Het projectvoorstel geeft de opzet van het project weer. Een projectvoorstel is bedoeld om:

• de organisatie op de hoogte te brengen van een potentieel project;
• er zeker van te zijn dat de opdrachtgever en mogelijke projectleider eenzelfde visie hebben over de afbakening van het project, de aanpak, doelgroep, de belangrijkste resultaten, …;
• de relatie met andere projecten aan te geven;
• voor zover daar al zicht op is een aanzet te geven voor de projectorganisatie;
• in een kick-off vergadering dit voorstel toe te lichten.

Het projectvoorstel stelt u op tijdens de fase ‘Opstart’. De input voor het projectvoorstel komt van alle belanghebbenden van het project.

Om het projectvoorstel op te stellen kan u volgend sjabloon gebruiken:

• Sjabloon(Word bestand opent in nieuw venster)
• Voorbeeld (ingevuld sjabloon)(Word bestand opent in nieuw venster)

Op basis van het projectvoorstel en de Business Case zal binnen de organisatie beslist worden of het project al dan niet wordt opgestart en verder gezet zal worden en welke aanpak hierbij gekozen zal worden.

Het projectvoorstel geeft de opzet van het project weer.

• Wie is de opdrachtgever, wie is de projectleider
• Doelgroep/ klant/ eindgebruikers
• Scope (afbakening van het project)
• Projectaanpak in grote lijnen
• Relatie en/ of raakvlakken met andere projecten
• Belanghebbende in kaart brengen
• Voorstel van de projectorganisatie

Scope (afbakening van het project)

Het is belangrijk om op voorhand duidelijkheid te scheppen over de omvang van het project. Wat zit wel in scope van dit project, en wat niet. Welke belangrijke veranderingen zijn inbegrepen (automatisering, applicaties, systemen…).

Door op voorhand voldoende aandacht te besteden aan de beperkingen van het project (wat wordt niet meegenomen) komt men soms sneller tot een helder beeld van de scope van het project.

Projectaanpak in grote lijnen

Geef antwoord op de vraag: met welke aanpak bereik je de vooropgestelde doelstellingen van het project?

Mogelijke opties: uitbesteden, intern maken, VO breed voorbeelden zoeken,…

Relatie en/ of raakvlakken met andere projecten

Beschrijf hierin wat de belangrijkste afhankelijkheden met andere systemen, organisaties, locaties, processen, projecten, programma’s, … zijn.

Belanghebbenden in kaart brengen

Hier gaat u in op de belanghebbenden die beïnvloed zullen worden door het project, vb: gebruikers, politiek, vakbonden, management, andere overheden, externe klanten of leveranciers.

Deze beschrijving vormt de basis voor het belanghebbendenbeheer, waarbij je nadenkt in welke mate verschillende doelgroepen betrokken moeten worden, dan wel geïnformeerd moeten worden doorheen het project.

Voorstel van de projectorganisatie

Voorstel voor wie welke rol zal opnemen:

Stuurgroep:

• Sponsor
• Senior Klant
• Senior Leverancier