De artikelen 45 tot 50 van het KB van 28 september 1984 regelen de organisatie van het overleg.

Het is raadzaam om de vergaderingen (of minstens de punten) m.b.t. enerzijds het welzijn op het werk en anderzijds de overlegmateries strikt uit elkaar te houden omdat de procedures verschillen wat betreft de vaststelling/wijziging van de dagorde en het initiatiefrecht.(1)

De voorzitter kan naargelang de onderwerpen een andere secretaris aanwijzen.

De voorzitter en de secretaris dragen de verantwoordelijkheid voor de naleving van de procedure. Daarom moet bij de opmaak van de oproepingsbrieven en de notulen, en bij de verzending van deze stukken de vastgelegde procedure nauwkeurig nageleefd worden. Bij niet-naleving ervan zal het overleg een vormgebrek vertonen dat kan leiden tot de vernietiging of het niet toepassen van de beslissing ter zake.

De bevoegdheden van de voorzitter zijn de volgende:

• vaststellen van de dagorde en de datum van de vergaderingen;
• leiden van de debatten en handhaven van de orde in de vergaderingen;
• toezien op de goede werking van het overlegcomité;
• aanwijzen van de secretaris en de administratieve dienst die het secretariaat organiseert;
• oordelen over de spoedtermijn van de oproeping;
• inkorten van de termijn waarbinnen het overleg moet beëindigd worden;
• ondertekenen van de notulen.

De secretaris maakt geen deel uit van het overlegcomité of de betrokken afvaardigingen. Hij mag niet deelnemen aan het overleg maar staat de voorzitter bij tijdens de vergaderingen.

De secretaris vervult de volgende opdrachten:

• verzenden van de oproepingen met de dagorde en de voor het overleg nodige documentatie;
• opstellen en ondertekenen van de notulen met het met redenen omkleed advies;
• bewaren van de dagorde, met de bijgevoegde documentatie en de notulen;
• verzenden van de nodige afschriften van de definitieve notulen (zie punt 3.4.4).

De secretaris verstuurt de oproepingen met de dagorde.

Om te voorkomen dat het overleg een vormgebrek zou vertonen, moeten de oproepingen volgens de regels opgesteld zijn en binnen de vastgestelde termijnen verstuurd zijn.

Indien een van de leden van de overheidsafvaardiging of van een of meer vakbondsafvaardigingen of de preventieadviseur of arbeidsarts niet wordt uitgenodigd, is het overlegcomité niet meer regelmatig samengesteld en is het overleg ongeldig. Hierdoor kan de Raad van State de beslissing, die na het overleg genomen wordt, vernietigen.

De oproepingen bestaan uit de volgende elementen:

• de dagorde;
• de voor het overleg noodzakelijke documentatie.(2)

De dagorde vermeldt:

• de aangelegenheden betreffende het overleg of het welzijn op het werk, hetzij op initiatief van de overheid, hetzij op initiatief van een representatieve vakbond.
• datum, uur en plaats van de vergadering;
• de termijnen waarbinnen het overleg moet beëindigd zijn(3)

In de oproepingen en dagorden worden enerzijds de welzijnsmateries en anderzijds de overlegmateries afzonderlijk vermeld. De preventieadviseur of arbeidsarts ontvangen de documentatie betreffende de welzijnsmateries.

Elke vakbond die in een overlegcomité zitting heeft, kan de voorzitter schriftelijk vragen een aangelegenheid op de dagorde te plaatsen. In dat geval dient de voorzitter het comité uiterlijk zestig dagen na ontvangst van de vraag bijeen te roepen.
De voorzitter kan om dwingende redenen weigeren een punt op de dagorde te plaatsen. In dat geval moet hij binnen de vijftien dagen na het versturen van de aanvraag de redenen van zijn weigering ter kennis brengen van het comité en van de betrokken vakbond.(4)

Wanneer het punt echter het welzijn op het werk betreft, dient de voorzitter het comité zo spoedig mogelijk bijeen te roepen, en uiterlijk dertig dagen na ontvangst van de vraag.(5) De voorzitter kan dit punt niet weigeren, zelfs niet om dwingende redenen.

De gewone termijn waarbinnen het overleg moet beëindigd zijn bedraagt 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag waarop het comité het punt voor het eerst aankaart. Bij onderlinge overeenkomst tussen de aanwezige afvaardigingen kan de termijn verlengd worden. De voorzitter kan de gewone termijn beperken tot tien kalenderdagen wanneer hij oordeelt dat een bepaald punt dringend behandeld moet worden (spoedprocedure).

