Het projectinitiatiedocument (PID) bevat alle relevante informatie van het project. Het is een samenvoeging van alle documentatie die tot dan toe beschikbaar is. Het is echter niet de bedoeling dat u alle voorgaande documentatie in zijn geheel in het PID overneemt. Het is voldoende dat u enkel een verwijzing naar het originele document toevoegt.

Het PID stelt u op tijdens de fase ‘planning’ en legt deze ter goedkeuring voor aan de projectstuurgroep.

Om het PID op te stellen kan u volgend sjabloon gebruiken:

• Sjabloon(Word bestand opent in nieuw venster)
• Voorbeeld (ingevuld sjabloon)(Word bestand opent in nieuw venster)

Het projectinitiatiedocument bestaat uit volgende onderdelen:

• Goedgekeurd projectvoorstel
• Verfijnen van de business case
• Productbeschrijving kwaliteitstoets
• Projectaanpak
• Projecttiming
• Teamsamenstelling
• Overzicht middelen
• Bevestiging projectorganisatie
• Risico aanpak
• Communicatie aanpak

Goedgekeurd projectvoorstel

Het projectvoorstel geeft de opzet van het project weer. De goedkeuring van het projectvoorstel is een duidelijke toestemming om het project echt op te starten en aan de volgende fase te beginnen.

Geef duidelijk aan waar het goedgekeurde projectvoorstel terug te vinden is.

Verfijning van de business case

De Business Case vormt de rechtvaardiging van het project. Het bevat al de nodige informatie om te kunnen vaststellen of een project levensvatbaar / haalbaar is en blijft en daarmee samenhangend of het de moeite loont om te investeren of te blijven investeren in het project. Het vormt de basis voor de opstart van het project, maar moet gedurende het project voortdurend geactualiseerd worden met de actuele inschattingen van de te realiseren baten.

Geef duidelijk aan welke verfijningen er zijn van de business case. Het stellen van volgende vragen kan hierbij helpen:

• Zijn de opgenomen baten nog steeds geldig en moeten er nieuwe toegevoegd worden?
• Zijn de opgenomen risico’s nog steeds geldig en moeten er nieuwe toegevoegd worden?

Productbeschrijving en kwaliteitstoets

Een heldere en complete beschrijving van de projectproducten, is een sterke hulp om de producten succesvol te realiseren. Deze beschrijving is een onderdeel van het planningsproces en is bedoeld om:

• aard, doel en functie van het te realiseren product te kunnen begrijpen;
• de informatie en de toeleveringen die benodigd zijn om het product te kunnen realiseren vast te leggen;
• de kwaliteitseisen van de klant waaraan het product moet voldoen vast te leggen (kwaliteitseisen moeten meetbaar zijn);
• de activiteiten en personen of kwalificaties die nodig zijn om het product te realiseren vast te kunnen stellen;
• de activiteiten en personen of kwalificaties die nodig zijn om het product achteraf te kunnen toetsen vast te leggen.

Deze informatie is niet alleen essentieel voor de makers van de producten, maar vormt ook de checklist voor de kwaliteitstoets van het eindproduct.

Mogelijke kwaliteitseisen:

• Functionele eisen: Eisen opgesteld door de opdrachtgever (globaal) & door de gebruikers (in detail). Deze eisen geven aan wat het resultaat moet doen, welke prestaties het moet vervullen = waarom het resultaat gemaakt wordt? Het in kaart brengen van de functionele eisen is van kapitaal belang voor het welslagen van het project.
• Operationele eisen: Het betreft hier eisen m.b.t. bediening, beheer & onderhoud van het projectresultaat.
• Ontwerp- en uitvoeringsbeperkingen: Bepaalde opgelegde beperkingen zoals vb. gebruik van materialen die op voorraad liggen, compatibiliteit software, etc.
• Eisen vanwege de intern & externe diensten: Het gebeurt dat interne of externe diensten pas op het einde van het project betrokken worden en dat men vaststelt dat met bepaalde van hun voorwaarden (eisen) geen rekening werd gehouden. Hier wordt de vraag op voorhand gesteld of er dergelijke eisen zijn wege deze diensten?
• Randvoorwaarden: De opdrachtgever heeft geen invloed op deze eisen en is niet beïnvloedbaar vanuit het project, vb. wettelijke normen.

Projectaanpak

Omschrijf gedetailleerd met welke aanpak de vooropgestelde doelstellingen van het project bereikt kunnen worden.

• De projectfasen opdelen in producten
• Adhoc overleg, gestructureerd overleg
• Werkgroepen, klankbordgroepen …
• De producten verder opdelen in acties/werkpakketten
• De onderlinge afhankelijkheden en volgorde bepalen
• De werkvolumes per werkpakket bepalen
• De acties/werkpakketten verdelen

Geef duidelijk weer welke producten, hoe, door wie, waarmee, wanneer en met welke middelen.

Projecttiming

Een project is onderverdeeld in verschillende fasen, per fase moeten er producten opgeleverd worden. Stel een projecttiming op met mijlpalen waarbij 1 of meerdere producten worden opgeleverd. Het moet duidelijk zijn wanneer de doelstellingen van het project worden gerealiseerd. De projecttiming wordt continu opgevolgd en bijgestuurd indien nodig.

Teamsamenstelling

Welke profielen zijn nodig om het project te kunnen uitvoeren? Wat is de tijdsinschatting per profiel? Welke teams kunnen er samengesteld worden?

Overzicht middelen

Welke middelen heb je allemaal nodig om de projectdoelstelling te realiseren en het eindresultaat van het project te bekomen? Geef een duidelijk overzicht van budgettaire, personeels- en andere middelen die nodig zijn.

Bevestiging van de projectorganisatie

Bevestiging voor wie welke rol zal opnemen:

Stuurgroep:

• Sponsor
• Senior Klant
• Senior Leverancier

Risico aanpak

Risicoaanpak is het identificeren en beoordelen van risico’s en het vaststellen van activiteiten waarmee de restrisico’s tot een (aanvaard) minimum worden herleid. Een projectrisico kan gezien worden als een risico dat een impact heeft op het projectresultaat en op de projectdoelstellingen zoals tijd, geld, scope en kwaliteit.

Risico aanpak stelt de projectleider in staat zijn focus te richten op het behalen van de gestelde doelen, zonder dat hij te maken krijgt met onverwachte effecten die ertoe kunnen leiden dat het project onbeheersbaar dreigt te worden.

Hier kan u een verwijzing naar het risicoregister van uw project opnemen.

Communicatie aanpak

In het communicatieplan neemt u alle communicatieacties op die u wenst uit te voeren bij de verschillende doelgroepen. Zet alle communicatieacties in chronologische volgorde en hou de kenmerken van uw doelgroepen goed in het achterhoofd bij het uitdenken en uitwerken van goede communicatieacties. Zet de voordelen van uw project in de verf, probeer eventuele belemmeringen weg te werken. Hier kan u een verwijzing naar het communicatieplan van uw project opnemen.