Het management is de belangrijkste promotor voor Heerlijk Helder in je organisatie. Het is essentieel dat het management achter de principes van Heerlijk Helder staat en er werk van wil maken. Dat kan door concrete doelstellingen te formuleren. Het is ook belangrijk dat medewerkers weten dat ze tijd krijgen voor de doelstellingen en dat ze er voldoende prioriteit aan moeten geven.

Als het management zelf ook het goede voorbeeld geeft, zal dat de medewerkers extra motiveren om heerlijk helder te zijn. Het lukt alleen als iedereen heerlijk helder gaat communiceren, van hoog tot laag.

Je kunt niet in één keer alle communicatie van je organisatie heerlijk helder maken. Begin met doelstellingen die meteen veel impact of resultaat hebben. Onderzoek bijvoorbeeld of er over bepaalde teksten opvallend veel vragen of klachten van burgers zijn binnengekomen en ga daarmee aan de slag.

Je kunt doelstellingen voor Heerlijk Helder ook vasthangen aan belangrijke nieuwe projecten van je organisatie, bijvoorbeeld nieuwe ICT-toepassingen, procedures of regelgeving. Zo kun je ervoor zorgen dat er van bij het begin aandacht wordt geschonken aan helder taalgebruik en dat de verbetering van teksten niet aan het einde van de rit komt, als verplicht nummer of als verpakking.

Leg vast welk effect je precies bij de doelgroep beoogt met de doelstellingen voor Heerlijk Helder. Bijvoorbeeld: ‘We willen het aantal laattijdige betalers voor deze heffing terugdringen tot 5%’ of ‘We willen 50% minder vragen van burgers over dit onderwerp.’

Leg ook vast hoe je organisatie dat effect wil bereiken, en tegen wanneer. Bijvoorbeeld: ‘We gaan de komende drie maanden vijftig basisbrieven heerlijk helder maken’ of ‘We gaan alle informatie over dit onderwerp op onze website grondig herwerken tegen eind dit jaar.’

Zorg er ook voor dat de doelstellingen realistisch zijn. Niet alles kan tegelijkertijd. Maak voor grotere doelstellingen een meerjarenplanning.

Maak een persoon of een team verantwoordelijk voor Heerlijk Helder. De trekker bewaakt de planning en de uitvoering van de doelstellingen, zorgt voor geregeld overleg met alle betrokkenen, en rapporteert daarover aan het management.

In grotere organisaties kun je daarnaast ambassadeurs aanstellen die bijvoorbeeld voor een afdeling het gezicht voor Heerlijk Helder zijn.

Heerlijk Helder mag niet alleen een zaak zijn van de communicatiedienst. Breng daarom vanaf het begin alle medewerkers samen die nodig zijn om tot een succesvol en gedragen eindresultaat te komen. Dat kunnen inhoudelijke specialisten zijn, zoals beleidsmedewerkers en juristen, maar ook dossierbehandelaars en baliemedewerkers, die dagelijks in contact komen met de doelgroep. Ook IT-specialisten spelen een belangrijke rol als het om onlinecommunicatie of een ICT-toepassing gaat.

Als al die mensen vanaf het begin meedenken, ziet iedereen vlugger de noodzaak om heerlijk helder te communiceren. Zo voorkom je ook dat er gaandeweg weerstanden of hinderpalen groeien.

Ga na welke kennis en welke hulpmiddelen er precies nodig zijn om medewerkers beter te laten communiceren. Organiseer opleidingen zo veel mogelijk op maat van de medewerkers en hun concrete communicatiebehoeften. Opleidingen die goed op de doelstellingen aansluiten, motiveren medewerkers veel meer om de communicatie- en schrijftips uit te proberen. Daardoor zetten ze sneller de stap van oefengedrag naar vast gedrag.

Vraag aan enthousiaste collega’s of ze meelezer, klankbord, schrijfcoach of trainer voor andere collega’s willen worden.

De mensen uit de doelgroep zijn het beste aanspreekpunt om te evalueren of je organisatie heerlijk helder communiceert. Door lezerspanels en pretests kun je nagaan hoe de doelgroep op je communicatie reageert. Feedback van de doelgroep geeft medewerkers meer inzicht in de redenen waarom iets niet heerlijk helder is.

Onderzoek wat de effecten zijn van de doelstellingen bij de doelgroep. Dat kan bijvoorbeeld door te meten of burgers daadwerkelijk minder vragen stellen of het aantal klachten over een bepaalde maatregel gedaald is. Door effectmetingen kun je nagaan of de doelgroep je communicatie en je teksten werkelijk beter vindt. Als dat zo is, wordt dat een extra stimulans om Heerlijk Helder een vaste plaats te geven in je organisatie.

Stel je erop in dat Heerlijk Helder geen project is met een begin- en een einddatum. Het is een werkwijze die je moet blijven stimuleren, zowel bij oude als bij nieuwe medewerkers. Blijf het thema onder de aandacht houden, bijvoorbeeld door tips te verspreiden via het intranet of een nieuwsbrief. Je kunt ook collega’s die heerlijk helder bezig zijn in het zonnetje zetten, of ludieke acties organiseren, zoals een quiz.

Zijn er goede resultaten? Zijn er woorden van lof binnengekomen over het duidelijke taalgebruik? Zorg dan dat iedereen dat weet. Zo stimuleer je iedereen om heerlijk helder te blijven communiceren.