Hoe hebben jullie de schrijfgenen van jullie organisatie laten bepalen?

Birgit: ‘We hebben twee opleidingen georganiseerd: één groepssessie en één opvolgsessie voor achttien kleine groepjes. Vóór de groepssessie kon iedereen aan de externe opleider teksten bezorgen. Op basis van die teksten heeft hij het schrijf-DNA bepaald en de negen belangrijkste genen opgelijst. Tijdens de opleiding heeft hij die genen toegelicht op basis van teksten die de medewerkers hadden ingediend.’

‘Daarna konden de medewerkers zich inschrijven voor opvolgsessies in kleine groepjes. Op basis van de schrijfgenen moesten ze een tekst schrijven of herschrijven en die bezorgen vóór de opvolgsessie. De betrokkenheid en inzet waren groot. De opleider ontving in totaal 170 teksten. Tijdens de opvolgsessie heeft hij het ingeleverde materiaal globaal besproken. Daarna werkten de deelnemers verder aan hun eigen teksten.’

‘196 personen of ongeveer 74% van de medewerkers van de organisatie namen deel aan de twee opleidingen. Voor de juristen was er een aparte workshop. Voor hen is het vaak extra moeilijk om los te komen van de regelgeving. Ze hebben daarvoor specifieke tips gekregen.’

Wat zijn jullie schrijfgenen en waar komen ze vandaan?

Birgit: ‘De schrijfgenen brengen onze pijnpunten aan het licht, maar ze zijn positief geformuleerd. Zo moeten we onder meer extra aandacht besteden aan bondig formuleren, dagelijkse woorden gebruiken, uitleggen wat we schrijven en de lezer rechtstreeks aanspreken. De genen zijn telkens gestoffeerd met een voorbeeld uit ons eigen materiaal.’

‘We hebben de genen overgeërfd van vorige generaties van personeelsleden. Nieuwe personeelsleden denken dat ze het goed doen als ze zich baseren op bestaand materiaal. Dat gen willen we eruit krijgen. Het is niet omdat de tekst al bestaat dat het een goede tekst is. Medewerkers nemen ook veel over uit de regelgeving. Ze durven informatie niet anders te formuleren. Dat is ook geen gemakkelijke opdracht. De regelgeving is heel complex. We moeten ze eerst eenduidig interpreteren voor we ze helder kunnen herschrijven. We hebben te veel de neiging om regelgeving te hergebruiken in de communicatie of ernaar te verwijzen.’

‘Het is belangrijk om het schrijf-DNA van je organisatie te laten bepalen en heerlijk helder te gaan schrijven, want zo krijg je een meer open cultuur. De lijnen naar elkaar worden korter. In een open cultuur ga je vanzelf helderder communiceren.’

Hoe hebben de medewerkers de opleidingen ervaren?

Birgit: ‘De opleidingen zijn goed onthaald bij de werknemers. Door de confrontatie met hun eigen teksten zagen ze zelf dat het beter kan. Dankzij de concrete tips hadden ze zin om eraan te werken. Ze kregen ook het vertrouwen dat het anders mag. De groepsdynamiek was daarbij heel belangrijk: niemand staat alleen, we gaan er allemaal samen aan werken.’

‘Ook het resultaat werd benadrukt. Over heerlijke heldere teksten krijg je minder vragen achteraf. Je inspanning loont dus.’

Hoe gaan jullie dat positieve effect van de opleiding levend houden?

Birgit: ‘In de planning voor 2018 van alle medewerkers is als agentschapsdoelstelling opgenomen dat ze zo veel mogelijk volgens de principes van Heerlijk Helder moeten communiceren.’

‘We gaan elk team vragen om een tekst van de maand aan te leveren. Dat kan een brief, een mail of een fragment uit een langere tekst zijn. Een teamlid schrijft of herschrijft een tekst volgens de Heerlijk Helderprincipes en vraagt feedback aan de collega’s van zijn team. Tijdens het maandelijkse teamoverleg wordt de tekst tien minuten besproken. Zo werken alle teamleden samen aan een heldere tekst. Die tekst wordt dan de tekst van de maand. Onze opleider heeft dat voorstel gelanceerd. Onze administrateur-generaal Sonja Vanblaere steunt het voorstel. Ze wil een duidelijk signaal geven dat het management achter heerlijk heldere communicatie staat. Heerlijk Helder wordt bij ons echt gedragen. Het komt van bovenuit en van onderuit. Iedereen draagt er zijn steentje aan bij.’

‘Volgend jaar bieden we nog drie opleidingen aan: een opleiding over wetenschapscommunicatie, samen met de collega’s van ILVO, INBO en Plantentuin Meise, Structureren van langere teksten en Geven van tekstfeedback. De laatste opleiding is zeker niet alleen voor communicatiemedewerkers bestemd. We streven ernaar dat er uit elk team een collega deelneemt. Iedereen moet heerlijk helder communiceren, het is niet alleen een job van de communicatiemedewerkers. Zij vervullen een adviserende, ondersteunende en vormende rol. Zo willen we het nut van heldere communicatie blijven verankeren in onze organisatie.’

‘De schrijfgenen spitsen zich toe op het taalgebruik. Maar niet alleen het taalgebruik is belangrijk. Ook de presentatie en de structuur van de tekst spelen een grote rol. Daarnaast kun je door bepaalde gedragstechnieken toe te passen en door het geschikte medium te kiezen een beter resultaat krijgen. Je kunt eraan blijven werken. Helder schrijven is geen korte reis, het is een heerlijk lange ontdekkingsreis voor iedereen.’

Beleidsmedewerker Jonas Van Looveren, jurist Steven Tricot en erfgoedconsulent Rudy De Graef hebben de opleiding Helder schrijven gevolgd. Ze zijn het erover eens dat Heerlijk Helder is gaan leven in de organisatie.

10 december 2018