Employer un ressortissant étranger en Flandre : travailleur frontalier
Les travailleurs frontaliers qui travaillent en Flandre ont besoin d’une autorisation de travail.
Conjoints de Belges ou de citoyens de l’UE
Les conjoints de Belges ou de citoyens de l’UE qui sont établis dans un pays voisin au titre du regroupement familial et qui viennent travailler en Belgique en tant que travailleurs frontaliers sont dispensés de l’obligation d’autorisation de travail.
Ressortissants étrangers pour lesquels il n’est pas nécessaire de demander une autorisation de travail
Pour les ressortissants étrangers qui viennent travailler en Flandre, l’employeur doit obtenir une autorisation de travail préalable. Pour certaines catégories de ressortissants étrangers, cette obligation ne s’applique toutefois pas, ce qui donne lieu à une dispense.
Cette dispense s’applique entre autres dans les cas suivants :
- Emploi d’une durée maximale de 90 jours, dit de « mobilité à court terme », en particulier emploi à court terme avec déclaration Limosa.
- Personnes qui participent à une réunion en groupe restreint en Belgique. À cette fin, la durée maximale de séjour dans notre pays est fixée à 60 jours par année civile, et à pas plus de 20 jours civils consécutifs par réunion.
- Le travailleur étranger qui suit une formation au siège belge d’un groupe d’entreprises. Cette formation s’inscrit dans le cadre d’une convention de formation entre les sièges de ce groupe. La formation, et donc le séjour, ne peut pas dépasser trois mois (avec déclaration Limosa).
La liste complète des dispenses est disponible ici.
Par conséquent, si le ressortissant étranger n’appartient pas à l’une de ces catégories, une autorisation de travail est nécessaire. L’employeur ne peut alors employer cette personne que si elle remplit les conditions requises pour le type de travail qu’elle effectuera.
Qui est considéré comme un travailleur frontalier ?
Les travailleurs frontaliers sont des personnes qui travaillent en Flandre, mais résident dans un pays voisin : Pays-Bas, Allemagne, Luxembourg, France ou Royaume-Uni.
Le ressortissant étranger se rend en Belgique pour y travailler et retourne généralement à son domicile à l’étranger tous les jours ou au moins une fois par semaine.
Exemple : un étranger résidant à Tilburg (NL), mais venant travailler pour une entreprise du port d’Anvers.
Quelle autorisation de travail faut-il demander ?
Les travailleurs frontaliers peuvent travailler en Flandre pendant plus de trois mois, mais ils ont toujours besoin d’une autorisation de travail.
Les travailleurs frontaliers ne peuvent pas obtenir l’autorisation de travail en combinaison avec un permis unique, car ils ne résident pas en Belgique. Tout comme l’autorisation de travail pour 90 jours sur 180 jours (via le visa Schengen), ce permis n’est absolument pas destiné à cette catégorie.
Pour l’emploi du travailleur frontalier dans la catégorie « hautement qualifié », « dirigeant » ou « chercheur postdoctoral », il est possible d’obtenir une carte de travail et un permis de travail en tant que travailleur frontalier pour une durée maximale de trois ans.
Procédure d’autorisation de travail pour travailleur frontalier
L’employeur demande l’autorisation de travail pour son futur travailleur étranger qui vient travailler en tant que travailleur frontalier.
Pour les travailleurs frontaliers, une autorisation de travail avec carte de travail et permis de travail peut être délivrée pour une durée (maximale) de 12 mois. Cette situation s’oppose donc à l’autorisation « normale » de travail avec carte de travail et permis de travail, qui est normalement valable pour un emploi d’une durée maximale de 90 jours.
Pour les emplois dans les catégories « hautement qualifié », « dirigeant » ou « chercheur postdoctoral », il est même possible, en tant que travailleur frontalier, d’obtenir une autorisation de travail avec carte de travail et permis de travail d’une durée maximale de trois ans.
- Stap 1
Quelle est la région compétente ?
La compétence relève de la région dans laquelle se trouve l’unité d’établissement où le travailleur étranger est employé. Si l’employeur possède plusieurs unités d’établissement, c’est la région dans laquelle le travailleur est principalement employé qui est compétente.
Si le lieu principal d’emploi ne peut être déterminé parce que, par exemple, le travailleur est employé à 50 % dans une région et à 50 % dans une autre, c’est la région où le siège social de l’entreprise est établi, à savoir celui renseigné à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), qui est compétente.
Si l’employeur ne possède pas de siège social ou d’unité d’établissement en Belgique, c’est la région où le travailleur exercera ses activités qui est compétente.
En cas de changement du lieu de travail, l’employeur doit demander une nouvelle autorisation de travail.