De voorzitter oordeelt welke documentatie aan de dagorde wordt toegevoegd. Het is voldoende dat het ontwerp van maatregel wordt voorgelegd aan het overlegcomité in de vorm van een nota met het onderwerp en de draagwijdte ervan.

3.2. De verzendingstermijn van de oproepingen

De gewone termijn bedraagt tien werkdagen vóór de datum van de vergadering. Voor de berekening van de termijn wordt er rekening gehouden met de regels uit het Gerechtelijk Wetboek.
De dag waarop de oproeping wordt verstuurd, telt niet mee in de termijn; de vervaldag van de termijn wel. De werkdagen zijn maandag tot vrijdag voor zover ze geen wettelijke feestdagen (6) zijn.

In gevallen waarover de voorzitter oordeelt dat de verzending van de oproepen dringend is, kan de gewone termijn verminderd worden tot drie werkdagen (spoedverzendingstermijn). De oproeping dient duidelijk te vermelden dat de spoedverzendingstermijn werd gevolgd. Deze spoedverzendingstermijn staat los van de spoedprocedure met beëindiging binnen tien kalenderdagen van het overleg. Wanneer de termijn van verzending wordt beperkt tot drie werkdagen, wordt de overlegprocedure niet noodzakelijk beperkt.

De postdatum geldt als bewijs van verzending. De oproepingen kunnen ook via elektronische weg verzonden worden(7) (te regelen via het reglement van orde). Dan geldt de verzendingsdatum van het mailbericht als datum van verzending).

3.3. Aan wie worden de oproepingen gestuurd?

De oproepingen met de dagorde worden gestuurd aan de leden van de afvaardiging van de overheid, en van de vakbondsafvaardigingen; in voorkomend geval (vergaderingen over welzijn op het werk) aan de preventieadviseur en aan de betrokken arbeidsarts.

In het reglement van orde van een overlegcomité kan o.m. bepaald worden op welk (mail)adres oproepingen moeten verstuurd worden.

3.4. De vergaderingen van de overlegcomités

3.4.1. Samenstelling van de afvaardigingen

Bij het begin van elke vergadering moet de secretaris van het betrokken overlegcomité nagaan of de afvaardigingen op regelmatige wijze zijn samengesteld.

De afvaardiging van de overheid in het overlegcomité wordt samengesteld overeenkomstig het ministerieel besluit tot oprichting van dat comité, in functie van de punten van de dagorde.

De drie representatieve vakorganisaties die zitting hebben in het Sectorcomité XVIII en bijgevolg ook in de overlegcomités zijn het ACOD, de FCSOD (ACV-Openbare diensten en ACV-Transcom) en het VSOA.(8)

De afvaardiging van elke vakbond bestaat uit maximum drie leden. De vakbond is volledig vrij in het samenstellen van haar afvaardiging. Er kunnen verschillende categorieën van vakbondsafgevaardigden aanwezig zijn op het overleg:

1. de verantwoordelijke leiders van een vakorganisatie
2. de vaste gemachtigden van die verantwoordelijke leiders
3. de vaste afgevaardigden
4. de leden van de afvaardiging van een vakorganisatie alsook de technici van die afvaardiging (vrij aan te wijzen door de vakorganisatie)

Het vakbondsstatuut maakt geen onderscheid in bevoegdheid tussen de verschillende vakbondsafgevaardigden. De interne statuten en reglementen van een vakorganisatie bepalen wie waarvoor bevoegd is (bijvoorbeeld wie documenten mag ondertekenen of in rechte mag optreden in naam van de vakorganisatie, enz.). De overheid heeft geen enkele verplichting om in dat verband een controle uit te oefenen, bijvoorbeeld door een formeel mandaat te vragen aan de afgevaardigden. De overheid kan ervan uitgaan dat de personen die door de vakorganisatie afgevaardigd werden om zitting te hebben in een EOC, ook bevoegd zijn om in het EOC standpunten in te nemen en documenten te ondertekenen in naam van de vakorganisatie (vb. het reglement van orde van een EOC).

Zowel de overheidsafvaardiging als de vakbondsafvaardiging kunnen met technici aangevuld worden.

Voor de vergaderingen over welzijn op het werk is de preventieadviseur van rechtswege lid van het betrokken overlegcomité.(9) De preventieadviseur moet dus ook opgeroepen worden om deel te nemen aan deze vergaderingen. Hij neemt als neutraal lid deel aan deze vergaderingen als lid van het betrokken overlegcomité en niet als lid van de overheidsafvaardiging.

