De vaste afgevaardigden zijn personeelsleden die voltijds met verlof zijn gesteld, maar niettemin geacht worden in actieve dienst te blijven. De overheid blijft dus de wedde aan het personeelslid doorbetalen.

De overheid vordert de wedde van de vaste afgevaardigde terug van de vakorganisatie, tenzij de vakorganisatie vrijstelling van terugbetaling verkregen heeft.

De bedragen die van de vakorganisatie kunnen worden teruggevorderd, zijn opgesomd in artikel 78 van het KB van 28 september 1984. Artikel 78, § 1, eerste lid, KB 1984, spreekt van “het totale bedrag van de betalingen die werden verricht aan de vaste afgevaardigde”.

“Dat totale bedrag omvat alle sommen die, in welke vorm ook, rechtstreeks of onrechtstreeks aan of ten gunste van de vaste afgevaardigde of zijn rechthebbenden werden betaald in geld of in geld waardeerbare voordelen.”
Of de vaste afgevaardigde al dan niet recht heeft op een toelage, vergoeding of ander voordeel is afhankelijk van de toekenningsvoorwaarden van de toelage, vergoeding of voordeel in kwestie.

“De raming van de in geld waardeerbare voordelen geschiedt volgens de regelen van artikel 6, § 3, van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers.”

Hierin zijn niet begrepen – en kunnen dus niet teruggevorderd worden:

1. "de werkgeversbijdragen die verschuldigd zijn in het raam van een wettelijk stelsel van sociale zekerheid;
2. de werkgeversbijdragen bestemd voor een wettelijke rust- en overlevingspensioenregeling van personeelsleden van de openbare sector;
3. de premies of bijdragen die aan de twee volgende voorwaarden voldoen:
   a) bestemd zijn voor een regeling van arbeidsongevallen of beroepsziekten;
   b) betaald worden door de overheid:
   - hetzij aan een verzekeringsmaatschappij;
   - hetzij aan een gemeenschappelijke verzekeringskas;
   - hetzij aan het Fonds voor arbeidsongevallen;
   - hetzij aan het Fonds voor beroepsziekten;
   - hetzij aan een sociale zekerheidsinstelling belast met het innen van de premies en bijdragen;
4. de voordelen en de aanvullende voordelen van welke aard ook, toegekend in het raam van een wettelijk stelsel van sociale zekerheid, ongeacht of er werkgeversbijdragen werden betaald, met uitzondering van het vakantiegeld dat door de overheid wordt betaald;
5. de voordelen toegekend door sociale diensten opgericht of erkend door de overheid;
6. de voordelen toegekend op grond van werkgeversbijdragen, andere dan die welke beoogd worden in 1°, of die bijdragen al dan niet voorgeschreven zijn door de wet of de reglementering;
7. de vakbondspremie betaald krachtens de wet van 1 september 1980 betreffende de toekenning en de uitbetaling van een vakbondspremie aan sommige personeelsleden van de overheidssector en aan de in die sector tewerkgestelde werklozen.”

Moet dus bijvoorbeeld teruggevorderd worden:

• het brutosalaris en de brutotoelagen (andere dan vermeld in 2°), exclusief patronale bijdragen (dus bijvoorbeeld ook niet de bijdragen Pool der parastatalen);
• vakantiegeld (verminderd met de inhouding van 13,07% dus de zgn. brutokost van het vakantiegeld) en de bruto- eindejaarstoelage, exclusief werkgeversbijdragen;
• kosten woon-werkverkeer;
• maaltijdcheques (werkgeversaandeel).

De hospitalisatieverzekering wordt beschouwd als een aanvulling op de sociale zekerheid en kan, ingevolge uitsluiting artikel 78, 4°, van het KB, dus niet teruggevorderd worden.

De overheid moet het bedrag, de benaming en het rekeningnummer waarop de betaling moet geschieden aan de vakorganisatie meedelen. Als de terugbetaling niet gebeurde voor het einde van het kwartaal dan moet de overheid overeenkomstig art. 79 van het KB van 28 september 1984 de vakorganisatie per aangetekende brief aanmanen om de nodige stortingen binnen de 15 dagen te doen. Worden de bedragen na aanmaning niet teruggestort, dan moet de overheid de voorzitter van het gemeenschappelijk comité voor alle overheidsdiensten hiervan in kennis stellen.

Voor sommige vaste afgevaardigden wordt de wedde niet teruggevorderd.

In uitvoering van het koninklijk besluit van 20 december 2002 heeft elke representatieve vakbond die zitting heeft in het Sectorcomité XVIII recht op vijf vaste afgevaardigden waarvoor geen terugbetaling van de wedde is vereist (de zogenaamde syndicale vrijgestelden).

De vakorganisatie meldt aan de minister van Bestuurszaken welke vaste afgevaardigde onder deze regeling valt. De minister verwittigt dan de betrokken entiteit.

De vrijstelling van terugbetaling wordt beperkt tot een bedrag dat gelijk is aan dat van het geldende maximumbedrag van de weddeschaal A113 of A123 zoals vastgesteld bij het Vlaams Personeelsstatuut.

(laatste update: 05/07/2013)