In haar beslissing van 16 december 2016 besliste de Vlaamse Regering

• in alle raamcontracten aan te geven met welk type catalogus gewerkt wordt;
• de financiële systemen klaar te maken om e-ordering en e-catalogus mogelijk te maken.

Met e-ordering en e-catalogus worden de resterende lacunes in de post-award fase van het end-to-end e-procurement opgenomen. Voor veel aanbestedende overheden is er belangrijke efficiëntie te realiseren wanneer e-orders kunnen verstuurd worden. Als overheidsklanten een e-order kunnen uitsturen waarmee de leveranciers op basis daarvan de levering uitvoeren en elektronische facturen kunnen genereren, dan is de cirkel rond en kunnen beide partijen profiteren van efficiëntiewinsten op vlak van leveringstijd, bedrijfszekerheid en financiële afhandeling.

1. Gebruik van het Peppol-model

Er bestaan uiteraard nu al contracten waarin e-ordering is voorzien, maar door die in te gaan bedden in het Peppol-model dat we gebruiken voor e-facturatie, creëren we een grote meerwaarde voor alle partijen. Het Peppol-model laat toe om ook voor e-ordering maatwerk te elimineren en te kiezen voor maximale interoperabiliteit.

De onmiddellijke voordelen zijn:

• Leveranciers kunnen de Peppol e-orders hergebruiken voor andere publieke en private aankopers.
• De financiële systemen van de aankoper en de leverancier moeten slecht éénmaal aangepast worden.
• Het afsprakenkader tussen aankoper en leverancier kan gestandaardiseerd verlopen op basis van de documentatie uit het Peppol-model.
  Bekijk het plan van aanpak(PDF bestand opent in nieuw venster)

Bij nieuwe dossiers wordt aanbevolen te kiezen voor e-ordering met gebruik van het Peppol-model. De invoering van een e-catalogus om de e-orders op een gestructureerde wijze te kunnen aanmaken, is daarbij een vereiste.

Voor meer informatie omtrent de Peppol e-ordering processen:

• Algemeen: Peppol BIS Ordering 3.1(opent in nieuw venster)
• Syntax:
  • Peppol Order Transaction 3.1(opent in nieuw venster)
  • Peppol Order Response Transaction 3.0(opent in nieuw venster)

2. Een e-order vertrekt vanuit het financieel systeem waar de e-factuur wordt ontvangen.

De grote meerwaarde van e-ordering en e-facturatie in één finacieel systeem is dat er een automatische matching tussen e-order en e-factuur kan gebeuren. Vanzelfsprekend moet het e-order dan gegeneerd zijn in het financieel systeem van de aankoper en verwerkt worden in het financieel systeem van de leverancier.

De Vlaamse overheid wil bewust gebruik maken van meerdere bestelprocedures. Dit biedt immers de mogelijkheid om per leverancier en/of aankoopproces de optimale werkwijze te kiezen. Voor éénzelfde leverancier wordt wel geopteerd voor éénzelfde bestelprocedure. De bestelprocedures waarbij gebruik wordt gemaakt van een e-catalogus zijn:

Bestelprocedure 1. De ‘hosted catalog’

De leverancier levert de catalogus aan (diensten of producten) één of meerdere financiële systemen die in staan voor het beheer van deze catalogus (hosted catalog).
De aankoper bestelt in het eigen financiële systeem op basis van deze kopij van de catalogus. Het Peppol e-order wordt vervolgens verzonden naar de leverancier die een ontvangstbevestiging stuurt.

Na uitlevering of uitvoering van de opdracht en ontvangstbevestiging wordt er gefactureerd door de leverancier (Peppol e-invoice). Het financieel systeem van de aankoper ontvangt de e-factuur en, afhankelijk van de maturiteit van het financieel systeem, gebeurt de verwerking in meer of minder mate automatisch.

Bestelprocedure 2. De ‘Punch Out Catalog’

Hierbij wordt gebruik gemaakt van een webshop (‘Punch Out Catalog’) van de leverancier. De catalogus wordt beheerd door de leverancier. De aankoper bestelt in de webshop, wat resulteert in een elektronisch bericht (pre-order) dat vanuit het systeem van de leverancier naar dat van de aankoper gestuurd wordt. In het financieel systeem van de besteller wordt deze pre-order verrijkt met de aan de aankoper gekoppelde budgetinformatie en wordt de bestelling gevalideerd. Vervolgens zendt het financieel systeem een e-order naar de leverancier.

Na uitlevering of uitvoering van de opdracht en ontvangstbevestiging wordt er gefactureerd door de leverancier (Peppol e-invoice). Het financieel systeem van de aankoper ontvangt de e-factuur en, afhankelijk van de maturiteit van het financieel systeem, gebeurt de verwerking in meer of minder mate automatisch.

Bestelprocedure 3. De bestelling vanuit een randapplicatie

In dit scenario wordt gebruik gemaakt van een bestelapplicatie of elektronische catalogus die omwille van bijzondere bedrijfsfunctionaliteiten of specificaties (snelheid van bestelling, detaillering van catalogi, …) een niet-standaard bestelproces vereist.
De voorbereiding van het e-order gebeurt in de bestelapplicatie. Een koppeling tussen de bestelapplicatie en het financieel systeem zorgt er voor dat de pre-order van de besteltoepassing automatisch toekomt in het financieel systeem van de aankoper, waar budgetinformatie wordt toegevoegd. Vervolgens vertrekt het e-order naar de leverancier.

Na uitlevering en ontvangstbevestiging stuurt de leverancier een e-factuur(via Peppol). Het financieel systeem van de aankoper ontvangt de e-factuur over simpl’ePRIOR. Afhankelijk van de maturiteit van het financieel systeem gebeurt de verwerking in meer of minder mate automatisch.

E-ordering wordt geïmplementeerd dossier (contract) per dossier (contract).
Als de aankoper te kennen geeft Peppol e-orders te gebruiken in het bestelproces, geeft dit de leverancier de kans om zich hierop voor te bereiden en de afspraken met de klant na te komen