Aanbestedende overheden kopen en gebruiken heel wat natuursteen. Meestal vormt die natuursteen een deelelement van een grotere opdracht voor bouw-, renovatie- of infrastructuurwerken.

In veel gevallen is het echter niet duidelijk waar de aangekochte natuursteen vandaan komt en in welke arbeidsomstandigheden hij is geproduceerd. Veel natuursteen is afkomstig uit landen waar er reële risico’s zijn op de schending van mensenrechten en de fundamentele arbeidsnormen. Die risico’s wil elke aanbestedende overheid uiteraard zoveel mogelijk beperkten, of indien mogelijk zelfs uitsluiten. In het verleden heeft het gebruik van dergelijke natuursteen bovendien al meermaals aanleiding gegeven tot controverse.

De natuursteensector in België en Nederland slaat samen met de Nederlandse en de Vlaamse overheid en een aantal maatschappelijke organisaties en vakbonden de handen in mekaar om de risico’s op een structurele manier uit te schakelen. Het initiatief kreeg de naam TruStone en werd door de Vlaamse Regering op 10 mei goedgekeurd. De verschillende partijen binnen dit multistakeholderinitiatief nemen ieder een aantal taken op zich. Zo wordt er van natuursteenbedrijven (producenten en importeurs) verwacht dat ze due diligence toepassen om de sociale risico’s in hun toeleveringsketen te analyseren en vervolgens te beperken. Van de aanbestedende overheden wordt verwacht dat ze het due diligence proces als voorwaarde opleggen binnen hun overheidsopdrachten waar natuursteen deel van uitmaakt en ook toezien op de toepassing ervan.

Onder due diligence wordt een continu doorlopend proces verstaan waarin bedrijven de sociale risico’s in de productie- of toeleveringsketen identificeren, voorkomen en verminderen en verantwoording afleggen over hoe zij omgaan met de geïdentificeerde (risico’s op) negatieve impact. Het gaat dus om een continu proces van “gepaste zorgvuldigheid” dat erop gericht is om risico’s te analyseren, deze te verhelpen en hierover transparant te communiceren.

Hieronder vindt u modelclausules die u in de opdrachtdocumenten kan opnemen bij overheidsopdrachten die een aspect natuursteen omvatten. Waar nodig voorzien we tevens een woordje uitleg.

Overheden die aangesloten zijn bij het TruStone initiatief kunnen voor ondersteuning bij de controle van de due diligence verplichtingen van de aangesloten bedrijven, terecht bij het secretariaat van het TruStone initiatief via InitiatiefTruStone@ser.nl(opent in uw e-mail applicatie) of tel: +31 (0)70 3499 545.

Volgende clausule kan u vrijblijvend opnemen om de inschrijvers informatie te verstrekken over de opgenomen due diligence-methodiek.

De aanbestedende overheid wenst d.m.v. deze opdracht bij te dragen aan het inperken en uitsluiten van sociale inbreuken in de productieketen, zoals kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke werkomstandigheden. Via een proces van due diligence richt deze opdracht zich op het bevorderen van het naleven van de internationale arbeidsnormen en mensenrechten in de productieketens van opdrachtnemers.

Door in te schrijven op deze overheidsopdracht verbindt de inschrijver zich tot het naleven van de uitvoeringsvoorwaarden hieromtrent.

De aanbestedende overheid hecht veel belang aan de naleving van deze uitvoeringsvoorwaarden, erop gelet dat onderhavige opdracht (deels) betrekking heeft op de levering, verwerking en/of installatie van goederen met een verhoogd risico op sociale inbreuken in de productieketen. De risicogoederen zijn wat deze opdracht betreft: (vul nader in: natuursteen, marmer, kasseien, …).

Indien natuursteen een substantieel deel uitmaakt van de totaliteit van de opdracht, is het aan te raden om de inschrijvers reeds in de offertefase te verzoeken om hun onderaannemer of toeleverancier op te geven. Let wel dat het slechts gaat om een verzoek en geen verplichting om de informatie over te maken. Als de inschrijver in zijn offerte ervoor kiest om geen onderaannemers te vermelden, kan hij hiervoor met andere woorden niet gesanctioneerd worden.

De inschrijver vermeldt in zijn offerte welke onderaannemer of toeleverancier hij eventueel voornemens is in te zetten voor het leveren, verwerken en/of installeren van de risicogoederen (natuursteen, marmer, …). Voor elke onderaannemer of toeleverancier van risicogoederen vermeldt de inschrijver de naam, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer, alsook voor welk concreet gedeelte van de opdracht hij de onderaannemer of toeleverancier voorstelt.

De inschrijver toont in zijn offerte aan of maakt aannemelijk dat de voorgestelde onderaannemer of toeleverancier bereidwillig zal meewerken aan de uitvoering van de due dilligence verplichtingen en geen obstructie zal voeren. Obstructie van de betrokken onderaannemer of toeleverancier (bv. het intentioneel ontransparant houden van eerdere schakels in de productieketen) kan leiden tot het toepassen van straffen t.a.v. de opdrachtnemer. De inschrijver moet er zich dus van vergewissen in zee te gaan met een onderaannemer of toeleverancier die bereid is mee te werken aan het uitvoeren van de due dilligence verplichtingen en het tegengaan van sociale inbreuken in de productieketen.

Wanneer de opdrachtnemer in zijn offerte één of meerdere onderaannemers of toeleveranciers heeft voorgesteld voor het leveren, verwerken en/of installeren van de risicogoederen, kan hij in de uitvoering in principe alleen een beroep doen op de betreffende voorgestelde onderaannemers of toeleveranciers, tenzij wanneer hij de toestemming van de aanbesteder verkrijgt tot het inzetten van een andere onderaannemer of toeleverancier.

