Originele versie
Hieronder vind je de originele versie van een mail met instructies over een nieuw ICT-systeem.
Onderwerp: Migratie naar Skype voor Bedrijven met telefonie succesvol afgerond
Geachte Jan Janssens,
De migratie naar Skype voor Bedrijven met telefonie werd succesvol afgerond. Vanaf nu ontvangt u al uw telefoongesprekken via uw computer en telefoneert u via Skype voor Bedrijven.
Uw persoonlijke gegevens
- Uw aanmeldingsadres is xxx.
- Uw telefoonnummer is xxx.
Welke acties dient u uit te voeren?
- Uw aanmeldingsadres is gewijzigd. Om Skype voor Bedrijven te kunnen gebruiken, dient u zich aan te melden met dit nieuw adres (xxx), in combinatie met het wachtwoord voor de Alfa Active Directory (is het wachtwoord voor aanloggen op uw PC). De procedure kan u raadplegen op de werkpleksite.
- Stel uw voicemail in door te telefoneren naar uw voicemailnummer en de instructies te volgen. De informatie, nodig voor uw voicemailconfiguratie, ontvangt u in een aparte e-mail.
- Wenst u uw binnenkomende gesprekken door te schakelen naar uw collega, volg dan de instructies, beschreven op de werkpleksite. De doorschakelinstellingen van uw vroeger vast telefoontoestel werden niet overgenomen met de migratie.
Meer info:
Op de website xxx vindt u reeds heel wat informatie over Skype voor Bedrijven met telefoon. Neem zeker eens een kijkje:
- Vragen en antwoorden
- Infovideo
Problemen
Indien u na de migratie problemen ondervindt met uw Skype voor Bedrijven, dan kan u contact opnemen met de servicedesk (e-mailadres - telefoonnummer).
Met vriendelijke groeten,
De IT-dienst
- De onderwerpsregel is geformuleerd vanuit het oogpunt van de schrijver, niet vanuit het oogpunt van de lezer.
- De structuur van de tekst is visueel zichtbaar gemaakt met tussenkopjes en opsommingen, maar de kopjes zijn niet specifiek genoeg. Daardoor staat de informatie niet altijd onder het juiste kopje.
- De e-mail bevat een aantal formele woorden, namelijk dient u, reeds en indien.
- De technische term migratie is niet relevant voor de lezer of voor de boodschap. Die term kan dus beter weggelaten worden.
Heerlijk heldere versie
Hieronder vind je de heerlijk heldere versie van een mail met instructies over een nieuw ICT-systeem.
Onderwerp: vanaf nu kun je bellen met Skype voor Bedrijven
Beste Jan,
Vanaf nu komen al je telefoongesprekken binnen via je computer en telefoneer je via Skype voor Bedrijven.
Persoonlijke gegevens
- Je aanmeldingsadres voor Skype is hetzelfde als je mailadres: xxx.
- Je telefoonnummer is xxx.
Hoe meld je je aan bij Skype voor Bedrijven?
- Meld je aan met je mailadres.
- Gebruik het wachtwoord waarmee je inlogt op je pc (het wachtwoord voor de Alfa Active Directory).
Meer informatie over de aanmeldingsprocedure vind je op de werkpleksite.
Welke acties moet je nog uitvoeren?
- Stel je voicemail in door te telefoneren naar je voicemailnummer en de instructies te volgen. De informatie voor je voicemailinstelling ontvang je in een aparte e-mail.
- Om binnenkomende gesprekken door te schakelen naar een collega, volg je de instructies op de werkpleksite. De doorschakelinstellingen van je vroegere vaste telefoontoestel zijn niet overgezet bij de omschakeling naar Skype voor Bedrijven.
Meer informatie
Op de website xxx vind je heel wat informatie over telefoneren met Skype voor Bedrijven. Neem zeker eens een kijkje in de volgende rubrieken:
- Vragen en antwoorden
- Infovideo
Problemen
Als je problemen ondervindt met Skype voor Bedrijven, kun je contact opnemen met de servicedesk (e-mailadres - telefoonnummer).
Met vriendelijke groeten,
De IT-dienst
- De e-mail bevat een duidelijke onderwerpsregel die geformuleerd is vanuit het oogpunt van de lezer.
- De structuur van de tekst is visueel zichtbaar gemaakt met tussenkopjes en opsommingen. De kopjes zijn specifiek en concreet geformuleerd. Daardoor vindt de lezer snel de informatie die hij nodig heeft.
- De e-mail is in gewonemensentaal geschreven.
- De technische term migratie is weggelaten. Die term is niet relevant voor de lezer of voor de boodschap.
- In deze versie is gekozen voor de je-vorm omdat het een interne e-mail is. De aanspreking met u of je heeft geen invloed op de helderheid van de e-mail.
Snel naar
Dit is een website van
Blijf op de hoogte
Elke twee weken vind je op vrijdag de nieuwsbrief van Vlaanderen Intern in je mailbox.