Gedaan met laden. U bevindt zich op: Rapportering overheidsopdrachten Overheidsopdrachten en raamcontracten

Rapportering overheidsopdrachten

De regelgeving overheidsopdrachten verplicht aanbesteders om bepaalde gegevens te registreren voor meer transparantie en een gestructureerde gegevensverzameling.

Registratieverplichtingen

Gebruik van elektronische communicatiemiddelen

Alle communicatie en informatie-uitwisseling tussen aanbesteders en ondernemingen, inclusief de indiening van de offertes, verloopt via elektronische weg. Sinds 1 september 2023 geldt deze verplichting ook voor overheidsopdrachten die worden geplaatst met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Bij de openbare en niet-openbare procedure moeten aanbesteders in het e-procurementplatform een proces-verbaal van opening van de offertes opstellen. Bij de andere plaatsingsprocedures kan het worden opgesteld.

Het bevat minstens:

  • het identificatienummer van de onderneming. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO.
  • de naam of handelsnaam van de inschrijvers
  • woonplaats en maatschappelijke zetel van de inschrijvers
  • de naam van de persoon die het indieningsrapport elektronisch ondertekend heeft.

Aankondiging van gegunde opdracht

Aanbesteders zijn verplicht om uiterlijk 30 dagen na de sluiting van de opdracht of de raamovereenkomst een aankondiging van gegunde opdracht te publiceren. De aankondigingsformulieren zijn geïntegreerd in het e-procurementplatform.

In de aankondiging van gegunde opdracht voor Europese opdrachten moet sinds 1 september 2023 het identificatienummer van de begunstigde(n) worden opgenomen. Voor de Belgische inschrijvers komt het identificatienummer overeen met het ondernemingsnummer dat wordt toegekend bij de inschrijving in de KBO. Ook de waardes van de begunstigde offerte(s) én van de hoogste en de laagste offerte die bij de gunning in aanmerking zijn genomen, moeten worden vermeld.

Vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht

Sinds 1 september 2023 geldt de verplichting ook voor niet-Europese opdrachten (zelfs als die eerder werden gelanceerd, maar op 1 september 2023 nog niet waren gegund). Het gaat dan om een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht.

Voor beslissingen tot niet-gunning of niet-sluiting moest sinds 26 februari 2023 al een vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht worden gepubliceerd.

Jaarlijkse registratie van opdrachten van beperkte waarde

Vanaf 1 januari 2025 moet de totale waarde van overheidsopdrachten van beperkte waarde (dit zijn opdrachten met een geraamde waarde lager dan 30.000 euro excl. btw) jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt, en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Tegen 15 februari 2025 moet dus een eerste keer worden gerapporteerd over de overheidsopdrachten van beperkte waarde die in het jaar 2024 werden geplaatst.

Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3.000 euro excl. btw zijn van deze verplichting vrijgesteld.

De registratie moet gebeuren volgens dit formaat:

Gegeven

Formaat

KBO-nummer aanbesteder

KBO-nummer

Land vestiging onderneming

ISO-code

Ondernemingsnummer

KBO-nummer (BE ondernemingen)

Vrije tekst (niet BE ondernemingen)

Aard (Werken, leveringen of diensten)

Code lijst

Totaal bedrag

yyy.yyy.yyy,yy (euro)

Het zal mogelijk zijn om deze gegevens één of meerdere keren per jaar in bulk op te laden met een excel-bestand dat de bovenstaande kerngegevens bevat.

Jaarlijkse registratie van opdrachten op raamovereenkomsten

Vanaf 1 januari 2025 moet de totale waarde van de opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten (‘bestellingen’) jaarlijks worden gecommuniceerd aan het federale aanspreekpunt, en dit ten laatste op 15 februari van elk jaar. Tegen 15 februari 2025 moet dus een eerste keer worden gerapporteerd over de bestellingen die in het jaar 2024 werden geplaatst.

Deze registratie gebeurt per begunstigde onderneming, opgesplitst naar werken, leveringen of diensten.

De registratie moet gebeuren volgens dit formaat:

Gegeven

Formaat

KBO-nummer aanbesteder

KBO-nummer

Land vestiging onderneming

ISO-code

Ondernemingsnummer

KBO-nummer (BE ondernemingen)

Vrije tekst (niet BE ondernemingen)

Aard (Werken, leveringen of diensten)

Code lijst

Referentienummer raamovereenkomst

Vrije tekst

Totaal bedrag

yyy.yyy.yyy,yy (euro)

Het zal mogelijk zijn om deze gegevens één of meerdere keren per jaar in bulk op te laden met een excel-bestand dat de bovenstaande kerngegevens bevat.

Praktische uitwerking voor entiteiten van de Vlaamse overheid

Voor opdrachten van beperkte waarde en voor bestellingen op de raamovereenkomsten worden volgende afspraken vastgelegd om te voldoen aan de registratieverplichtingen.

Voor alle andere overheidsopdrachten garandeert een correct gebruik van het e-procurementplatform de verplichte registratie. Hierbij is de tijdige publicatie van een volledig ingevulde aankondiging van gegunde opdracht essentieel.

  • Uitgangspunt: elke entiteit rapporteert

    Het uitgangspunt is dat elke entiteit van de Vlaamse overheid zelf verantwoordelijk is. Zowel voor een correct gebruik van het e-procurementplatform, als voor een correcte jaarlijkse rapportering over haar opdrachten van beperkte waarde en haar bestellingen op de raamovereenkomsten.

    Alle entiteiten moeten een eerste maal tegen 15 februari 2025 rapporteren over alle opdrachten van beperkte waarde en alle bestellingen op de raamovereenkomsten die werden geplaatst doorheen het jaar 2024.

  • Twee nieuwe flexvelden in Orafin

    Om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen zijn aanpassingen in OraFin en de BI rapportering uitgevoerd. In OraFin werden op het niveau van de inkooporderregel twee nieuwe flexvelden toegevoegd. Het gaat om de velden ‘Overheidsopdracht’ en ‘Referentie Overheidsopdracht’. Deze velden zijn niet verplicht, maar de invulling ervan is belangrijk om te kunnen voldoen aan de registratieverplichtingen.

    Nadere toelichting vind je in de werkinstructie Flexvelden Overheidsopdrachten en Referentie(PDF bestand opent in nieuw venster).

    1. Voor de bestellingen die worden geplaatst op de raamovereenkomsten van Het Facilitair Bedrijf moet bij het aanmaken van het inkooporder:
      • in het veld ‘Overheidsopdracht’ de keuze ‘Raamovereenkomst’ worden aangeduid
      • in het veld ‘Referentie Overheidsopdracht’ het besteknummer van de raamovereenkomst worden opgenomen

    Een overzicht van alle raamovereenkomsten van Het Facilitair Bedrijf met vermelding van de referentie/het besteknummer is terug te vinden in de Raamcontractencatalogus.

    1. Voor de inkooporders die de dienstencentra op het budget van hun klanten aanmaken, vullen deze dienstencentra de flexvelden in opdat de klantenentiteiten hierover correct kunnen rapporteren.
  • Hoe juist kiezen in OraFin

    Belangrijk om weten is dat niet de aard van de uitgave, maar de onderliggende rechtsverhouding bepalend is voor de juiste keuze in het flexveld ‘Overheidsopdracht’.