningen) dat 50 % overschrijdt van het subsidieerbaar gedeelte van de goedgekeurde inschrijving van de aannemer;
- een overzicht van de uitvoeringstermijn tot op dat ogenblik.
Aanvraag uitbetaling saldo
Het dossier voor de aanvraag tot uitbetaling van het saldo bevat minstens:
- een afschrift van het proces-verbaal van voorlopige oplevering
- alle vorderingsstaten en facturen
- de eindafrekening
- een overzicht van de uitvoeringstermijn
- de berekening van eventuele boetes en refacties
- de goedkeuring van de eindafrekening door het initiatief nemende bestuur en de aanvraag tot uitbetaling van het saldo van de subsidie.
Afwijkende regeling voor aankopen
De subsidie voor een aankoop wordt in 1 keer uitbetaald, nadat de aankoop is voltrokken. Het dossier bevat dan minstens de aankoopakte met het bewijs van registratie.
Eindafrekening
Het Agentschap Binnenlands bestuur maakt bij de aanvraag tot uitbetaling van het saldo (of voor aankopen bij de aanvraag tot uitbetaling) de definitieve berekening van het subsidiebedrag. Dat gebeurt op basis van de eindafrekening. Werken in min en werken in meer en de prijsverhogingen ten gevolge van de stijging van de kosten van lonen en materialen worden mee in rekening gebracht.
Het definitieve subsidiebedrag kan nooit meer bedragen dan het bedrag dat is vastgesteld in de vaste belofte van subsidie. Als de berekening in een hoger bedrag resulteert, wordt het subsidiebedrag dus beperkt tot het bedrag van de vaste belofte van subsidie.