Met een online vergadering besparen de deelnemers heel wat verplaatsingstijd. Het nadeel ervan is dat het moeilijk is om de non-verbale communicatie van de deelnemers op te pikken. Wanneer je een belangrijk gesprek voert, is het dus beter om fysiek af te spreken.

Een online bijeenkomst kan snel uitmonden in een chaotische toestand: achtergrondlawaai, deelnemers die chatten terwijl er iemand spreekt, deelnemers die hun camera niet inschakelen. … Maak daarom spelregels voor de meeting start: bijvoorbeeld iedereen zet de camera aan en je krijgt pas het woord als je het virtuele handje toont.

Als je een hybride event organiseert, combineer je fysiek met online. Om van een hybride event te spreken, moet er meer dan alleen een livestream zijn. Je moet de online deelnemers ook de mogelijkheid geven tot interactie om hen geboeid te houden.

Het voordeel van een hybride event is dat je een groter bereik hebt dan wanneer je alleen op een fysieke locatie iets organiseert.

Je keuze voor hybride mag nooit last minute zijn omdat het aantal ingeschreven deelnemers tegenvalt. Redenen om te kiezen voor hybride zijn:

• een deel van de deelnemers zit in het buitenland
• niet iedereen heeft tijd voor de verplaatsing naar je locatie
• je wilt alleen de belangrijkste personen op locatie uitnodigen.

Naast interactie is beleving een succesingrediënt van een geslaagd hybride event. Gebruik verschillende camera’s om dynamische beelden te streamen voor de online deelnemers. Geef die deelnemers de kans om vragen te stellen en laat ze direct beantwoorden door de sprekers op je event.

Tips:

• Laat de deelnemers op locatie chatten met de online deelnemers. Ook zo vergroot je de interactie en betrokkenheid.
• Zet het fysieke event en de online variant in de kijker bij je genodigden.
• Vul pauzemomenten creatief in voor de online deelnemers: geef ze bijvoorbeeld een exclusief interview met de sprekers.

Tijdens een livestream van een fysiek event kijkt en luistert je online publiek mee, zonder interactie. Livestreams zijn dus prima om een groot publiek te informeren.

Livestreams kun je ook gebruiken voor je marketing: je geeft je doelgroep online een kijkje in je event in de hoop dat ze zich inschrijven voor de volgende editie.

Zorg ervoor dat de kwaliteit van je livestream uitstekend is, anders haken je kijkers snel af.