Deze raamovereenkomst werd op een vergaande en weloverwogen manier verduurzaamd. Met deze raamovereenkomst sleepte het Facilitair Bedrijf de Europese Procura+ Award voor meest duurzame overheidsopdracht van het jaar 2018(opent in nieuw venster) in de wacht.

De voornaamste duurzaamheidsdoelstellingen van deze raamovereenkomst:

• Het sluiten van materiaalkringlopen door te verzekeren dat minstens 50% van de producten geheel of gedeeltelijk vervaardigd zijn van gerecycleerde of hernieuwbare materialen en door te verzekeren dat inktpatronen en toners hun weg terugvinden naar een tweede leven door recyclage of “remanufacturing”. Kantoorbenodigdheden bestaan uit veel, doorgaans op aardolie gebaseerde materialen.
• Het terugdringen van de klimaatimpact van het transport, aangezien levering van kantoormateriaal doorgaans veel transport veroorzaakt.

Deze duurzaamheidsdoelstellingen moesten aansluiten met andere, meer algemene doelstellingen van Het Facilitair Bedrijf, zoals het creëren van een aantrekkelijk en goed geprijsd aanbod voor haar klanten.

Om dit te realiseren, werden verschillendende acties ondernomen:

• een grondige evaluatie van de oude raamovereenkomst;
• een uitgebreide marktverkenning;
• een uitgekiend bestek met technische specificaties, gunningscriteria en uitvoeringsvoorwaarden om de markt uit te dagen;
• een rigoureus onderzoek van de duurzaamheidsclaims die de inschrijvers maakten in hun offerte;
• een verplichte duurzaamheidsrapportering in de uitvoeringsfase.

Het ultieme doel is dat een grote schare aan loyale klanten meesurfen op het duurzaam aanbod van deze raamovereenkomst. Door de grote afname realiseert Het Facilitair Bedrijf zo samen met haar klanten een grote duurzaamheidsimpact.

We werkten een uitgebreid pakket aan maatregelen uit, zodat de raamovereenkomst op zoveel mogelijk verschillende vlakken verduurzaamt. Sommige maatregelen hebben betrekking op de producten, andere hebben betrekking op het transport.

Producten:

• Duurzame producten. De raamovereenkomst bestaat uit een vaste inventaris met 252 producten die gedefinieerd werden door de aanbestedende overheid. Daarnaast moesten de inschrijvers ook een aanvullende catalogus indienen. Voor 80 producten uit de inventaris moesten de inschrijvers verplicht om een duurzaam alternatief aanbieden, voor 103 andere producten mocht vrijblijvend een duurzaam alternatief aangeboden worden. Het aanbieden van meer duurzame alternatieven in de inventaris en van duurzame producten in de catalogus, werd beloond met extra punten op het gunningscriterium duurzaamheid.
• Op vraag van de besteller moet de opdrachtnemer voorraadkasten plaatsen met de meest voorkomende kantoorartikelen voor dagelijks gebruik. De kasten worden tweewekelijks aangevuld, waardoor de beschikbaarheid van deze producten wordt gegarandeerd. In samenwerking met de opdrachtnemer worden bestellers aangemoedigd om de inhoud van hun voorraadkast duurzaam samen te stellen. Daardoor stijgt de afname aan duurzame producten aanzienlijk, zonder dat bestellers daar actief aandacht aan besteden. Dit systeem van voorraadkasten zorgt daarnaast ook voor een drastische verlaging van het aantal transportbewegingen.
• Advies op maat. De opdrachtnemer moet elke besteller ieder jaar een lijst van 10 producten bezorgen waarvoor het aangewezen is om voor een duurzame alternatief te kiezen. Doel is om de bestellers attent te maken op het bestaan van valabele duurzame alternatieven en hen te sensibiliseren bij hun keuze. Bij het opmaken van de lijst moet de opdrachtnemer rekening houden met de bestelde hoeveelheden en het prijsverschil tussen het eerder gekochte product en het voor te stellen duurzaam alternatief.
• De opdrachtnemer moet rapporteren over de aangekochte producten. Als de doelstelling van 50% duurzame producten niet werd gehaald, kunnen bijkomende acties worden genomen (bv. bijkomende communicatie naar de bestellers). Zo heeft Het Facilitair Bedrijf met resultaat gecommuniceerd over duurzame alternatieven voor inktpatronen en toners. Heel wat klanten maakten de overstap.

