Formulering
Op deze pagina vind je tips voor een correct, duidelijk en aantrekkelijk taalgebruik. Een correcte en duidelijke taal helpt je lezers om je boodschap snel te begrijpen. Maar ook de toon van je tekst is belangrijk. Door de juiste toon te kiezen, vergroot je de kans dat je boodschap effect heeft.
Gebruik gewonemensentaal
Gebruik zo veel mogelijk de taal die je ook in alledaagse spreeksituaties gebruikt. Mijd formele en zwaarwichtige woorden.
Gebruik vaktermen alleen als die echt nodig zijn
Vaktermen worden door niet-ingewijden vaak niet begrepen. Als een vakterm niet echt noodzakelijk is in een tekst, kun je hem beter vervangen door een meer ingeburgerd synoniem of door een omschrijving.
In sommige gevallen kan het toch nodig zijn om een vakterm te gebruiken, bijvoorbeeld omwille van de rechtsgeldigheid of omdat je met de vakterm iets op een kernachtige manier kunt uitdrukken. Licht de term dan toe. Dat kan bijvoorbeeld door de term te definiëren in de tekst of door voorbeelden te geven die de term illustreren. Je kunt veelgebruikte vaktermen ook verklaren in een woordenlijst in de tekst zelf of op een website.
Gebruik leenwoorden alleen als die echt nodig zijn
Het Nederlands heeft talloze woorden overgenomen uit andere talen zoals het Latijn, het Frans en het Engels. Leenwoorden kunnen handig zijn, bijvoorbeeld om extra nuances uit te drukken. Maar er is een nadeel: leenwoorden kunnen bij de doelgroep minder bekend zijn dan de woorden die we in onze eigen taal hebben. Ze kunnen daardoor leiden tot onduidelijke communicatie. Veel mensen ervaren een veelvuldig gebruik van leenwoorden ook als een uiting van slordigheid, luiheid of gewichtigdoenerij.
Wees daarom zuinig met leenwoorden waarvoor een algemeen ingeburgerd Nederlands woord met dezelfde betekenis en gevoelswaarde bestaat.
In sommige gevallen zijn leenwoorden wel bruikbaar.
- Er bestaat geen goed Nederlands alternatief. Woorden als timing of privacy bijvoorbeeld zijn heel moeilijk te vertalen.
- Er is een verschil in betekenis, gebruik of gevoelswaarde tussen het leenwoord en het Nederlandse woord. Het Engelse woord tool is bijvoorbeeld gebruikelijk als het gaat om technologie, terwijl de Nederlandse woorden werktuig en gereedschap gebruikelijk zijn als het gaat om bijvoorbeeld landbouw of automechanica. In sommige contexten kun je ook instrument gebruiken.
- Je communiceert met anderstaligen. Leenwoorden die in veel vreemde talen voorkomen, zijn voor anderstaligen vaak duidelijker dan het Nederlandse woord. Kies bijvoorbeeld voor infectie in plaats van besmetting, informatie in plaats van inlichtingen of telefoneren in plaats van bellen.
- Je communiceert met vakgenoten. Leenwoorden die algemeen gebruikelijk zijn binnen je vakgebied zijn dan heel handig, omdat iedereen meteen weet waarover het gaat. ICT’ers kunnen het onderling bijvoorbeeld zonder problemen hebben over een bug, een scrum en de backend.
Gebruik afkortingen alleen als die echt nodig zijn
Afkortingen zijn handig omdat ze minder plaats innemen dan volledige woorden en uitdrukkingen. Maar ze kunnen ook gemakkelijk de communicatie verstoren omdat ze niet begrepen worden of dubbelzinnig zijn. Pas daarom de volgende tips toe:
- Gebruik zo weinig mogelijk redactionele afkortingen zoals d.w.z., t.g.v. en o.a. Dat soort afkortingen geeft je tekst snel een overhaaste en technische indruk.
- Introduceer afkortingen samen met de benaming voluit, tenzij het om algemeen bekende afkortingen gaat, bijvoorbeeld VDAB of OCMW.
Twijfel je over de schrijfwijze van een afkorting? Raadpleeg dan de afkortingenlijst van de Vlaamse overheid. Je vindt in die lijst ook alle benamingen voluit voor die afkortingen.
Het is aan te bevelen om niet te pas en te onpas nieuwe afkortingen te lanceren. Als een nieuwe benaming of afkorting toch wenselijk is, kun je die het best zorgvuldig kiezen. Lees meer over hoe je nieuwe benamingen en nieuwe afkortingen samenstelt en invoert.(opent in nieuw venster)
Gebruik consequent hetzelfde woord voor hetzelfde begrip
Als je in een zakelijke tekst verschillende woorden gebruikt om naar hetzelfde begrip te verwijzen, kan dat verwarrend zijn voor lezers. Ze kunnen dan denken dat je telkens iets anders bedoelt.
