Bij tweestapsprocedures selecteert de aanbesteder geschikte ondernemingen in de eerste stap op basis van het onderzoek van de aanvragen tot deelneming.

Deze aanvragen tot deelneming moeten even grondig als de offertes onderzocht worden. De essentie van een tweestapsprocedure is immers dat enkel bekwame kandidaten zullen deelnemen aan de tweede fase. Dit leidt ertoe dat er minder, maar tegelijk meer kwalitatieve offertes worden ingediend.

Bij het onderzoek van de aanvragen tot deelneming komen een aantal aspecten aan bod: ontvankelijkheid, onderzoek van de uitsluitingsgronden en onderzoek van de kwalitatieve selectie-eisen.

De aanbesteder neemt de weergave van dit onderzoek op in het selectieverslag of in de selectiebeslissing.

Eerst en vooral onderzoekt de aanbesteder de ontvankelijkheid van een aanvraag tot deelneming. Een aanvraag tot deelneming is ontvankelijk wanner hij voldoet aan de voorwaarden van het indieningsrecht, de indieningswijze, de indieningstermijn en de volledigheid van de aanvraag tot deelneming. Het gaat anders gezegd om de formele aanvaardbaarheid van de aanvraag tot deelneming. In de volgende alinea's wordt dit onderzoek stapsgewijs toelicht.

Vooreerst mag elke kandidaat slechts één aanvraag tot deelneming mag indienen (art. 54, § 1 KB Plaatsing). Eén ondernemer mag echter wel deelnemen in meerdere kandidaten (bv. in meerdere combinaties zonder rechtspersoonlijkheid of als kandidaat zelf een aanvraag tot deelneming indienen en daarnaast optreden als deelnemer van een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid).

Voor de niet-openbare procedure moeten de aanvragen tot deelneming vóór de limietdatum en het limietuur zijn aangekomen en worden laattijdige aanvragen tot deelneming geweerd (art. 83 KB Plaatsing). Voor de mededingingsprocedure met onderhandelingen voorziet de regelgeving daarentegen niet in een gelijkaardige regel. Wel is het aangewezen om in de opdrachtdocumenten een limietdatum en -uur op te nemen. In dat geval zullen laattijdige aanvragen tot deelneming op grond van het gelijkheidsbeginsel ook niet aanvaard kunnen worden.

Wanneer het gebruik van e-Tendering verplicht is (art. 14 Wet Overheidsopdrachten), moeten aanvragen tot deelneming ook verplicht via e-Tendering worden overgelegd. Wanneer een kandidaat zijn aanvraag tot deelneming niet via e-Tendering indient, wordt artikel 14 Wet Overheidsopdrachten geschonden en zal de aanvraag tot deelneming bijgevolg onontvankelijk zijn en niet kunnen worden aanvaard.

Tot slot moet ook de volledigheid van de aanvraag tot deelneming worden nagegaan. Er moet echter rekening worden gehouden met artikel 66, §3 Wet Overheidsopdrachten. Deze bepaling geeft aan dat in geval van onvolledige of onjuiste informatie of documentatie of in geval er specifieke documenten ontbreken, de aanbesteder de kandidaat of inschrijver kan vragen die informatie of documentatie binnen een passende termijn in te dienen, aan te vullen, te verduidelijken of te vervolledigen. Deze verzoeken dienen wel met volledige inachtneming van de beginselen inzake gelijkheid en transparantie te gebeuren.

Opdrachten vanaf de Europese drempels (m.u.v. OPZB’s o.b.v. artikel 42, § 1, 1°, b) en d), 2°, 3°, 4°, b), en c) Wet Overheidsopdrachten)

Voor deze opdrachten moeten de kandidaten het UEA mee indienen bij hun aanvraag tot deelneming (art. 38, § 1 KB Plaatsing).

Het onderzoek van de aanvragen tot deelneming zal in verschillende stappen verlopen:

• Vooreerst worden de sociale en fiscale schulden onderzocht. De controle van deze uitsluitingsgronden moet immers binnen 20 dagen na de limietdatum voor het indienen van de aanvragen tot deelneming gebeuren (art. 62, § 2 en art. 63, § 2 KB Plaatsing).
• Vervolgens wordt het UEA gecontroleerd. Op basis van de informatie in het UEA (omtrent toegangsrecht, corrigerende maatregelen, kwalitatieve selectie-eisen) zal een kandidaat al dan niet verder beoordeeld kunnen worden.
• Tot slot worden de overige uitsluitingsgronden, de minimale kwalitatieve selectie-eisen en de criteria ter beperking van het aantal kandidaten (indien vooropgesteld) onderzocht op basis van de ondersteunende documenten. Indien deze documenten niet bij de aanvraag tot deelneming zijn gevoegd, zal de aanbesteder deze moeten opvragen bij de kandidaat. Documenten die rechtstreeks beschikbaar zijn via een gratis toegankelijke nationale databank, moet de aanbesteder de documenten zelf opvragen via dergelijke databank (bv. Telemarc).

