Hoe zorgen jullie ervoor dat jullie teksten zo begrijpelijk mogelijk zijn voor de doelgroep?

‘We leggen onze teksten altijd eerst voor aan een ervaringsdeskundige of iemand die dicht bij de patiënten en bewoners staat. Hij of zij kan het best inschatten of de informatie begrijpelijk is voor de patiënten en bewoners. We werken meestal samen met één ervaringsdeskundige. Hij leest de nieuwsbrief voor patiënten, bewoners en hun netwerk altijd na voor we die versturen. Zo gaan we na of de tekst begrijpelijk is voor de doelgroep. De ervaringsdeskundige meldt ons ook inhoudelijke problemen of wijst ons erop dat bepaalde informatie ontbreekt. Zo signaleerde hij een tijdje geleden dat patiënten weleens geen mondmasker dragen in de lijnbus. We hebben die richtlijn dan nog eens extra herhaald in onze nieuwsbrief.’

‘Omdat er patiënten en bewoners zijn die weinig of niet lezen, moeten we soms naar foto’s of tekeningen grijpen in plaats van naar tekst. En in veel gevallen wordt de tekst nog mondeling toegelicht door het verzorgend personeel. We bekijken onze communicatie altijd vanuit het perspectief van degene die de informatie moet begrijpen.’

‘De folders en flyers voor onze bewoners en patiënten worden gemaakt door de zorgeenheden. De communicatiedienst bekijkt het eindresultaat en geeft er advies over. Ik vraag hun ook geregeld of ze eraan gedacht hebben de ervaringsdeskundige te laten meelezen. Sommigen doen dat spontaan, anderen nog niet, maar het raakt geleidelijk aan ingeburgerd.’

Hoe pakken jullie de interne communicatie aan?

‘Een aantal collega’s, zoals zorgkundigen, verpleegkundigen en therapeuten, hebben geen eigen computer, maar delen een computer per afdeling. Ze kunnen hun mails of het intranet dus niet voortdurend lezen. In het begin van de coronacrisis hebben we ervoor gekozen om te communiceren op één plek: via het intranet en niet via mail.’

‘Uit een bevraging bij de collega’s is gebleken dat ze het moeilijk vinden om op het intranet een onderscheid te maken tussen noodzakelijke informatie (need to know) en achtergrondinformatie (nice to know). Dat was vooral in de beginperiode van de COVID-19-crisis zo. Met die feedback gaat de dienst Communicatie uiteraard aan de slag.’

18 maart 2021