Formuleer zo concreet mogelijk
Schrijvers gebruiken soms vage formuleringen om zich in te dekken tegen kritiek of om negatieve zaken minder negatief voor te stellen. Het nadeel van zulke formuleringen is dat ze gemakkelijk vragen oproepen of verkeerde verwachtingen scheppen bij je doelgroep. Dat kun je voorkomen door de volgende tips toe te passen:
- Vermijd vage woorden (bijvoorbeeld binnenkort, vaak, men) en vage formuleringen. Voeg eventueel een voorbeeld toe om formuleringen concreter te maken.
- Maak duidelijk welke personen en instanties belangrijk zijn in je boodschap en wat ze precies doen. Een actieve formulering (bijvoorbeeld u moet dit formulier bezorgen aan de personeelsdienst) is meestal te verkiezen boven een passieve formulering (bijvoorbeeld dit formulier moet bezorgd worden aan de personeelsdienst).
- Vermijd formuleringen die een negatieve boodschap verbloemen.
Maak zinnen zo kort en duidelijk mogelijk
Als je te veel informatie in één zin wilt stoppen, wordt een zin al vlug te lang en te ingewikkeld. Lezers moeten dan veel meer moeite doen om hem te begrijpen. Je kunt zulke zinnen duidelijker maken door de volgende tips toe te passen:
- Schrap overbodige woorden.
- Splits lange zinnen op. Formuleer één gedachte per zin.
- Breng woorden die bijeen horen, zo dicht mogelijk bij elkaar.
Formuleer positief als dat mogelijk is
Positief geformuleerde zinnen klinken vriendelijker dan zinnen met veel negaties, en ze zijn gemakkelijker te begrijpen.
Spreek je lezer aan waar dat kan
Lezers voelen zich meer bij een boodschap betrokken als ze zich erin kunnen herkennen. Geef hen daarom een zichtbare plaats in je tekst.
- Spreek de lezer rechtstreeks aan met u of je waar dat mogelijk is, bijvoorbeeld in brieven, e-mails, folders, brochures en op webpagina’s.
- Geef geen algemene informatie, maar vertaal de informatie zo veel mogelijk naar de concrete situatie van de lezer.
- Gebruik bij instructies zo veel mogelijk de bevelende vorm. Dat is de meest directe manier om duidelijk te maken wat je van je doelgroep verwacht. De bevelende vorm kan in bepaalde gevallen onbeleefd overkomen, bijvoorbeeld als je iets vraagt dat niet vanzelfsprekend is. Je kunt dan een meer indirecte formulering gebruiken, bijvoorbeeld Kunt u me voor eind volgende week de eindversie van uw artikel bezorgen?
Gebruik een gepaste en respectvolle toon
Door de juiste toon te kiezen voor je tekst, vergroot je de kans dat je boodschap effect heeft. Lezers zullen meer geneigd zijn om je tekst te lezen en om te doen wat je van hen vraagt.
- Kies een toon die past bij de doelgroep en het tekstdoel. Wees consequent in je keuzes zodat de hele boodschap dezelfde toon heeft. Vermijd bijvoorbeeld een mix van u- en je-vormen.
- Plaats je niet boven je doelgroep door een gewichtige of bedreigende toon, bijvoorbeeld door ambtelijke, juridische of technische vaktaal of door citaten uit de regelgeving.
- Vermijd ook een te familiaire toon, bijvoorbeeld door een aanspreking met de voornaam of door de je-vorm in een situatie waarin de mensen uit de doelgroep een zekere afstand verwachten.
Gebruik inclusieve taal
Met inclusieve taal probeer je ervoor te zorgen dat iedereen zich kan herkennen in een tekst en zich gerespecteerd voelt, ongeacht afkomst, gender, leeftijd, beperking enzovoort.
- Bekijk de adviezen over inclusieve taal in het algemeen.
- Bekijk de specifieke adviezen over genderbewust taalgebruik.
Gebruik correcte taal
Spelfouten, taalfouten en andere slordigheden kunnen zorgen voor onduidelijkheid en kunnen lezers afleiden van de boodschap. Gebruik daarom correcte woorden en zinsconstructies. Zet de leestekens op een correcte manier.
Je kunt gebruik maken van de volgende naslagwerken:
- de Woordenlijst(opent in nieuw venster) (‘Het Groene Boekje’): op deze website van de Taalunie vind je de officiële regels van de Nederlandse spelling en spellinginformatie over meer dan 200.000 woorden
- de website van Team Taaladvies: hier vind je informatie over onder meer spelling, grammatica, woordgebruik en leestekens
- een woordenboek zoals de Dikke Van Dale of Prisma Woordenboek.
Je kunt ook gebruik maken van automatische tools voor tekstcorrectie, zoals de spelling- en grammaticacontrole van Word en AI-tools als Copilot en ChatGPT. Hou er rekening mee dat die tools bepaalde fouten over het hoofd zien en soms fouten aanduiden die niet fout zijn.