• Ga eerst na of er voldoende engagement is van het directie- of managementcomité om een aanwezigheidsbeleid te implementeren. Als het management daar niet achter staat, dan heeft het weinig kans op slagen. De leden moeten het aanwezigheidsbeleid zelf toepassen in de praktijk vanuit hun voorbeeldfunctie.
• Stel een werkgroep samen om het beleid uit te werken. Deze werkgroep bestaat uit personen die belang hebben bij het aanwezigheidsbeleid: HR-verantwoordelijken van de entiteit, vakbondsvertegenwoordiger, een of meerdere leidinggevenden, een lid van het directie- of managementcomité, een of meerdere personeelsleden, een management assistent, ...
  • Kader het project bij de werkgroep en bepaal de scope.
  • Leg doelstellingen en timing vast.
  • Leg alle afspraken vast in een verslag.
• Leg het voorstel voor aan het Entiteitsoverlegcomité (EOC) van je entiteit.

Samen met de werkgroep formuleer je een visietekst.

In deze visietekst staan de motieven, waarden en doelstellingen van het aanwezigheidsbeleid omschreven. Het moet duidelijk zijn waarom je als entiteit een aanwezigheidsbeleid wil voeren:

• Operationele noodzaak: directe en indirecte kosten van verzuim;
• Strategische noodzaak: tevredenheid en motivatie van medewerkers, imago van organisatie, impact op organisatieresultaten;
• Oorzaken van afwezigheid;
• Welke rol je als organisatie kan en wil opnemen.

Belangrijk is dat deze visie positief geformuleerd is, en dus niet vertrekt vanuit de beschuldiging van de zieke medewerker.

De Vlaamse overheid heeft een globale visie op aanwezigheidsbeleid geformuleerd. Je kan je voor je een eigen visie baseren op de basisprincipes uit deze globale visietekst. Voeg eigen contextelementen toe zodat de visie op maat van de entiteit is geschreven.

Bepaal ook een naam voor het project van de werkgroep in overeenstemming met de visie.

• Pas het arbeidsreglement aan indien nodig.
• Zorg voor opleidingen of coaching voor leidinggevenden om goede gesprekken te voeren. Contacteer het Agentschap Overheidspersoneel voor meer informatie: overheidspersoneel@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie).

• Analyseer de verschillende cijfers.
• Verzamel feedback bij leidinggevenden en personeelsleden.
• Maak een evaluatie op van het beleid na een bepaalde periode en stuur bij indien nodig.

Communiceer het beleid naar de medewerkers, leidinggevenden en de vakbonden. Elke doelgroep vraagt een aangepaste communicatie. Voor medewerkers kan je een webpagina op intranet of een brochure maken. Voor leidinggevenden kan je een informatiesessie organiseren. Zorg ervoor dat iedereen goed op de hoogte is van wat er van hem verwacht wordt.