Autres régions
Si vous ne devez pas demander d’autorisation en Flandre, veuillez contacter la région compétente ci-dessous :
Service compétent pour la Région de Bruxelles-Capitale
Bruxelles Économie et Emploi
Direction de la Migration économique
Place Saint-Lazare 2
1035 Bruxelles
Tél. : 02 204 13 99 (de 9h à 12h)Site web du service compétent pour Bruxelles
Service compétent en Wallonie
Direction générale de l’Économie, de l’Emploi et de la Recherche
Direction de l’Emploi et des Permis de travail
Place de la Wallonie 1
5100 Jambes
Tél. : 081 33 43 62
Courriel : permisdetravail@spw.wallonie.beSite web du service compétent en Wallonie
Service compétent pour la Communauté germanophone :
Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft
Abteilung Beschäftigung, Gesundheit und Soziales,
Gospertstrasse, 1
4700 EUPEN
Tél. 087 59 64 86Site web du service compétent pour la Communauté germanophone
- Stap 2
Pour demander l’autorisation en Flandre, téléchargez le formulaire « aanvraag tot toelating totarbeid voor bepaalde duur met arbeidskaart en arbeidsvergunning » (demande d’autorisation de travail à durée déterminée avec permis de travail et autorisation d’occupation) : en Word ou PDF.
Dans le formulaire de demande, il est demandé d’indiquer le numéro de registre national ou le numéro Bis du travailleur.
- Si le travailleur n’est pas inscrit au registre national, l’employeur doit demander un numéro. L’employeur doit demander le numéro Bis à BelgianIDpro et le renseigner sur le formulaire de demande.
- Stap 3
- Document d’identité du travailleur
- si le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande :
- passeport international.
- si le travailleur se trouve en Belgique au moment de la demande :
- passeport international et permis de séjour belge attestant d’un séjour légal en Belgique.
- si le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande :
- Votre pièce d’identité (en tant qu’employeur) ou celle de votre mandataire.
- Un contrat de travail, daté et signé par les deux parties.
(Un document différent peut être exigé à la place du contrat de travail pour la catégorie à laquelle appartient le travail du ressortissant étranger, voir ci-après sur cette page).
- Document d’identité du travailleur
- Stap 4
Rassemblez les documents requis en une seule demande dans l’ordre fixe ci-dessous.
1. Formulaire de demande
Le formulaire rempli par l’employeur pour l’autorisation à durée déterminée :
Demande d’autorisation de travail à durée déterminée avec permis de travail et autorisation d’occupation
2. Documents relatifs au séjour
- Pièce d’identité du travailleur, passeport valide ou document de voyage équivalent (données personnelles concrètes uniquement, pas de pages cachetées, qu’elles soient vierges ou remplies). Choisissez la situation qui s’applique :
- Le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande
- Carte d’identité étrangère ou données personnelles figurant sur le passeport international.
- Le travailleur se trouve en Belgique au moment de la demande
- Carte d’identité étrangère ou données personnelles figurant sur le passeport international
- et un permis de séjour belge attestant d’un séjour légal en Belgique.
- Le travailleur ne se trouve pas en Belgique au moment de la demande
- Preuve que le travailleur dispose d’une assurance maladie couvrant tous les risques pour lui et les membres de sa famille.
3. Contrat de travail
S’il s’agit d’un contrat de travail avec un employeur étranger, sa version traduite en néerlandais, en français, en allemand ou en anglais.
En l’absence de contrat de travail : la preuve d’autres revenus.4. Preuve d’identité de l’employeur ou de son mandataire
5. Documents en cas de détachement
- L’un des documents suivants :
- déclaration selon laquelle la législation en matière de sécurité sociale du pays du travailleur reste d’application pendant le travail en Belgique
- s’il n’existe pas d’accord international en la matière : déclaration de l’Office national de Sécurité sociale selon laquelle le travailleur n’est pas assujetti au régime belge des travailleurs salariés, car les conditions requises ne sont pas remplies.
- Une attestation signée par vous (l’employeur) mentionnant :
- la durée du détachement
- les conditions de travail et de rémunération pendant le détachement.
- Un certificat d’inscription au cadastre Limosa(S'ouvrira dans une nouvelle fenêtre) en tant que travailleur détaché dans le cadre du champ d’application du titre IV, chapitre 8 de la loi-programme (I) du 27 décembre 2006.
- Pièce d’identité du travailleur, passeport valide ou document de voyage équivalent (données personnelles concrètes uniquement, pas de pages cachetées, qu’elles soient vierges ou remplies). Choisissez la situation qui s’applique :
- Stap 5
- Scannez la demande complète, accompagnée de tous les documents connexes dans l’ordre requis.