De overheid neemt de weergave van dit onderzoek op in het selectieverslag of in de selectiebeslissing.

Opdrachten onder de Europese drempels en OPZB’s o.b.v. artikel 42, § 1, 1°, b) en d), 2°, 3°, 4°, b), en c) Wet Overheidsopdrachten

Voor deze opdrachten wordt uitgegaan van de impliciete verklaring op erewoord. Sterker nog, de aanbesteder mag geen UEA opvragen. Het loutere feit van de indiening van de aanvraag tot deelneming vormt een impliciete verklaring op erewoord dat de kandidaat zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgronden bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de Wet Overheidsopdrachten (art. 39, §1 KB Plaatsing).

Tenzij anders bepaald, geldt de impliciete verklaring enkel in zoverre de documenten of certificaten betreffende de uitsluitingsgevallen voor de aanbesteder kosteloos toegankelijk zijn via de in artikel 73, §4 van de Wet Overheidsopdrachten bedoelde databanken. Voor elementen die niet vallen onder de impliciete verklaring, moeten de ondersteunende documenten en certificaten ter bewijsvoering dat de kandidaat zich niet bevindt in een uitsluitingssituatie worden voorgelegd vóór de limietdatum en het limietuur voor de indiening van de aanvragen tot deelneming (art. 39, §1, lid 3 KB Plaatsing). Wat de selectiecriteria betreft en, in voorkomend geval, de objectieve regels en criteria voor de beperking van het aantal kandidaten, moeten de documenten en criteria vóór de limietdatum en het limietuur voor de indiening van de aanvragen tot deelneming worden voorgelegd (art. 39, §2 KB Plaatsing).

Na ontvangst van de aanvragen tot deelneming worden in elk geval eerst de sociale en fiscale schulden onderzocht. De controle van deze uitsluitingsgronden moet immers binnen 20 dagen na de limietdatum van de aanvragen tot deelneming gebeuren (art. 62, § 2 en art. 63, § 2 KB Plaatsing).

Daarna worden de overige uitsluitingsgronden, de minimale kwalitatieve selectie-eisen en de criteria ter beperking van het aantal kandidaten onderzocht. Dit onderzoek dient te gebeuren op basis van de door de kandidaten aangeleverde documenten en de documenten die de aanbesteder zelf raadpleegt via een gratis toegankelijke nationale databank (bv. Telemarc). Op basis van dit onderzoek maakt de aanbesteder de selectiebeslissing (en desgewenst het selectieverslag).

In het kader van de plaatsing van een opdracht moet de aanbesteder een gemotiveerde beslissing opmaken wanneer hij beslist over de selectie van kandidaten (art. 4, lid 1, 5° Wet Rechtsbescherming). De gemotiveerde selectiebeslissing is één van de bij overheidsopdrachten verplicht gestelde gemotiveerde beslissingen.

De selectiebeslissing is de beslissing van de aanbesteder tot keuze van de kandidaten op basis van de uitsluitingsgronden en van de selectiecriteria. Een selectiebeslissing wordt genomen bij tweestapsprocedures op grond van de aanvragen tot deelneming.

De minimuminhoud van een gemotiveerde beslissing is wettelijk voorgeschreven (art. 5 Wet Rechtsbescherming). De daadwerkelijke inhoud van de selectiebeslissing hangt echter af van de aan- of afwezigheid van een selectieverslag.

Bestaat er geen grondig en gemotiveerd selectieverslag, dan moet de selectiebeslissing het gehele onderzoek van de aanvragen tot deelneming en de punctuele motivering omvatten. Is er wel een selectieverslag, dan vermeldt de selectiebeslissing slechts het volgende:

• de namen van de niet-geselecteerden en de geselecteerden;
• een verwijzing naar het bijgaande selectieverslag dat dan één ondeelbaar geheel vormt met de beslissing.

Om te verzekeren dat de beslissing afdoende gemotiveerd werd in rechte en in feite, is het opmaken van een selectieverslag een goede bestuurlijke praktijk. Hiermee kan worden aangetoond dat de aanvragen tot deelneming grondig onderzocht werden. De aanbesteder kan dan het volledige onderzoek van de aanvragen tot deelneming opnemen in het selectieverslag, met o.a. volgende informatie:

• waarom bepaalde aanvragen tot deelneming onontvankelijk zijn verklaard, geweerd zijn wegens onvolledigheid of geweerd zijn wegens een uitsluitingsgrond of het niet voldoen aan de selectie-eisen, waardoor de kandidaten in kwestie aangemerkt zijn als niet-geselecteerden;
• waarom andere aanvragen tot deelneming volledig in orde bevonden zijn en de kandidaten in kwestie aangemerkt zijn als geselecteerden.

De bevoegde autoriteit moet de selectiebeslissing nemen — eventueel bij delegatie — en ondertekent (tenzij de ondertekening zou zijn doorgedelegeerd).

Eens de selectiebeslissing genomen is, zullen de geselecteerden een uitnodiging ontvangen om een offerte in te dienen.