Het project gemeenteraad on tour wil raadsleden een plek geven in participatieve processen en de samenwerking met burgers en de administratie versterken. Via deze proeftuin gaat de gemeenteraad van Alken voortaan ook op verplaatsing.

Een gemeenteraad on tour brengt de raad naar de verschillende deelgemeenten van Alken. Raadsleden zullen er een open dialoog voeren met burgers over een actueel thema. De voorwaarden om zo’n participatief traject te starten zijn:

• Het thema is herkenbaar: het leeft bij burgers en er moet een zekere ‘spanning’ op zitten;
• Het thema moet binnen de bevoegdheid van het gemeentebestuur liggen of het bestuur moet er voldoende impact op hebben;
• Het thema bevindt zich aan de start van het beleidsproces of er is nog voldoende openheid en ruimte opdat de aanbevelingen van burgers nog alle kanten kunnen opgaan (en niet enkel gericht op een ‘voorkeurs-’oplossing).
• Binnen duidelijk contouren: vooraf aangeven wat wel kan en wat niet;
• Horizontaal: alle deelnemers nemen gelijkwaardig deel;
• Transparantie: permanente opvolging en terugkoppeling

Raadsleden kunnen tijdens een gemeenteraad on tour in dialoog treden of een rol opnemen als gespreksmoderator. Voor dat laatste kreeg een groep van 12 raadsleden en een aantal medewerkers van de gemeente een opleiding in het faciliteren van groepen.

Het concept en de voorwaarden werden uitgetekend door een regiegroep met daarin de voorzitter van de raad, de schepen van participatie, een lid van elke fractie in de raad en twee medewerkers van de administratie. Het proces wordt begeleid door Levuur en VVSG.

Als eerste thema werd gekozen voor de herbestemming van de kerk van Terkoest. De gemeenteraad ging er samen met alle betrokkenen (kerkfabriek, werkgroep kerkplan, bisdom, burgers, verenigingen) participatief mee aan de slag.

Een eerste participatiebijeenkomst was gepland op de avond van 17 maart 2020. De centrale richtvragen voor de dialoog waren: welke functies kunnen we in de kerk van Ter Koest opnemen? En aan welke concrete activiteiten denken we dan? Dit telkens voor twee scenario’s: op de korte termijn (wat zijn mogelijke invullingen?) en op de lange termijn (ideeën voor de toekomstige herbestemming). Door het Coronavirus werd de activiteit van 17 maart geannuleerd.

Begin augustus werd de draad opnieuw opgepikt. De nieuwe omstandigheden als gevolg van Covid 19 dwong de regiegroep tot nog meer creativiteit om een participatieve bijeenkomst te organiseren. Het oorspronkelijke plan van een participatieavond werd omgevormd tot een participatiemarkt in en rond de kerk. In kleine groepjes vonden ook rondleidingen in de kerk plaats. Deelnemers gingen al wandelend in dialoog. Deze formule leverde een rijke oogst op, aangevuld met ideeën die burgers nadien konden posten via een digitaal platform. Beide initiatieven waren goed voor 71 voorstellen voor nieuwe functies in de kerk.

In een digitale workshop met raadsleden, burgers en andere belanghebbenden werden drie speerpunten of kernideeën gedistilleerd uit de 71 voorstellen. Deze speerpunten vormen de leidraad voor een tijdelijke invulling of nevenbestemming van de kerk. Twee elementen speelden hierbij een doorslaggevende rol: de nevenbestemming moet compatibel zijn met de liturgische dienst en de investeringen op korte termijn moeten ook nuttig blijven bij een latere, volledige herbestemming.

Intussen diende Alken bij de Vlaamse overheid een aanvraag in voor een haalbaarheidsonderzoek voor de kerk van Terkoest. Het project werd goedgekeurd en een bureau zal de gemeente begeleiden bij het verder vormgeven van de herbestemming. Bedoeling is dat daarbij vertrokken wordt van de ideeën en scenario’s uit het participatietraject. Het bureau zal de uitgewerkte voorstel opnieuw voorstellen aan de bewoners van Terkoest en Alken.

Meer lezen over de andere pilootprojecten 'participatieve gemeenteraden'