Indien gewenst kan u onderstaande clausule opnemen zodat u beschikt over een extra middel om de due diligence verplichtingen af te dwingen gedurende de uitvoering van de opdracht. Dit kan bijvoorbeeld interessant zijn in geval van een grote opdracht of wanneer natuursteen verhoudingsgewijs een belangrijk aspect uitmaakt van de opdracht.

Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen inzake due diligence niet nakomt, zal een straf van X euro toegepast worden. De opdrachtnemer kan hierbij verantwoordelijk worden gesteld voor de eventuele niet nakomingen die het gevolg zijn van obstructie door een onderaannemer of toeleverancier.

Indien de opdrachtnemer zijn verplichtingen inzake due diligence laattijdig nakomt, is een dagelijkse straf van X euro per dag vertraging van toepassing. Deze straf zal toegepast worden indien de nodige informatie of stukken m.b.t. de due diligence verplichtingen te laat of onvolledig worden aangeboden.

Onderstaande clausule vormt de eigenlijke kern van het due diligence proces en moet verplicht worden opgenomen.

De opdrachtnemer moet verplicht due diligence toepassen. Dit is een doorlopend proces dat organisaties helpt risico’s op het schenden van arbeids- en mensenrechten in de eigen organisatie en de bijbehorende productieketen in kaart te brengen en die vervolgens te voorkomen, verminderen, herstellen en/of te compenseren. Onderdelen van dit proces zijn ten eerste het opstellen van een risicoanalyse, ten tweede het opstellen van een plan van aanpak en ten derde een jaarlijkse rapportageverplichting. Met dit proces wil de aanbestedende overheid de (risico’s op) arbeids- en mensenrechtenschendingen binnen de internationale productieketens verkleinen.
Onder due diligence wordt, anders dan de gangbare term in de accountancy, geen boekenonderzoek verstaan, maar een proces om met gepaste zorgvuldigheid inzicht te bieden in de eventuele risico’s op arbeids- en mensenrechtenschendingen die zich in de internationale productieketen voordoen en deze vervolgens met gepaste zorgvuldigheid pogen te elimineren.

Bij de uitvoering van de due diligence dient de opdrachtnemer zich te concentreren op de gehele productieketen.

De opdrachtnemer moet volgende verbintenissen nakomen:

1. Risicoanalyse productieketen – uiterlijk 1 maand na de sluiting van de opdracht en in ieder geval voor de levering van de risicogoederen wordt een risicoanalyse door de opdrachtnemer aangeleverd ten aanzien van de productieketen waarin het volgende is opgenomen:
   1. een beschrijving van de productieketen;
   2. een analyse van de risico’s op schending van arbeids- en mensenrechten in de productieketen.

Een handig hulpmiddel voor het uitvoeren en opstellen van een risicoanalyse is de MVO Risico Checker voor ondernemers(opent in nieuw venster).

2. Plan van aanpak mitigeren risico’s – uiterlijk 2 maanden na de sluiting van de opdracht wordt een plan van aanpak door de opdrachtnemer verstrekt om de risico’s die in de risicoanalyse zijn vermeld te mitigeren.
   
   In het plan van aanpak zijn minstens volgende elementen opgenomen:

• een overzicht en beschrijving van de inspanningen die de opdrachtnemer zal leveren om de risico’s te mitigeren;
• een planning van de inspanningen die de opdrachtnemer zal leveren;
• (optioneel) een toelichting bij het tot stand komen van het plan van aanpak, bijvoorbeeld informatie over de betrokkenheid van stakeholders.

Indien de opdrachtnemer of de leverancier van de risicogoederen aangesloten is bij een multistakeholderinitiatief, kan dit worden gezien als een actie om de risico’s in zijn productieketen te verkleinen. De opdrachtnemer kan hier melding van maken in het plan van aanpak. Het betekent echter niet dat de opdrachtnemer daarmee aan al zijn due diligence verplichtingen voldoet. De opdrachtnemer moet controleren of initiatief alle risico’s afdekt. Wanneer dat niet het geval is, beschrijft de opdrachtnemer in zijn plan van aanpak welke inspanningen hij zal leveren om de (overgebleven) risico’s te mitigeren.

3. Jaarlijkse rapportage - gedurende de looptijd van de opdracht rapporteert de opdrachtnemer bij iedere verjaardag van de opdracht (of in geval van een korter lopende opdracht: bij de oplevering daarvan) over de uitvoering van de due diligence.

De rapportage moet tevens gelijktijdig openbaar worden gemaakt, al dan niet als onderdeel van een rapportage die een breder deel van de activiteiten van de opdrachtnemer betreft, zoals een (duurzaamheids)jaarverslag. Openbaarmaking kan worden bereikt door plaatsing op de website van de opdrachtnemer. De rapportage is vormvrij, maar moet voor de bruikbaarheid ervan in het Nederlands- of Engels opgesteld zijn.

De rapportage bevat in ieder geval:

• een risicoanalyse zoals beschreven onder 1;
• de maatregelen die in het jaar waarover gerapporteerd wordt zijn genomen om risico’s te verminderen en eventuele schendingen in de productieketen te verhelpen;
• de aanpak en resultaten van de monitoring op de naleving;
• informatie over hoe eventueel ontvangen signalen (intern en extern) over schendingen afgehandeld zijn.

De aanbestedende overheid kan over de risicoanalyse, het plan van aanpak en de rapportage die zij aangeleverd krjigen, informatie en advies inwinnen bij het secretariaat van het Initiatief TruStone (vanaf Q4 2020).