De overheid waaronder het personeelslid ressorteert (in casu de lijnmanager) verleent de erkenning van een personeelslid als vaste afgevaardigde. Het verlenen van de erkenning kan enkel om dwingende dienstredenen gedurende ten hoogste vier maanden worden uitgesteld (art. 73 van het KB van 28 september 1984(opent in nieuw venster)). De lijnmanager moet het personeelslid, de hiërarchische meerdere van het personeelslid en bij aangetekende brief de belanghebbende vakorganisatie in kennis stellen van zijn beslissing (erkenning of uitstel van de erkenning om dwingende dienstredenen).

Wanneer de lijnmanager het personeelslid als vaste afgevaardigde erkent, dan:

• moet hij aan het personeelslid een legitimatiekaart geven (art. 74 van het KB van 28 september 1984).
  De legitimatiekaart kan aangevraagd worden bij het Agentschap voor Overheidspersoneel (secretariaatsectorcomitexviiihoc@vlaanderen.be)
• is het personeelslid vanaf het moment van de erkenning van rechtswege met vakbondsverlof (zie ook de toelichting bij art. X 72 VPS)
• tijdens dit verlof:
  • is het personeelslid niet aan het hiërarchisch gezag van de lijnmanager onderworpen;
  • bevindt het personeelslid zich in de administratieve toestand dienstactiviteit;
  • heeft het personeelslid recht op wedde, bevordering tot een hogere salarisschaal;
  • behoudt het personeelslid de functioneringsevaluatie die de erkenning voorafgaat (art. 77 van het KB van 29 september 1984).

De entiteit van herkomst moet de wedde die het gedurende het vakbondsverlof doorbetaalt van de vakorganisatie terugvorderen, tenzij bij syndicaal vrijgestelden.

Wanneer de lijnmanager het betrokken personeelslid erkent, dan moet er geen besluit worden opgesteld, het KB van 1984 vereist enkel een kennisgeving. Het betrokken personeelslid geniet vanaf het tijdstip van erkenning van vakbondsverlof.