Werknemers van entiteiten die gehuisvest zijn in het gebouw (standplaats VAC Mechelen), kunnen via Facilipunt vergaderzalen reserveren. Voor andere werknemers is het tijdens de renovatiefase niet toegestaan omwille van de beperkte beschikbare ruimte.

De gelijkvloers en eerste verdieping zijn ingericht als vergadercentrum. De vergaderruimtes zijn vrij toegankelijk (publieke zone). Ze zijn in de eerste plaats bedoeld voor overlegmomenten met externe partners die zich dan niet hoeven aan te melden en in te schrijven. Voor vergaderingen in de kantorenzone (private zone) dienen bezoekers dat wel te doen via de zelfregistratie.

• Het toegelaten aantal deelnemers in een vergaderruimte, is gebaseerd op criteria als brandveiligheid, toegankelijkheid en verse lucht. Respecteer daarom deze aantallen zeker.
• Plan jij een event of een vergadering met veel deelnemers? Neem dan even contact op met de hospitality medewerker. Samen zoeken we naar de gepaste oplossing. Op de gelijkvloerse verdieping zijn er 4 zalen die door middel van een mobiele wand kunnen omgevormd worden naar 2 extra grote zalen.
• Blokkeer de zalen niet onnodig. Reserveer enkel wanneer je vergadering effectief zal doorgaan.

Alle vergaderzalen zijn voorzien van hybride audiovisuele uitrusting. Zowel de vergaderzalen en toekomstige leslokalen als de teamcockpits op de kantoorverdiepingen worden uitgerust met een beamer of met HD-schermen waarvan de afmeting is bepaald in functie van de grootte van de ruimte. Deze schermen zijn eigendom van Het Facilitair Bedrijf. Problemen met de uitrusting van vergaderzalen kan je melden in Facilipunt. De verlichting kan gedeeltelijk gedoofd worden, zodat je presentaties in optimale omstandigheden kan geven.

Je vindt alle zalen terug in het zaalreservatiesysteem in Facilipunt. Voor de meest up-to-date informatie over elke vergaderzaal en de bijbehorende uitrusting kan je terecht in Facilipunt bij de ‘i’ van de desbetreffende zaal of onder ‘uitrusting’.

De publieke zone en de kantoorverdiepingen zijn voorzien van een aansluiting – zowel draadloos als bekabeld - op het netwerk van de Vlaamse overheid.

Extra materiaal uitlenen

CO2 meters, pointers, ringversterkers (ondersteuning voor hardhorige mensen) kan je ontlenen bij Het Facilitair Bedrijf. Reserveer tijdig zodat je zeker bent over de beschikbaarheid. Je kan dit materiaal afhalen aan het onthaal.

Reserveren is mogelijk vanaf 1 jaar en 3 maanden op voorhand. Let op dat je hierbij het juiste gebouw en vergaderzaal kiest. In het zaalreservatiesysteem vind je info over locatie, capaciteit, en uitrusting.

Een vergaderzaal reserveren kan op verschillende manieren:

• Rechtstreeks in Facilipunt.
• Eke vergaderzaal of teamcockpit met een capaciteit vanaf zes personen heeft een roomie aan de ingang. De roomie is een klein display zoals een tablet. Dit toestel geeft de beschikbaarheid van de zaal weer en is verbonden met het reservatiesysteem. Je kan dus ook ter plaatse je zaal reserveren.
  
  Belangrijk! De organisator van de vergadering dient bij aanvang de reservatie te bevestigen op de roomie. Dit kan vanaf 5 minuten voor de geboekte aanvangstijd tot 15 minuten na de voorziene starttijd. Gebeurt dit niet, dan wordt de vergaderzaal automatisch vrijgegeven en is ze terug beschikbaar in het reservatiesysteem.
  Loopt de vergadering uit, dan kan je via de roomie de reservatie verlengen indien de zaal niet gereserveerd is.
  Vergeet aan het einde van de vergadering niet af te melden. Zo geef je andere collega’s de kans om de vrijgekomen vergaderzaal eventueel vroeger dan voorzien te gebruiken.
  Meer informatie over het gebruik van de roomie.

Na reservatie ontvang je een automatische bevestiging via e-mail. Je kan altijd je reservatie wijzigen en/of annuleren.

Niet te reserveren zalen:

• Individuele cockpits
• Intake-cockpits (twee tot drie personen)
• Ontspanningsruimtes
• Koffiehoeken

Heb je een overleg met een bezoeker in de publieke zone, dan kan deze zelf logingegevens aanvragen bij het registratiezuil/bezoekerskiosk.

1. Je bezoeker klikt op de knop ‘Aanvragen wifi-toegang’.
2. De toepassing vraagt een gsm-nummer.
3. Hierna ontvangt de bezoeker de logingegevens via sms.

Meer weten over de bezoekerskiosk

Er zijn automaten met warme dranken en waterkoelers op de vergaderverdieping en in de koffiehoeken op de kantoorverdiepingen (niet betalend). Op de eerste verdieping zal je daarnaast ook drank- en snoepautomaten (betalend) vinden.

• Laat de vergaderinfrastructuur na gebruik steeds netjes achter.
• Is er iets niet in orde? Meld het via Facilipunt.
• Plaats stoelen en tafels na gebruik terug in de basisopstelling.
• Afval kan je in het sorteereiland aan de koffieautomaten deponeren.
• Ruim gebruikte kopjes en glazen op.