Een duidelijke structuur zet de lezer al een heel eind op weg, maar ook de manier waarop je je boodschap formuleert, bepaalt hoe helder je overkomt. Niemand zit te wachten op ellenlange epistels vol hoogdravende bewoordingen en jargon.
Formuleer kort en bondig
Schrijven is schrappen, zeker als je een mail schrijft. Nog beter is het natuurlijk als je je boodschap meteen kernachtig formuleert, zodat er achteraf nog weinig geschrapt hoeft te worden.
Formuleer concreet en direct
Aan vage, wollige formuleringen heeft de lezer niet veel. En jij ook niet. Wees duidelijk en to the point. Mail je om je lezer te informeren of verwacht je actie? Als je actie verwacht, maak dan duidelijk wat je precies verwacht. Wie doet wat, tegen wanneer, op welke manier?
Schrijf niet in raadsels
- Vermijd telegramstijl: kort en bondig formuleren betekent niet dat je geen volledige zinnen hoeft te schrijven.
- Respecteer de spellingregels en de afspraken voor het gebruik van leestekens.
- Gebruik geen redactionele afkortingen zoals mevr., grtz, mvg, asap of z.s.m. Gebruik andere afkortingen en vaktermen alleen als je zeker weet dat je lezer ermee vertrouwd is.
Gebruik gewonemensentaal
Vermijd formele woorden in mails. Ze vergroten de afstand tot de lezer en maken de boodschap minder helder. Gebruik een schrijfstijl die dicht bij gesproken taal aanleunt, zonder dure woorden.