Protocollaire begeleiding Zaventem en Brussel-Zuid
De ministers van de Vlaamse Regering kunnen bij vertrek of terugkeer van een zending samen met de delegatie gebruikmaken van een protocollaire begeleiding op de luchthaven van Zaventem en in het station Brussel-Zuid. Op deze pagina vind je de info over die begeleiding.
Protocollaire begeleiding luchthaven Zaventem
Aanvragen
Vul het onderstaande formulier volledig in, minstens 72 uur voor de start van de protocollaire begeleiding.
Neem de volgende documenten bij de hand wanneer je het formulier invult:
- tickets of volledig vluchtschema met tussenstops
- samenstelling delegatie en hoeveelheid bagage
- paspoorten van de delegatieleden.
Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken verwerkt de door u verstrekte persoonsgegevens om door te geven aan specifieke partners om het reizen van betrokken functiehouders te vergemakkelijken. Deze partners zijn bijvoorbeeld Brussels Airport, de NMBS, hotels, … De betrokken partners geven daarbij aan welke persoonsgegevens zij noodzakelijk achten.
Het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken geeft deze gegevens enkel door. Het departement doet zijn best om deze op een passende wijze door te geven. Wanneer er sprake zou zijn van een doorgifte van gevoelige gegevens, scherpt het departement de beveiliging aan en gebruikt waar mogelijk ‘Tresorit send’. U treedt daarbij op als verwerkingsverantwoordelijke en bent onder meer verantwoordelijk voor het hebben van een rechtmatige grondslag om de betrokken persoonsgegevens aan het departement te verstrekken. Wanneer u persoonsgegevens in dit kader bezorgt, gaat het departement ervan uit dat u beschikt over een rechtmatige grondslag.
Praktisch
De protocollaire begeleiding op de luchthaven van Zaventem heeft volgende voordelen:
- aparte ingang en apart scannen van de handbagage
- ruimbagage wordt voor de gasten naar de check-in gebracht
- kortere inchecktijden
- vipsalon voor maximaal 6 personen met catering.
De vipsalons zijn elke dag beschikbaar van 7 tot 22 uur, met uitzondering van Kerstmis en Nieuwjaar. Voor zendingen van de minister-president kan in sommige situaties van die tijdstippen worden afgeweken.
Bij vertrek:
Het uur waarop de delegatie zich moet aanmelden op de luchthaven van Zaventem is afhankelijk van de bestemming (in de Schengenzone of niet) en het type bagage.
- De delegatie wordt ontvangen aan de ingang van het protocolgebouw en krijgt na de veiligheidscontrole toegang tot het vipsalon.
- De bagage wordt ondertussen ingecheckt door iemand van het personeel van de luchthaven, samen met de chauffeur van de minister of zijn delegatie.
- Als er geen bagage is om in te checken, wordt de delegatie onmiddellijk met een busje naar het vliegtuig vervoerd.
Bij terugkeer:
- De delegatie wordt begeleid naar de parkeerplaats, waar de chauffeur hen kan opwachten. De bagage wordt ook naar de chauffeur gebracht door het personeel van de luchthaven.
Protocollaire begeleiding station Brussel-Zuid
De delegatie voor protocollaire begeleiding in het station Brussel-Zuid mag uit maximaal 8 personen bestaan. Protocollaire begeleiding is mogelijk tussen 7 uur en 21 uur. Tijdens het weekend en op feestdagen is de protocollaire begeleiding onder voorbehoud.
Aanvragen
Vraag de protocollaire begeleiding minstens 72 uur op voorhand aan via een e-mail naar protocol@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie). Vermeld in die e-mail de volgende gegevens:
namen en functies van de delegatieleden
details traject (eindbestemming)
datum en uur van vertrek
gereserveerde plaats van heenrit (rijtuignummer en zitplaats)
datum en uur van terugkomst
gereserveerde plaats van terugrit (rijtuignummer en zitplaats)
bagage (aantal stuks)
nummerplaat en type wagen waarmee de delegatie aankomt.
Praktisch
Voor reizen met de Thalys moet de delegatie zich uiterlijk 20 minuten voor vertrek aanmelden in Brussel-Zuid. Voor de Eurostar is dat uiterlijk 30 minuten voor vertrek.
De delegatie wordt opgewacht op de CD-parking van het Zuidstation. De verantwoordelijke van de protocoldienst van het station Brussel-Zuid begeleidt de delegatie verder naar een salon in het stationsgebouw. De bagage wordt ondertussen door iemand van het NMBS-personeel naar de trein gebracht.