Gedaan met laden. U bevindt zich op: Praktische richtlijn werkgroepen welzijn Kantoor en gebouwen

Praktische richtlijn werkgroepen welzijn

Deze richtlijn is voor de voorzitters van de gebouwgebonden werkgroepen welzijn.

Bevoegdheid en beslissingen werkgroepen welzijn

De werkgroepen welzijn zijn bevoegd voor de aangelegenheden met betrekking tot welzijn op het werk, in het bijzonder voor de huisvestingsproblematiek. Het gaat dus over gebouwgebonden aangelegenheden die een impact hebben op personeelsleden en diensten gehuisvest in het gebouw.

Het doel is om de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de personeelsleden te bevorderen en te waarborgen, evenals om een positieve en ondersteunende werkomgeving te creëren. Andere gebouwgebonden zaken, horen niet thuis in een werkgroep welzijn. Deze kunnen ofwel bilateraal ofwel in een optioneel ander (ad hoc of structureel georganiseerd) overleg worden besproken.

Enkele voorbeelden:

  • Brandveiligheid:
    • Maatregelen om de brandveiligheid te waarborgen en de werknemers te informeren en opleiden over noodsituaties. Brandpreventie en het sensibiliseren van gebouwgebruikers over activiteiten die hierop een invloed hebben.
  • Veiligheid:
    • Handhaven van beveiligingsprocedures. Het functioneren van beveiligingscamera’s, toegangscontrolesystemen en fysieke toegangsbeperkingen.
  • Welzijn-, gezondheids- en hygiëneaspecten:
    • De sanitaire voorzieningen, de hygiëne van de werkruimtes en gezondheidsprogramma’s. Het organiseren van gemeenschappelijke activiteiten die het bevorderen zoals bv een algemene nieuwjaarsreceptie.
  • …

De werkgroep neemt, na overleg, standpunten in en brengt adviezen uit.

Een initiatief dat enkel impact heeft op één enkele entiteit in dat gebouw daarvoor is het EOC van die entiteit bevoegd.

Van zodra de voorstellen of maatregelen betrekking hebben op meer dan alleen die personeelsleden of in geval van twijfel, is een ander overlegcomité bevoegd (tussenoverlegcomité (BDOC), basisoverlegcomité (EOC), onderafdeling van een basisoverlegcomité (SEOC) of hoog overlegcomité (HOC)). Deze worden niet in deze tekst behandeld.

Samenstelling

  • Stap 1
    • Initiatief aanduiding wordt in onderling overleg genomen door de personeelsleden met de hoogste rang of salarisschaal.
    • Wanneer het initiatief voor aanduiding niet wordt genomen zal HFB contact opnemen met deze personeelsleden met de vraag om hierover een beslissing te nemen.
  • Stap 2

    Wordt aangeduid door de voorzitter van de werkgroep.

  • Stap 3
    • Vertegenwoordiging van de werkgever
      • Maximaal 1 vertegenwoordiger van elke werkgever (entiteit van de VO) gehuisvest in het gebouw.
        • De bewoner van een gebouw is iedereen die daar een groot of klein deel van zijn tijd doorbrengt in het kader van professionele bezigheden.
      • Deze afgevaardigde moet spreken met een mandaat voor die entiteit.
      • De voorzitter waakt over het mandaat van deze persoon en contacteert de entiteit indien de vertegenwoordiger onvoldoende mandaat heeft of te veel uit eigen naam spreekt.
    • Technisch experten, specialisten, … Deze worden aangeduid door de voorzitter van de werkgroep, in functie van de punten van de dagorde.
      • Bv. De ‘gebouwbeheerder’ (in praktijk: de facilitair gebouwverantwoordelijke van HFB) van het desbetreffende gebouw wordt uitgenodigd als technicus.
  • Stap 4
    • Ten hoogste drie door de vakbond vrij gekozen leden.
    • Eventueel aangevuld met technici door de vakorganisaties aangeduid/gevraagd. Vakorganisaties stemmen deelname van externen zoals technici voor zover mogelijk af met de voorzitter en geven indien wenselijk op voorhand hun namen door.
  • Stap 5

    Nemen deel aan de vergaderingen met raadgevende stem, telkens als er op de agenda een punt staat dat behoort tot hun bijzondere bevoegdheid

Rolverdeling

Regels en afspraken voor vergaderingen

Beheer en verspreiding van documenten

Het overleg

  • Tijdens het overleg kunnen nieuwe punten worden toegevoegd of geschrapt als de aanwezigen akkoord gaan.
  • Tijdens het overleg kan de voorzitter op verzoek van een afvaardiging en na raadpleging op de vergadering van de andere afvaardigingen, de vergaderingen onderbreken voor een duur die deze bepaalt.
  • De voorzitter streeft naar consensus en eindigt met een advies waarin naar gelang van het geval vermeld wordt:
    • Het eenparig standpunt van de afvaardigingen,
    • Of een standpunt van de overheidsafvaardiging en een standpunt van de afgevaardigden van de vakorganisaties.
  • De vastgestelde termijn voor het beëindigen van het overleg kan verlengd worden mits uitdrukkelijk akkoord van alle aanwezige afvaardigingen. Dit akkoord wordt opgenomen in de notulen
  • Na het overleg
    • Wordt een afschrift van de notulen gemaild aan de effectieve en aan de plaatsvervangende leden van de afvaardiging van de overheid, aan de betrokken vakbond en, in voorkomend geval, aan de preventieadviseur en aan de arbeidsarts.
      • De eventuele opmerking dienen aan de voorzitter te worden opgestuurd
      • Als er opmerkingen of tekstwijzigingen worden voorgesteld, legt de voorzitter op de eerstvolgende vergadering het verzoek om rechtzetting aan het overlegcomité voor. Wordt geen overeenstemming bereikt, dan worden de uiteenlopende standpunten in de notulen opgetekend.

Formeel kader

Bepaald door volgende regelgeving:

  1. Werkgroep welzijn op het werk per gebouw: hier is wel een formeel kader, bepaald door volgende regelgeving: Het KB van 28/9/1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel 
  1. Omzendbrief BZ/2014/4 betreffende de betrekkingen tussen de Vlaamse overheid en de vakorganisaties waarvan bijlage 1 de regels inzake de organisatie van het overleg omvat.
  1. Omzendbrief KBBJ/HFB/2021/2 van 2 april 2021 betreffende de verantwoordelijkheden in gebouwen in beheer van Het Facilitair Bedrijf. 
  1. HOC reglement van orde(PDF bestand opent in nieuw venster)
  1. De welzijnswet van 4/8/1996, en meer bepaald artikel 7 LOI - WET (fgov.be)(opent in nieuw venster)