Een vaste afgevaardigde van een vakorganisatie, dit wil zeggen een personeelslid dat regelmatig en doorlopend de beroepsbelangen van het personeel behartigt en als zodanig erkend wordt door de overheid, is van rechtswege – doorlopend – met vakbondsverlof (artikel 71, 3°, en 77, §1, KB van 28 september 1984).

De "vaste afgevaardigde" moet vooraf als zodanig erkend zijn door de overheid. De erkenning van een personeelslid als vaste afgevaardigde moet door de overheid waaronder hij ressorteert op aanvraag van een verantwoordelijke leider van zijn vakorganisatie worden verleend. Zij verlaten hun administratie en worden permanent ter beschikking gesteld aan de vakorganisatie. (Art. 73 - 77 KB)

De overheid die een personeelslid als vaste afgevaardigde erkent, geeft hem een legitimatiekaart af. Mits de vaste afgevaardigde in het bezit van zijn kaart is, kan hij alle aan zijn vakorganisatie toegekende prerogatieven uitoefenen (vb. deelnemen aan onverschillig welk onderhandelings- of overlegcomité, stappen doen in het gemeenschappelijk belang van het personeel, een personeelslid ter zijde staan, vakbondsberichten uithangen, aanwezig zijn bij selecties, …). De vaste afgevaardigde heeft hiervoor geen doorlopende opdracht of oproeping nodig.

Een personeelslid dat geen vaste afgevaardigde is, heeft enkel recht op vakbondsverlof (art. X 72 VPS) of dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten (art. X 73 VPS) in de gevallen bepaald bij de artikelen 81 tot 84 het KB van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel (zie verder).

2.1. van rechtswege vakbondsverlof

Vakbondsverlof wordt van rechtswege, gedurende de daartoe benodigde tijd, verleend aan:

1. Een verantwoordelijke leider van een vakorganisatie, de vaste gemachtigden van die verantwoordelijke leider, een andere vakbondsafgevaardigde of een technicus: om deel te nemen aan de werkzaamheden van de onderhandelings- en overlegcomités als lid of technicus van de vakbondsafvaardiging (artikel 81, §1, eerste en tweede lid, KB van 28 september 1984).
   Voorwaarden:
   • Vooraf aan de hiërarchische meerdere een persoonlijke occasionele oproeping of doorlopende opdracht ondertekend door een verantwoordelijke leider van een vakorganisatie voorleggen, met vermelding van het onderhandelings- of overlegcomité (en in een occasionele oproeping: de plaats, de dag en het uur).
   • Een 'gewone' vakbondsafgevaardigde of een technicus krijgt dat verlof enkel voor de comités waaronder het ressorteert.

2. Personeelsleden: om deel te nemen aan de werkzaamheden van de in de vakorganisatie opgerichte algemene commissies en comités (artikel 82 KB van 28 september 1984).
   Voorwaarde:
   • Vooraf aan hun hiërarchische meerdere een persoonlijke oproeping ondertekend door een verantwoordelijke leider van een vakorganisatie voorleggen.

   Het is vrijwel onmogelijk om een algemene definitie te geven of bepaalde criteria op te leggen waaraan "algemene commissies en comités" moeten voldoen. Uit hun aard gaat het om bijeenkomsten die niet al te frequent worden georganiseerd. Het moet gaan over vergaderingen van een hoog niveau met personeelsleden die behoren tot verscheidene besturen en/of instellingen. Bovendien moet de doelgroep voldoende ruim zijn. Vergaderingen waarop enkel personeelsleden van een dienst of instelling aanwezig zijn, kunnen niet beschouwd worden als "algemene commissies en comités". Ook samenkomsten op de lokale zetel of vergaderingen van een gewestelijk comité of bureau die slechts betrekking hebben op een beperkt aantal gedecentraliseerde diensten, vallen hier niet onder.

