We krijgen met z’n allen dagelijks een massa mails te verwerken. Om al die mails de baas te blijven, moeten ontvangers van mails snel een inschatting kunnen maken bij elke mail: waarover gaat dit, wat moet ik doen, en moet ik dit met voorrang behandelen of niet? Goed gestructureerde mails nemen de lezers bij de hand en helpen hen daarbij.
Kies een duidelijke en concrete onderwerpsregel
Maak met de onderwerpsregel duidelijk waarover de mail precies gaat. Vind je onderwerpen als vraagje, vergadering of reservatie duidelijk genoeg? Misschien zijn ze dat wel voor jou, maar voor de lezer zijn ze te vaag. Vergeet niet om de onderwerpsregel aan te passen als je een mail doorstuurt of beantwoordt en daarbij het doel van het mailverkeer verandert.
Zet de kern van de boodschap in de eerste alinea
Val na de begroeting met de deur in huis. Begin je mail niet met een inleidende alinea waarin je bijvoorbeeld uitweidt over de voorgeschiedenis van een probleem, over de reden waarom iets moet gebeuren of over wie ervoor verantwoordelijk is dat jij de lezer (extra) werk bezorgt. Na de kernboodschap kun je wel wat duiding of achtergrondinformatie geven.
Maak de mail visueel scanbaar
Help de lezer op weg door slim gebruik te maken van lay-out:
- Hou je zinnen en alinea’s kort.
- Gebruik een witregel tussen de alinea’s.
- Zet belangrijke zaken eventueel vet, maar zorg ervoor dat de markering functioneel is. Beperk je tot de kern van de boodschap en overdrijf niet. Onderstreep niet: onderstreepte woorden doen aan een link denken. Misschien gaat de lezer er wel op klikken en blijft hij gefrustreerd achter omdat de ‘link’ niet werkt. Zet belangrijke zaken ook niet volledig in hoofdletters. Tekst in hoofdletters is minder goed leesbaar en kan schreeuwerig en onbeleefd overkomen. Ook het gebruik van veel kleuren oogt niet professioneel.
Maak grote hoeveelheden informatie behapbaar
Soms moet je veel informatie overbrengen. Dan is het moeilijk om een mail kort en bondig te houden. Maar je kunt de informatie wel zo presenteren dat de lezer er zonder al te veel moeite zijn weg in vindt.
- Is je mail vrij lang? Gebruik dan tussenkopjes om de informatie overzichtelijk te houden.
- Bevat je mail veel informatie die je kunt opsommen of op een rijtje kunt zetten? Zet de informatie dan in een opsomming met opsommingstekens.
- Moet je heel veel informatie doorgeven? Verwijs dan naar een bijlage, een webpagina of een gedeeld onlineplatform.
- Bevat je mail veel verschillende bijlagen? Geef dan kort toelichting bij de inhoud en de functie van elke bijlage.