Transport:

• Voorkomen van kleine leveringen. De opdrachtnemer mag een leveringsprijs van 7,5 euro aanrekenen voor leveringen met een bestelwaarde van minder dan 25 euro, zodat kleine bestellingen worden ontmoedigd (grotere bestellingen hebben geen leveringskost). De standaard leveringstermijn bedraagt 2 dagen, waardoor de opdrachtnemer de bestellingen beter kan clusteren. Het Facilitair Bedrijf wijkt met deze keuze bewust en weloverwogen af van de marktstandaard van de “next day delivery” met het oog op verduurzaming. Het gebruik van voorraadkasten zorgt nog verder voor een drastische vermindering van het aantal transportbewegingen.
• Reduceren van CO2-uistoot van het voertuigenpark. Het bestek bevat een gunningscriterium dat stuurde naar het gebruik van alternatieve voertuigen (elektrisch of aangedreven door de berijder) en van milieuvriendelijke voertuigen (hogere Euronormen). Concrete activiteiten die brandstofverbruik reduceren (bv. ecodriving, optimalisering distributie, …) werden ook beloond met extra punten.

Tijdens de marktverkenning bleken drie bedrijven groot genoeg om de raamovereenkomst aan te kunnen. Bij opmaak van het bestek werden de duurzaamheidseisen zo opgesteld dat alle potentieel geïnteresseerde bedrijven een offerte konden indienen. De drie bedrijven hebben daadwerkelijk een offerte ingediend. De vergaande duurzaamheidsvereisten hebben dus geen negatieve impact gehad op de omvang van de mededinging.

De claims in de offertes omtrent de duurzaamheid van de producten werden geverifieerd in de beoordelingsfase. De duurzaamheidseisen hebben duidelijk een effect gehad op de manier waarop leveranciers van kantoormateriaal omgaan met duurzame producten en de informatie die hieromtrent beschikbaar is. In de beoordelingsfase hebben twee van de drie inschrijvers hun toeleveranciers moeten aanspreken voor extra documentatie om hun duurzaamheidsclaims te staven.

Uit de offertes bleek daarnaast ook dat de vergaande duurzaamheidseisen de inschrijvers ook hebben aangezet tot het aangaan van samenwerkingen met nieuwe partners. In de winnende offerte werd bijvoorbeeld gepreciseerd dat de voorraadkasten worden aangevuld door Enya bvba, een KMO gespecialiseerd in levering van kantoormateriaal. De vraag naar reductie van CO2-uitstoot leidde bijvoorbeeld tot samenwerkingen met Bubble post, op dat ogenblik een KMO actief rond duurzame distributie in steden (sinds begin 2018 deel van de BPost groep). Door samenwerking met KMO’s te stimuleren, komt de raamovereenkomst eveneens tegemoet aan een andere beleidsdoelstelling rond overheidsopdrachten, nl. het vergroten van de participatie van KMO’s.

De beoordeling van de offertes aan de hand van de gunningscriteria (prijs, duurzaamheid, dienstverlening, volumekorting) wees uit dat Staples Belgium de beste totaalscore haalde waardoor deze inschrijver als begunstigde uit de bus kwam.

De inventaris van de raamovereenkomst bevat 426 unieke producten, waarvan er 199 (47%) duurzaam zijn. Bijna alle papierproducten (die vertegenwoordigen een substantieel aandeel van de omzet) voldoen aan de vooropgestelde duurzaamheidscriteria.

Bij een eerste rapportering voor de periode (30/06/2017 – 28/02/2018) was 40,27% van de aangekochte producten duurzaam. Opvallend is dat er een groot verschil is tussen de papierproducten (75,34% duurzaam), andere kantoorbenodigdheden (17,33% duurzaam) en inktpatronen en toners (4, 55% duurzaam).

Voor het transport (leveringsrondes) werkt Staples samen met onderaannemers. In 10 steden in Vlaanderen wordt Bpost/Bubble post ingeschakeld. Voor het overige wordt GLS ingeschakeld, dat onder meer gebruik zal maken van CNG voertuigen. Specifiek voor de belevering van de voorraadkasten wordt Enya ingezet. De vloot van Enya is in transitie, er zijn CNG voertuigen besteld, maar nog niet in gebruik. Om het transport te monitoren is er een opvolgingssysteem waarbij de opdrachtnemer om de 6 maand moet rapporteren over het transport en de gebruikte voertuigen. In samenwerking met de opdrachtnemer wordt er getracht sommige trends in het aantal gereden kilometers te identificeren en de hoeveelheid uitgestoten CO2.

