Maak een planning op voor het gehele proces van de minicompetitie. Zo beperk je de doorlooptijd van de minicompetitie tot een minimum van een drietal weken. Zonder goede planning die vooraf wordt opgemaakt, is dit moeilijk realiseerbaar.

Plan een informatiesessie waarop je eventuele vragen van de deelnemers over de concrete opdracht kan beantwoorden.

• Nodig de deelnemers in de offertevraag (zie stap 2) uit hun vragen op voorhand in te zenden - met duidelijke deadline, x-aantal dagen voor de eigenlijke informatiesessie, zodat je zelf tijd hebt om de antwoorden te formuleren.

Plan een openingsdatum en –uur.

• De offertes van alle deelnemers, moeten op hetzelfde moment geopend worden. Plan dit moment daarom vooraf.
• Gun de deelnemers voldoende tijd om een goede offerte op te maken. Voor grote opdrachten en in periodes van vakanties of feestdagen voorzie je best meer tijd.

Stel een beoordelingsteam samen voor de offertes, en plan de samenkomst van het beoordelingsteam.

• Het beoordelingsteam komt best zo snel mogelijk na openingsdatum en –uur samen voor het onderzoek en de beoordeling van de offertes.

Stel een duidelijke offertevraag op, en verstuur deze naar de opgegeven contactpersonen van alle partijen waaraan het raamcontract gegund werd.

Opgelet: indien het bedrag van de opdracht 144.000 euro excl. BTW of meer bedraagt, en het BVCO is op jou van toepassing, dan moet de offertevraag voorafgaandelijk aan de Inspectie van Financiën worden voorgelegd. De offertevraag kan pas worden verstuurd nadat het gunstig advies van de Inspectie van Financiën is ontvangen.

Tot vlak voor de door jou vastgestelde deadline ontvang je de offertes van de deelnemers. Alle partijen aan wie het raamcontract gegund werd, kunnen deelnemen aan de minicompetitie. Er is echter geen verplichting om deel te nemen; men kan ook kiezen om niet deel te nemen.

Ontvang je een offerte, bevestig deze dan via mail voor ontvangst maar open deze nog niet. Om de deelnemers gelijke kansen te bieden, worden alle offertes op hetzelfde openingsdatum en –uur geopend en nadien beoordeeld.

Maak voor de beoordeling gebruik van het beoordelingsformulier waarin je de motivering en de punten per offerte opneemt.
De uiteindelijke beslissing van het beoordelingsteam wordt opgenomen in een gemotiveerde gunningsbelissing. De gunningsbeslissing is het enige formele document dat op papier opgemaakt en ondertekend moet worden; hetzij door digitaal te ondertekenen (DTP – digitaal tekenplatform – of PDF), hetzij door op papier te ondertekenen en in te scannen. Het beoordelingsformulier is een bijlage bij deze gunningsbeslissing en bevat de motivering voor de beslissing.

Opgelet: indien het BVCO op u van toepassing is en het bedrag van de opdracht 144.000 euro excl BTW of meer bedraagt, moet de gunningsbeslissing samen met het beoordelingsformulier aan de Inspectie van Financiën worden voorgelegd. De gunningsbeslissing kan pas worden ondertekend nadat het gunstig advies van de Inspectie van Financiën is ontvangen.

Soms is het beoordelingsteam van mening dat geen enkele van de offertes voldoet. Deze beslissing wordt neergeschreven in een gemotiveerde beslissing tot niet-plaatsing, eveneens als formeel getekend document. Het beoordelingsformulier is een bijlage bij deze beslissing tot niet-plaatsing.

Beslissing tot gunning van de opdracht

Informeren over het gunnen van én sluiten van de opdracht kan in één beweging . Verstuur hiertoe een mail naar de deelnemer waaraan de opdracht wordt gegund, met de gunningsbeslissing en de bijlage bij deze beslissing – het beoordelingsformulier – als bijlage.

Aan alle deelnemers die niet worden gekozen, stuur je een mail en aangetekende brief waarin ze hierover geïnformeerd worden, met de gunningsbeslissing en de bijlage bij deze beslissing – het beoordelingsformulier – als bijlage.

Beslissing tot niet-plaatsing van de opdracht

Informeren over het niet-plaatsen van de opdracht gebeurt via een mail en aangetekende brief naar alle deelnemers aan de minicompetitie, met de beslissing tot niet-plaatsing en de bijlage bij deze beslissing – het beoordelingsformulier – als bijlage.

Tot slot bestel je de concrete opdracht op de raamovereenkomst:

• Hiervoor maak je een bestelbon op.