De betrokken arbeidsarts moet eveneens uitgenodigd worden voor vergaderingen over welzijn op het werk.

De afwezigheid van een of meer regelmatig opgeroepen leden van de betrokken afvaardigingen maakt het overleg niet ongeldig.(10)

Om de notulen op te stellen, maakt de secretaris een lijst op van aan- en afwezigen met de naam van:

• de leden van de overheidsafvaardiging of van hun plaatsvervangers;
• de vakbond;
• de leden van de vakbondsafvaardiging;
• in voorkomend geval, de preventieadviseur en de arbeidsarts;
• de technici van de overheidsafvaardiging;
• de technici van de vakbondsafvaardiging.

3.4.2. Verloop van de vergadering

De punten van de dagorde met betrekking tot de overlegmateries worden in de vermelde volgorde onderzocht.

De dagorde met betrekking tot welzijn op het werk kan echter op voorstel van een afvaardiging gewijzigd worden. Om doorgang te vinden moeten de aanwezige afvaardigingen de wijzigingen eenparig aannemen.

Het overleg wordt beëindigd binnen de termijn zoals vermeld op de dagorde.

Het overleg eindigt met een met redenen omkleed advies waarin naar gelang van het geval vermeld wordt:

• het eenparig standpunt van de afvaardigingen;
• of de uiteenlopende standpunten.

Tijdens de vergaderingen wordt er niet gestemd over de besproken punten. Als de afvaardigingen niet tot een eenparig akkoord kunnen komen, worden de diverse standpunten in het met redenen omklede advies vermeld.

3.4.3. De notulen met het met redenen omklede advies

De secretaris van het betrokken overlegcomité stelt de notulen op van de vergaderingen.

Deze notulen vermelden:

1. de dagorde;
2. de naam van de aanwezige en van de al of niet met kennisgeving afwezige leden van de afvaardiging van de overheid;
3. de benaming van de aanwezige en van de al of niet met kennisgeving afwezige vakbond, alsmede de naam van de aanwezige en van de met kennisgeving afwezige leden van de afvaardigingen van die vakbond;
4. in voorkomend geval, de naam van het aanwezige of van de al of niet met kennisgeving afwezige preventieadviseur en van de arbeidsarts;
5. de namen van de technici van de overheidsafvaardiging en van de vakbondsafvaardiging;
6. de beknopte uiteenzetting van de besprekingen;
7. het met redenen omklede advies met in het kort de motivering van de ingenomen standpunten.

Voor vergaderingen m.b.t. het welzijn op het werk worden afzonderlijke notulen en adviezen opgemaakt.

De notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Binnen 15 kalenderdagen na de vergadering moet een afschrift van de notulen verstuurd (gemaild) worden aan de effectieve en aan de plaatsvervangende leden van de afvaardiging van de overheid, aan de betrokken vakbond en, in voorkomend geval, aan de preventieadviseur en aan de arbeidsarts. De eventuele opmerkingen dienen binnen een termijn van 15 werkdagen aan de voorzitter te worden opgestuurd.(11)

Op voorstel van een afvaardiging en na de andere betrokken afvaardigingen binnen de voormelde termijn van 15 werkdagen gehoord te hebben, kan de voorzitter die termijn wijzigen.

Wordt binnen die termijn geen tekstwijziging voorgesteld, dan worden de notulen definitief.

Als er opmerkingen of tekstwijzigingen worden voorgesteld, legt de voorzitter op de eerstvolgende vergadering het verzoek om rechtzetting aan het overlegcomité voor. Wordt geen overeenstemming bereikt, dan worden de uiteenlopende standpunten in de notulen opgetekend.

3.4.4. Procedureverloop van de definitieve notulen met het met redenen omklede advies

Een afschrift van de definitieve notulen met het met redenen omklede advies moet, zo nodig voor verder gevolg, gestuurd worden:

• aan het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling;
• voor welzijn op het werk: eveneens aan de preventieadviseur.

Na ontvangst van de adviezen treft het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling de nodige maatregelen.

Het hoofd van de betrokken entiteit, raad of instelling deelt aan de voorzitter van het betrokken overlegcomité mee welk gevolg er gegeven werd aan de adviezen.
De voorzitter van het betrokken overlegcomité deelt de stand van zaken mee op de volgende vergadering van het overlegcomité.

