Locatie en accommodatie
Als je een fysiek of hybride evenement organiseert, heb je natuurlijk een geschikte locatie nodig. Op deze pagina vind je een aantal aandachtspunten.
Format bepaalt locatie
Het format van je evenement bepaalt of een locatie geschikt is voor je evenement. Voor een netwerkevent wil je een receptieruimte. Voor een academische zitting heb je een aula nodig. En voor interactief overleg zoek je een locatie met kleine zaaltjes.
Ook je doelgroep bepaalt mee of een locatie geschikt is. Voor een internationale ministeriële conferentie heb je een locatie nodig met uitstraling en ruimte. Voor een vergadering met Vlaamse experten is vaak een van de eigen gebouwen geschikt.
Houd daarnaast rekening met eventuele bijzondere eisen voor catering, audiovisuele uitrusting en benodigdheden zoals tafels, stoelen, podia … Congrescentra en grote hotels bieden die voorzieningen vaak allemaal zelf aan, maar zijn meestal ook duur. Vaak laten dergelijke locaties ook niet toe dat je met andere dienstverleners samenwerkt (zoals catering).
Tip: Breng vooraf een plaatsbezoek aan de locatie en accommodatie van het evenement. Zo kan je nog beter inschatten of de locatie en accommodatie aan je eisen voldoet
Organiseer je een evenement dat verschillende dagen duurt? Dan heb je misschien ook een verblijfplaats nodig voor de deelnemers. Houd ook rekening met de congreskalender van de locatie. Als er op het moment van jouw evenement een groot congres doorgaat op dezelfde locatie, zal er waarschijnlijk weinig accommodatie beschikbaar zijn in de buurt.
Bereikbaarheid
Kies voor een locatie die vlot bereikbaar is met het openbaar vervoer. Dat geldt zowel voor de vergaderruimte als voor de verblijfsaccommodatie, die bovendien ook best dicht bij elkaar liggen (bij voorkeur op wandelafstand).
Capaciteit en no-shows
Bij evenementen met gratis toegang komt doorgaans ongeveer 30% van de ingeschreven deelnemers niet opdagen, de zogenaamde ‘no-shows’. Houd daar rekening mee bij het bepalen van de capaciteit van je locatie.
Enkele tips om het aantal no-shows te beperken:
- Overweeg om een vergoeding te vragen voor een ‘no-show’.
- Blijf gasten ook na hun inschrijving herinneren aan het evenement. Stuur bijvoorbeeld vlak voor het evenement een bericht met praktische informatie.
- Bied vlak voor het evenement nog een mogelijkheid om af te zeggen. Zo kan je een betere inschatting maken van het aantal aanwezigen.
Tafelopstelling
Kies voor een opstelling die bij het type evenement en bij de beschikbare ruimte past. Denk ook na hoeveel ruimtes je in totaal nodig hebt om snel te kunnen schakelen tussen verschillende onderdelen van je evenement.
Vergaderingen: zet de delegaties tegenover elkaar. In het midden zit telkens de belangrijkste persoon of delegatieleider. Plaats de rest van de delegatie volgens belangrijkheid afwisselend rechts en links van hun delegatieleider.
Lunches en diners: zet de gastheer of -vrouw en de belangrijkste gast tegenover elkaar. Mix de overige deelnemers.
Academische zittingen: de belangrijkste persoon neemt plaats op de eerste rij in het midden, de eerstvolgende in de rangschikking neemt plaats aan de rechterzijde van de belangrijkste persoon. De daaropvolgende aan de linkerzijde. Daarna volgens belangrijkheid, telkens afwisselend rechts en links.
Probeer het aantal protocollair gerangschikte plaatsen zoveel mogelijk te beperken, om te voorkomen dat bepaalde personen zich gepasseerd voelen.
Als het om organisatorische reden nodig is, kun je afwijken van de protocollaire rangorde.
Aankleding
Met volgende tips kun je de de ruimte van je evenement aankleden.
- Bloemen en sierplanten: geven een totaal andere sfeer aan de door jou gekozen locatie. Bloemen worden vaak door de evenementlocatie aangeboden tegen een meerprijs. Planten kun je huren bij gespecialiseerde firma’s. Vraag enkele offertes aan via Facilipunt.
- Banners en signalisatie: houd er rekening mee dat gelijkwaardige partners op een gelijkwaardige manier worden voorgesteld tijdens een evenement. Denk ook aan digitale signalisatie, zoals logo’s die verschijnen op een scherm bij de aanvang van het evenement of in de netwerkruimte.
- Promotiemateriaal: gepersonaliseerde notitieblokken en balpennen kun je aanvragen bij het Facilitair Bedrijf. Leg dat materiaal op een centraal punt legt en deel het niet standaard uit aan iedere bezoeker, om verspilling tegen te gaan.
Houd voor de aankleding van je evenement rekening met het merkbeleid en de huisstijl van de Vlaamse overheid.
Duurzaamheid
Organiseer je evenementen op een duurzame manier. Bijvoorbeeld door een locatie te kiezen die duurzaam werkt. Ga na of de locatie een erkenning heeft voor een milieubewust beheer: enkele bekende labels zijn het EMAS-label, het Brussels label van de ecodynamische onderneming, of The Green Key voor milieuvriendelijke toeristische locaties.
Vraag bij een bezoek aan de locatie naar de inspanningen voor een duurzaam beheer: rationeel energieverbruik, gescheiden afvalinzameling, duurzaam aankoopbeleid, tegengaan van waterverspilling, …