Vraag 1:
Kan een vakbondsafgevaardige het personeelsdossier van een personeelslid inkijken en ook eventueel kopieën opvragen?

Antwoord:
Op basis van het bestuursdecreet van 7 december 2018 kan een vakbondsafgevaardigde inzage vragen in, uitleg over of een kopie van een personeelsdossier van een personeelslid.

De overheid moet dit echter weigeren omdat de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, tenzij het personeelslid met de openbaarmaking instemt (artikel II.34, 2°, decreet).

Indien de aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen op grond van artikelen II.34, 2° dan neemt de overheid contact op met het personeelslid en vraagt ze of de vakbondsafgevaardigde toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het gevraagde personeelsdossier (art. II.46). De aanvraag wordt zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijftien kalenderdagen schriftelijk, per fax of per e-mail beantwoord.

U moet bij de bekendmaking van de weigeringsbeslissing de beroepsmogelijkheid vermelden (art. 22), bijvoorbeeld:
"Tegen deze beslissing kunt u beroep instellen bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie, afdeling openbaarheid van bestuur, op het adres Departement Kanselarij en Bestuur, Havenlaan 88, bus 20, 1000 Brussel. U beschikt daartoe over een termijn van dertig kalenderdagen, die ingaat op de dag nadat de beslissing werd verstuurd."

Vraag 2:
Kan een personeelslid een volmacht geven, en zo ja op welke manier moet dit dan gebeuren, aan iemand (een vakbondsafgevaardigde) om zijn dossier te raadplegen?

Antwoord:
Een personeelslid kan een volmacht geven aan een vakbondsafgevaardigde om zijn dossier te raadplegen. Een document waarin het personeelslid verklaart dat hij toestemming geeft aan de vakbondsafgevaardigde om zijn personeelsdossier in te zien, volstaat.

De gegevens van beide personen moeten vermeld worden (naam, adres, personeelsnummer of rijksregisternummer), zodat hun identiteit geverifieerd kan worden. Het personeelslid moet het document uiteraard ondertekenen.

Een volmacht kan volledig of gedeeltelijk zijn. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat een personeelslid volmacht geeft aan een vakbondsafgevaardigde om de stukken in te zien in verband met zijn tuchtverleden, welke evaluaties hij of zij gekregen heeft, aantal ziektedagen enzovoorts waarbij de volmacht beperkt wordt tot een of meer materies. Bij een gedeeltelijke volmacht moet uiteraard gepreciseerd worden waar de volmacht betrekking op heeft (welke documenten). De volmacht kan ook beperkt zijn in duur.

Vraag 3:
Bij het raadplegen van zijn persoonlijk dossier, kan het personeelslid dan vergezeld zijn van een andere persoon, bvb een vakbondsafgevaardigde?

Antwoord:
Het personeelslid kan vergezeld zijn door elke persoon aan wie hij toestemming geeft om inzage te krijgen in het dossier.

(laatste update: 18/05/2010)