Voor een geslaagde re-integratie is contact houden essentieel. Je entiteit werkt hiervoor een draaiboek uit: dat zorgt ervoor dat er tijdens de duur van de afwezigheid een informeel contact blijft tussen personeelslid en werkgever.

• Bespreek met het personeelslid op welke manier en met wie het contact tijdens diens afwezigheid het beste verloopt. Maak indien nodig ook afspraken over een bepaalde periode van volledige deconnectie.
• Het is bij voorkeur de leidinggevende die contact houdt met het afwezige personeelslid, vanuit een authentieke interesse en betrokkenheid. Dat kan op verschillende manieren: telefonisch, via e-mail, SMS, een kaartje,…
• Ook collega’s en/of terugkeercoach kunnen een rol opnemen om in contact te blijven met het afwezige personeelslid.
• Is het personeelslid langer dan 4 weken afwezig? De preventieadviseur-arbeidsarts informeert die over de wettelijke mogelijkheden bij werkhervatting, om die werkhervatting te faciliteren. Dat verloopt automatisch via de externe preventiedienst.

De terugkeercoach plant binnen de 2 maanden na de start van de afwezigheid een gesprek in met het personeelslid om te bekijken of de eerste stappen naar werk mogelijk zijn. De bedoeling van dat gesprek is vooral om na te gaan hoe het met het personeelslid gaat. Het is geenszins de bedoeling om het personeelslid te controleren of om druk te zetten om het werk te hervatten.

Blijkt uit het gesprek dat stappen naar werk nog niet mogelijk zijn? Dan plant de terugkeercoach in samenspraak met het personeelslid een nieuw gesprek in en behoudt het contact verder.

Goed om te weten: het is belangrijk dat dit gesprek met het personeelslid gebeurt vanuit een neutrale positie. Daarom speelt de terugkeercoach(PDF bestand opent in nieuw venster) een belangrijke rol. (Is er in jouw entiteit nog geen vaste terugkeercoach aangeduid? De leidend ambtenaar bepaalt dan wie die gesprekken voert.)

Als het nodig is (en als het personeelslid daarvoor toestemming geeft) kunnen ook HR en andere welzijnsactoren betrokken worden.

Blijkt uit het gesprek met het personeelslid dat werkhervatting mogelijk en opportuun is? Bespreek dan ook of specifieke begeleiding wenselijk is.

Geen specifieke aandachtspunten

• De leidinggevende neemt de begeleiding zelf op en maakt met het personeelslid afspraken over de werkhervatting.
• Het is aangeraden om de terugkeercoach op de hoogte te houden van de gemaakte afspraken en de effectieve werkhervatting.
• De terugkeercoach kan op eigen initiatief, op vraag van het personeelslid of van de leidinggevende ook ondersteuning bieden en een coördinerende rol opnemen.

Wel specifieke aandachtspunten

• De terugkeercoach neemt een coördinerende rol op.
• Dat is zeker ook het geval wanneer 1 of meerdere welzijnsactoren betrokken zijn bij de re-integratie of wanneer het personeelslid het werk progressief wil hervatten (deeltijdse prestaties wegens ziekte).
• De terugkeercoach werkt samen met alle betrokkenen (personeelslid, leidinggevende, betrokken welzijnsactoren,…) een concreet stappenplan voor werkhervatting uit. Dit stappenplan houdt rekening met de adviezen van de verschillende welzijnsactoren en de bepalingen betreffende het recht op redelijke aanpassingen voor personen met een handicap.
• Het uitwerken van een concreet stappenplan voor werkhervatting gebeurt binnen de 2 maanden nadat werkhervatting mogelijk is. Wanneer men er niet in slaagt om binnen de 2 maanden tot een concreet stappenplan voor werkhervatting te komen, dan moet de entiteit een formeel re-integratietraject opstarten. (Let wel: bij complexe dossiers kun je van die termijn afwijken.)
• Advies?
  • De terugkeercoach kan een beroep doen op tweedelijnsondersteuning van de adviseurs re-integratie en personeelsmobiliteit van het Agentschap Overheidspersoneel.
  • Entiteiten kunnen complexe dossiers voorleggen aan het Sociaal Medisch Team (SMT) van de Vlaamse overheid, waarbij de verschillende welzijnsactoren vertegenwoordigd zijn. Zo kan de problematiek multidisciplinair bekeken worden. Het SMT is een adviesorgaan dat na bespreking van de case een advies uitbrengt aan de entiteit.
  • Het personeelslid kan terecht bij de preventieadviseur-arbeidsarts voor advies over nodige en tijdelijke aanpassingen aan het werk bij herstart. Het onderzoek bij werkhervatting door de preventieadviseur-arbeidsarts is verplicht voor de personeelsleden die onderworpen zijn aan het verplicht gezondheidstoezicht na een afwezigheid van minstens 4 opeenvolgende weken.