   Algemeen gesteld kan een personeelslid geen vakbondsverlof krijgen op grond van artikel 82 om deel te nemen aan:
   • studiecommissies, studiedagen, colloquia, vormingssessies (vb. opleiding van vabbondsmilitanten, of ter voorbereiding op examens), informatiebezoeken, nationale of internationale congressen;
   • de algemene (leden)vergaderingen of de vergaderingen van de raad van beheer van de vakorganisatie, bv. op de zetel van die organisatie.
   • vergaderingen om de onderhandelingen of het overleg voor te bereiden;
   • routinematige vergaderingen van vakbondsinstanties, bv. "wekelijkse vergaderingen van het uitvoerend bureau".

2.2. van rechtswege dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten

Dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten wordt van rechtswege, gedurende de daartoe benodigde tijd, verleend aan een personeelslid dat door een vakorganisatie wordt aangewezen om een van de volgende prerogatieven van die vakorganisatie uit te oefenen (artikel 83, §1, KB van 28 september 1984):

1. stappen doen bij de overheden in het gemeenschappelijk belang van het personeel dat zij vertegenwoordigen of in het bijzonder belang van een personeelslid;
2. bijstaan van een personeelslid, op zijn verzoek, dat zijn daden bij de administratieve overheid moet rechtvaardigen;
3. in de lokalen van de overheid berichten uithangen;
4. de bondsbijdragen innen in de lokalen van de overheid, tijdens de diensturen;
5. aanwezig zijn op de examens welke voor de personeelsleden worden georganiseerd.

Voorwaarden:
• Vooraf aan de hiërarchische meerdere een persoonlijke oproeping of doorlopende opdracht ondertekend door een verantwoordelijke leider van een vakorganisatie voorleggen.
• De prerogatieven kunnen slechts worden uitgeoefend in het gebied van het sectorcomité waartoe de overheidsdienst behoort die hem tewerkstelt (vb. Sectorcomité XVIII: Vlaamse Gemeenschap en Vlaamse Gewest).

2.3. dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten (niet van rechtswege)

Dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten kan, gedurende de daartoe benodigde tijd, verleend worden aan personeelsleden: om deel te nemen aan de vergaderingen die de representatieve vakorganisaties in de lokalen van de overheid beleggen (artikel 84 KB van 28 september 1984).

Voorwaarde: voorafgaand verzoek ondertekend door een verantwoordelijke leider van een vakorganisatie aan de overheid
• Deze dienstvrijstelling wordt niet van rechtswege toegekend. De overheid kan dienstvrijstelling weigeren bij volstrekte onverenigbaarheid met de behoeften van de dienst.
• Indien er geen geschikte lokalen in de administratie beschikbaar zijn, staat de Vlaamse overheid toe dat de vergaderingen van de representatieve vakbonden plaatsvinden buiten de lokalen van de administratie, mits uiteraard aan de andere voorwaarden van art. 84 wordt voldaan.

2.4. gemeenschappelijke voorwaarden

In punt 13 van het Model Arbeidsreglement (vereiste attesten voor dienstvrijstelling) werd vastgelegd welke documenten er moeten ingediend/voorgelegd worden. Deze bepaling dient ook in de arbeidsreglementen van de entiteiten opgenomen te worden.

Ten einde controle te kunnen uitoefenen in het kader van de continuïteit en de goede werking van de dienst en het beteugelen van eventuele misbruiken, heeft de overheid het recht te eisen dat volgende vermeldingen op de bovenvermelde documenten voorkomen:

• op een persoonlijke oproeping of opdracht: de naam van de betrokken persoon
  Voor de toepassing van artikel 84 is het mogelijk om een collectieve aanvraag in te dienen die betrekking heeft, hetzij op een aantal bij naam of hoedanigheid aangewezen personeelsleden (bv. leden van de vakbond), hetzij een algemene aanvraag die betrekking heeft op alle personeelsleden van een overheidsdienst of een onderdeel ervan. Het komt de vakorganisaties toe te bepalen of de vergaderingen alleen bestemd zijn voor hun leden, voor alle personeelsleden of voor een gedeelte ervan
• plaats, datum en uur (begin en bij benadering einde) van de vergadering van het comité of de vakorganisaties, of van het uitoefenen van het prerogatief;
• het toegepaste artikel van het KB van 28 september 1984 (art. 81, 82, 83, 84)
• het concrete geval ( bv. welk comité, welk prerogatief, ...);
• naam en persoonlijke handtekening van een verantwoordelijke leider van wie de oproep of opdracht uitgaat
• datum waarop het document is opgemaakt.

