Procedure klokkenluidersmelding diensten Vlaamse overheid
Het Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken bij de diensten van de Vlaamse overheid kan melden.
Interne melding bij entiteit
Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de lijnmanager van de betrokken entiteit (tenzij die de bevoegdheid gedelegeerd heeft). Wie op dit moment de bevoegdheid van intern meldpunt opneemt in een entiteit, vind je op de webpagina in Wegwijs(opent in nieuw venster).
Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de lijnmanager van de entiteit in kwestie. Je vermeldt duidelijk op de omslag aan welke lijnmanager en welke entiteit je de brief wil richten. Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:
Hendrik Consciencegebouw
Koning Albert II-Laan 15 bus 200
1210 Sint-Joost-ten-NodeDe brief wordt door de centrale postkamer niet geopend (dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de lijnmanager in kwestie bezorgd of aan de persoon waaraan die de opdracht gedelegeerd heeft. Als er geen lijnmanager vermeld is, wordt de brief op dezelfde manier bezorgd aan Audit Vlaanderen.
Je kan ook een telefonische melding doen.
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken.
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Interne melding bij Audit Vlaanderen
Audit Vlaanderen is het interne meldingskanaal voor de entiteiten die onder het audituniversum vallen. Meer informatie vind je op de webpagina ‘Klokkenluiden’(opent in nieuw venster) van Audit Vlaanderen.
Externe melding bij de Vlaamse Ombudsdienst
Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij de Vlaamse Ombudsdienst.
Je kunt je melding (anoniem) aan de Vlaamse Ombudsdienst bezorgen:
- Per post: Leuvenseweg 86, 1000 Brussel
- Per e-mail: klokkenluiden@vlaamseombudsdienst.be(opent in uw e-mail applicatie)
- Telefonisch: 02 552 48 48
De Vlaamse Ombudsdienst kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:
- de inbreuk van geringe betekenis is
- de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat
Verder verloop van je melding
Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?
- Stap 1
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
- Stap 2
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: de Vlaamse Ombudsdienst kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.