Denk goed na over de locatie waar je online (of hybride) evenement plaatsvindt. Kies je voor een centrale studio of laat je de sprekers vanop hun eigen locatie presenteren?

Als de sprekers vanop een eigen locatie presenteren, schenk dan aandacht aan de achtergrond van die deelnemers. Bezorg een passende en professionele digitale afbeelding aan iedere spreker, zodat ze die als achtergrond kunnen gebruiken.

De techniek is superbelangrijk bij een online event. Denk aan een stabiele internetverbinding, een goede camera en uitstekende audio.

Tip: kies voor een bekabelde internetverbinding boven wifi. Die is meestal stabieler.

Improviseren is tijdens een online evenement vaak niet de ideale oplossing. Stel daarom een gedetailleerd draaiboek op van je event: bepaal welke onderwerpen je wilt bespreken en in welke volgorde. Brief de moderator over je draaiboek en denk na over de mogelijke vragen die deelnemers misschien aan de sprekers stellen.

Online vergaderen kunnen we tegenwoordig allemaal. Maar een online evenement organiseren is vaak een ander paar mouwen. Denk daarom goed na over welke hulp je nodig hebt om alles in goede banen te leiden. Vaak is er iemand die achter de schermen de vragen via chat beantwoordt of doorgeeft aan de moderator. Een andere persoon regelt de regie van audio en video. En als het technisch gezien in het honderd loopt, heb je graag een expert in de buurt die je problemen snel van de baan ruimt. Kortom: schakel de hulp in van interne en externe experts.