De originele oproeping of opdracht (met originele handtekening van de verantwoordelijke leider) moet afgegeven worden aan de hiërarchische meerdere (geen kopie), zodat de hiërarchische meerdere enige controle kan uitoefenen. De hiërarchische meerdere kan bij twijfel bijvoorbeeld onderzoeken of aan de voorwaarden voldaan is (gaat het om de handtekening van een verantwoordelijke leider? Gaat het om een algemene commissie of comité? Ressorteert het personeelslid onder het overlegcomité? Wanneer gaat de vergadering door? Is het personeelslid enkel afwezig gedurende de tijd nodig voor de uitoefening van het prerogatief? enz.). Eventueel kan de hiërarchische meerdere van die originele oproeping een kopie maken terwijl het personeelslid het origineel houdt.

Als aan al de bovenvermelde voorwaarden is voldaan, wordt het vakbondsverlof of de vrijstelling van dienst van rechtswege toegekend. Enkel voor de toepassing van artikel 84 KB heeft de overheid een appreciatierecht (behoefte van de dienst).

Wel dient ernaar gestreefd te worden om een gezond evenwicht te vinden tussen de continuïteit van de dienst en het verlenen van vakbondsverlof of dienstvrijstelling.
Indien een personeelslid-vakbondsafgevaardigde te veel afwezig is voor het uitoefenen van bovenvermelde vakbondsactiviteiten, kan de leidend ambtenaar met een verantwoordelijke leider van de betrokken vakbond contact opnemen om eventuele afspraken te maken om het aantal vakbondsactiviteiten binnen redelijke grenzen te beperken of vragen om het personeelslid permanent met vakbondsverlof te sturen als vaste afgevaardigde.

In het betrokken basisoverlegcomité (entiteitsoverlegcomité EOC) of tussenoverlegcomité (beleidsdomeinoverlegcomité BDOC) kunnen desgewenst afspraken gemaakt worden met algemene intenties (slechts een morele verbintenis).

2.5. andere activiteiten van vakorganisaties

Om deel te nemen aan andere activiteiten van de vakorganisaties wordt geen vakbondsverlof of dienstvrijstelling verleend op basis van het KB van 28 september 1984. De personeelsleden van de diensten van de Vlaamse overheid die ressorteren onder het VPS van 13 januari 2006 hebben andere mogelijkheden, bijvoorbeeld:

• Betoging (of staking) is een georganiseerde werkonderbreking waarvoor geen vakbondsverlof kan verkregen worden (X 72 VPS) noch dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten (X 73 VPS).
  Het personeelslid heeft de volgende mogelijkheden: verlof nemen of verklaren dat hij deelneemt aan een georganiseerde werkonderbreking (gevolg: art. X 5 en VII 109quater VPS: geen recht op salaris voor de duur van de afwezigheid en geen recht op maaltijdcheque als die dag geen prestaties worden verricht - voorwaarde is dat de werkonderbreking 'georganiseerd' is door een representatieve vakbond, dus met uitsluiting van 'wilde stakingen')
• Een informatiesessie of opleiding gegeven door de vakbond in een gebouw van de vakbond, valt niet onder het vakbondsverlof (X 72 VPS) of dienstvrijstelling voor vakbondsactiviteiten (X 73 VPS).
  Het personeelslid heeft de volgende mogelijkheden: verlof nemen of dienstvrijstelling vragen aan de lijnmanager op basis van art. X 81, §2, VPS.

(laatste update: 21/09/2010)