Wat de adviezen m.b.t. het welzijn betreft moet de preventieadviseur zo nodig samen met de arbeidsarts en in overleg met het hoofd van de betrokken entiteit onderzoeken in welke mate uitvoering kan gegeven worden aan de adviezen van het overlegcomité.

Indien de beslissing afwijkt van het met redenen omklede advies, moet de voorzitter de redenen waarom de beslissing afwijkt binnen een maand meedelen aan de leden van de afvaardiging van de overheid, aan de vakbonden en in voorkomend geval aan de preventieadviseur.(12)

De notulen met het met redenen omkleed advies van de overlegcomités worden tevens ter informatie gemaild naar het secretariaat van het Hoog Overlegcomité: secretariaatsectorcomiteXVIIIhoc@vlaanderen.be.

In de artikelen 45 tot 50 van het KB van 28 september 1984 werd de werkwijze van de overlegcomités vastgesteld.
Bijkomende procedureregelingen kunnen evenwel nog vastgelegd worden in een reglement van orde (bijvoorbeeld de opschorting van de termijnen in de maand augustus, de verzending per mail, bijkomende vermeldingen op de dagorde, … ).(13)

Om in de overlegcomités tot een eenvormige werkwijze te komen is het wenselijk om het model van reglement van orde, na detailaanpassingen, toe te passen in al de overlegcomités.

(1) Artikel 47 van het KB van 28 september 1984

(2) Art. 27 van het KB van 28/9/1984

(3) Art. 24 en 25 van het KB van 28/9/1984

(4) Art. 46 van het KB van 28/9/1984

(5) Art. 47 van het KB van 28/9/1984

(6) De 10 wettelijke feestdagen zijn: Nieuwjaar, paasmaandag, 1 mei, hemelvaartsdag, pinkstermaandag, 21 juli, O.L.-Vrouw Hemelvaart, Allerheiligen, 11 november en Kerstmis.

(7) Art. 31 bis van het KB van 28/9/1984

(8) Artikel 41 van het KB van 28 september 1984

(9) Artikel 44 van het KB van 28 september 1984

(10) Er is geen minimum aanwezigheidsgraad of - percentage van vakbondsafgevaardigden voor een EOC.

Noch de afwezigheid van een of meer regelmatig opgeroepen leden van de afvaardiging van de overheid, noch die van een of meer regelmatig opgeroepen afvaardigingen van vakorganisaties, maakt de onderhandelingen ongeldig (artikel 22 en 47 KB van 28 september 1984).

Als alle afvaardigingen worden opgeroepen, kan het overlegcomité plaatshebben ongeacht het aantal aanwezigen.

In het met redenen omkleed advies van het overlegcomité kan melding wordt gemaakt van het standpunt dat schriftelijk werd medegedeeld door een vakorganisatie die niet aan het overleg heeft deelgenomen.

De secretaris vermeldt in de notulen de naam van de aanwezige en afwezige leden en vakbonden (art. 48).

De vakorganisaties en de leden van de overheidsafvaardiging kunnen hun opmerkingen (bijvoorbeeld op de besproken aangelegenheden) binnen vijftien werkdagen na de verzending van de notulen ter kennis brengen van de voorzitter, ongeacht of zij aanwezig waren op het overleg (art. 49).

(11) Er moet een onderscheid gemaakt worden tussen de beëindigingstermijn van het overleg (art. 25 en 47, eerste lid KB) en de termijn om de opmerkingen mee te delen (artikel 49, § 2, KB).

Het overleg moet beëindigd zijn binnen dertig dagen sedert de dag van de eerste vergadering waarop het punt ter sprake werd gebracht, dit wil zeggen: het mondeling overleg op de vergadering van het EOC, maar ook het schriftelijk overleg (indien wordt afgesproken om over dit punt verder schriftelijk te overleggen). Overleg veronderstelt een dialoog.

De beëindigingstermijn beoogt, bij een niet eenparig advies eventueel tot een eenparig advies te komen door nieuw overleg binnen die termijn. Het standpunt dat schriftelijk wordt gegeven door op de vergadering afwezige vakbonden kan opgenomen worden in het advies.

Iets anders is de termijn van vijftien werkdagen om, na het overleg, opmerkingen te maken. Hier gaat het louter over opmerkingen (zowel rechtstreeks op de notulen als onrechtstreeks op de documenten). Opmerkingen komen van één partij. Hier is dus geen sprake meer van overleg.

(12) Art. 50 van het KB van 28/9/1984

(13) Artikel 32 van het KB van 28 september 1984