Over de reductie van afval valt te melden dat de voorraadkasten niet alleen leiden tot minder transportbewegingen, maar ook tot minder afval. Alle artikelen worden vooraf proactief uitgepakt en gesorteerd in draagdozen gebaseerd op de effectieve noden van de gebruikers van een bepaalde kast. Alle artikelen zijn ook beschikbaar voor iedereen, zodat personeelsleden geen eigen inefficiënte stock gaan aanleggen van een te groot aantal artikelen. Op deze manier helpt Staples Belgium de Vlaamse overheid bij het optimaliseren van haar afvalmanagement en draagt het ook bij aan het verbeteren van de laadcapaciteit en de efficiëntie van de transportpartners.

Met deze raamovereenkomst wilt Het Facilitair Bedrijf ook bewustwording en gedragswijzigingen creëren, zonder in te boeten aan klantentevredenheid en economische performantie. De genomen maatregelen om klanten duurzaam te laten kopen zijn logisch en gebruiksvriendelijk. Door de leveringstermijn van twee dagen te verplichten, moeten klanten vooruit denken en bestellingen clusteren. Door het jaarlijks advies van de opdrachtnemer over de opportuniteiten om niet duurzame producten te vervangen door duurzame producten en de ondersteuning om duurzame keuzes te maken voor de voorraadkasten, krijgen klanten ook hulp om na te denken over de keuze die ze maken in het uitgebreide gamma dat de raamovereenkomst rijk is. De voorraadkasten zijn bovendien niet enkel duurzaam, maar ook kostenefficiënt. Bestellingen (aanvullingen) worden automatisch gegenereerd op basis van de aanvulling die Enya doet en interne distributie en stock management is niet langer nodig, waardoor zowel Staples Belgium als de klanten kostbare tijd uitsparen.

Hoewel de producten niet heel bijzonder of innovatief zijn, vormt deze raamovereenkomst wel een degelijke en allesomvattende aanpak om tot een vergaande verduurzaming te komen met een heel brede impact zowel naar de klanten als de markt toe.

Het systeem van de inventaris met verplichte en optionele duurzame alternatieven is sterk uitgedacht en leidt tot het meest uitgebreide aanbod aan duurzame producten dat mogelijk is, zonder aanleiding te geven tot onregelmatigheden en zonder negatieve invloed op de mededinging. Het gebruik van een raamovereenkomst (grote hoeveelheden) in combinatie met een volumekorting verzekert aantrekkelijke prijzen en dus de populariteit van de raamovereenkomst bij de klanten van Het Facilitair Bedrijf. Deze populariteit en grote afnamehoeveelheden hebben op hun beurt een sterk hefboomeffect op duurzame producten in de markt.

Deze raamovereenkomst toont ook duidelijk de waarde van een goed partnerschap aan. Het Facilitair Bedrijf ging een partnerschap aan met de collega’s van het departement Omgeving, die bijzonder nuttige expertise over milieu aanbrachten doorheen alle verschillende fase van de plaatsingsprocedure. Er was een intensieve samenwerking, zowel bij de opmaak van het bestek, in de plaatsingsfase als in de uitvoeringsfase. Daarnaast is er ook een goed partnerschap tussen Het Facilitair Bedrijf en Staples Belgium, dat op zijn beurt partnerschappen aanging met andere bedrijven als onderaannemers.

Een geleerde les is ook dat diepgaand onderzoek de moeite loont. Gedurende de plaatsingsfase van de opdracht was er veel correspondentie met de drie inschrijvers, die zich erg bereid toonden tot medewerking en tot het staven van de duurzaamheidsclaims. Daarbij werden wel volgende leerpunten voor de toekomst geïdentificeerd:

• Het bestek moet helderder vermelden dat claims van inschrijvers die niet gestaafd worden door documentatie door andere partijen (bv. de producent of een derde partij) niet volstaan als bewijs.
• Het bestek moet ook meer informatie bevatten over de FSC- en PEFC-CoC certificaten en over de verwachtingen van de aanbestedende overheid omtrent de vermelding van deze labels op de facturen om de CoC duurzaamheidsclaim echt hard te maken.

• Meer informatie over deze raamovereenkomst en de afnamemogelijkheden
• Meer info over de aanpak en de opgedane ervaringen is beschikbaar bij het centraal aanspreekpunt duurzame overheidsopdrachten