De leidinggevende en de terugkeercoach volgen de afspraken voor de werkhervatting op. Op die manier volgen zij op of de re-integratie duurzaam verloopt.

Het is daarbij vooral de bedoeling om herval te voorkomen.

• Een werknemer kan vanaf de 1ste dag van de afwezigheid wegens ziekte of een (arbeids)ongeval een formeel re-integratietraject opstarten.
• Een werkgever kan een formeel re-integratietraject opstarten wanneer een werknemer 3 maanden onafgebroken afwezig is wegens ziekte of een (arbeids)ongeval.

Voor de beoordeling kan de arbeidsarts overleggen met verschillende partijen (behandelend artsen, adviserend arts, preventieadviseurs, terugkeercoaches, jobcoaches,...) op voorwaarde dat de werknemer hiervan op de hoogte is en ermee instemt. Overleg met de werkgever is enkel mogelijk op vraag van de werknemer.

De arbeidsarts heeft 49 dagen de tijd om een beslissing te nemen, in een van de drie categorieën:

Beslissing A: de werknemer is tijdelijk ongeschikt voor het overeengekomen werk maar kan dit op termijn hervatten

• De arbeidsarts kan voorwaarden en modaliteiten bepalen waaraan aangepast of ander werk in tussentijd moet beantwoorden, of aanpassingen aan de werkpost voorstellen. De arbeidsarts bepaalt dit op basis van de gezondheidstoestand en mogelijkheden van de werknemer.
• De werkgever onderzoekt de mogelijkheden voor aanpassingen en maakt op basis van dat onderzoek een re-integratieplan op. Zijn er geen mogelijkheden voor aanpassingen? Dan maakt de werkgever een verslag dat motiveert waarom re-integratie in afwachting van het hervatten van het overeengekomen werk niet mogelijk is. De werkgever heeft 63 kalenderdagen de tijd om het plan of verslag op te maken.

Beslissing B: de werknemer is definitief ongeschikt voor het overeengekomen werk

• De arbeidsarts kan voorwaarden en modaliteiten voor aangepast of ander werk bepalen, of aanpassingen aan de werkpost voorstellen, op basis van de gezondheidstoestand en mogelijkheden van de werknemer.
• De werknemer heeft de mogelijkheid om beroep aan te tekenen tegen deze beslissing.
• De werkgever onderzoekt de mogelijkheden voor aanpassingen en maakt op basis van dat onderzoek een re-integratieplan op. Zijn er geen mogelijkheden voor aanpassingen? Dan maakt de werkgever een verslag dat motiveert waarom re-integratie niet mogelijk is. De werkgever heeft zes maanden de tijd om het plan of verslag op te maken.

Beslissing C: het is om medische redenen niet mogelijk om een re-integratiebeoordeling te doen

• Na deze beslissing is het re-integratietraject beëindigd. De arbeidsarts voorziet geen herevaluatie.
• Ten vroegste na drie maanden kan hetzij de werkgever, hetzij de werknemer opnieuw een re-integratietraject opstarten, tenzij de arbeidsarts een goede reden heeft om van die termijn af te wijken.

• Bij beslissing A heeft de werkgever 63 dagen de tijd om een re-integratieplan of verslag op te stellen. Bij beslissing B is de termijn hiervoor zes maanden.
• Het re-integratieplan beschrijft welke aanpassingen er worden gedaan om het werk te hervatten. De werknemer heeft 14 dagen de tijd om in te stemmen met het re-integratieplan.
  • Als er binnen deze termijn geen reactie komt, moet de werkgever de werknemer contacteren.
  • Komt er opnieuw geen reactie? Dan beschouwt de werkgever dat als een weigering van het plan en dan is het re-integratietraject beëindigd.
• Indien er na overleg en onderzoek van concrete mogelijkheden voor aangepast of ander werk en voor aanpassingen aan de werkpost geen re-integratieplan mogelijk is, maakt de werkgever een verslag. Dit geeft een uitgebreide motivatie waarom de nodige aanpassingen technisch of objectief gezien niet mogelijk zijn of redelijkerwijze niet geëist kunnen worden. Wanneer de werkgever het gemotiveerd verslag heeft bezorgd aan de arbeidsarts en de werknemer, is het re-integratietraject beëindigd.

• De arbeidsarts volgt de uitvoering van het re-integratieplan op regelmatige basis op.
• Een werknemer die tijdens de uitvoering van het re-integratieplan denkt dat het plan niet meer voldoende aangepast is aan de gezondheidstoestand, kan een spontane consultatie vragen bij de arbeidsarts.