- Regroupez le tout dans un seul fichier au format PDF.
- Nommez le PDF comme suit :
[nom en majuscules] _ [prénoms en majuscules] _ [pays de nationalité] et, s’il est connu, _ [numéro NISS, entièrement en chiffres, numéro Bis ou numéro de registre national].
Exemple : NOM_PRÉNOM1 PRÉNOM12_Pays_ XXXXXXXXXXX.pdf
- Stap 6
Adresse de courrier électronique
Envoyez votre fichier scanné par courrier électronique : aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be(S'ouvrira dans votre application de messagerie).
N’utilisez cette adresse électronique que pour l’envoi des demandes.
Toute autre communication se fait au moyen de l’adresse électronique fournie par le gestionnaire du dossier ou de l’adresse arbeidskaart@vlaanderen.be(S'ouvrira dans votre application de messagerie). Ne mentionnez pas d’autres noms en tant que (co-)destinataires, que ce soit directement ou en Cc/Bcc.Pièce jointe au format PDF
Pour chaque travailleur pour lequel vous demandez l’autorisation de travail, envoyez un courriel contenant une pièce jointe au format PDF. Joignez-y le formulaire de demande et tous les documents dans l’ordre correct. La taille maximale du fichier est de 20 mégaoctets (Mo). Si votre demande dépasse 20 Mo, comprimez-la dans un « fichier zip » de 20 Mo maximum.
Objet du courriel
En objet, indiquez le nom complet du fichier PDF, suivi de la catégorie spécifique pour laquelle vous demandez l’autorisation de travail (par exemple, personnel hautement qualifié, directeur, cadre ou formation de groupe multinational, comme indiqué dans le formulaire de demande), suivie du type de demande (« première demande » ou « renouvellement »).
Exemple fictif : MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Maroc_95470115388.pdf — hautement qualifié — première demande
Texte du courriel
Dans le corps du message électronique, indiquez toujours :
- le travailleur (nom et prénoms)
- l’entreprise belge concernée (employeur ou utilisateur en cas de détachement, nom et numéro de l’entreprise)
- dans le cas d’un jeune au pair : la famille d’accueil
- en cas de détachement : l’entreprise étrangère concernée (nom et adresse de l’entreprise)
- le titre de la fonction.
En plus de ces renseignements obligatoires, vous pouvez mentionner des informations concrètes sur l’emploi, si vous le souhaitez.
Exemple fictif : MOHAMMED Ahmed Youssef, Janssen Pharmaceutica (0403.834.160), Marrakech Consultants (Avenue Ibn Sina, Marrakech), consultant senior.
Mandataire
Si votre entreprise est établie à l’étranger, désignez un mandataire qui réside régulièrement en Belgique pour introduire la demande. Le cas échéant, ajoutez également une copie du document d’identité du mandataire.
Accusé de réception
Après avoir envoyé votre demande par courriel, vous recevrez un accusé de réception automatique comprenant votre message original (sans pièce jointe). Le service de la Migration économique traite les demandes dans l’ordre chronologique de leur réception.
- Stap 7
Le service de la Migration économique examine votre demande pour la partie « emploi ». Après approbation, nous transmettons automatiquement la demande à l’Office des étrangers, qui en examinera la partie « séjour ».
La demande est approuvée
Le travailleur obtient un permis de travail et l’employeur une autorisation d’occupation. Les deux documents contiennent les mêmes informations :
- L’autorisation d’occupation est le document (sous forme de lettre) destiné à l’employeur et l’autorisant à employer un travailleur étranger spécifique, dans une fonction ou un emploi spécifique, et pour une période spécifique. L’autorisation d’occupation est toujours envoyée directement à l’employeur (demandeur) (ou à son mandataire qui a introduit la demande).
- Le permis de travail est le document (sous forme de carte avec photo) destiné au travailleur étranger, l’autorisant à travailler dans une fonction ou un emploi spécifique et pour une période spécifique auprès d’un employeur spécifique.
La délivrance du permis de travail peut se faire de deux manières, selon la situation :
- Le travailleur se trouve encore à l’étranger : l’original du permis de travail est envoyé à la commune dans laquelle l’employeur est établi. L’employeur retire le permis de travail et l’envoie au travailleur à l’étranger. Ce dernier doit se présenter, muni du permis de travail, à l’ambassade de Belgique en vue d’obtenir un visa court séjour (visa de type C — non nécessaire pour les personnes qui peuvent voyager sans visa). Ensuite, le travailleur peut se rendre en Belgique et se présenter dans une commune belge.
- Le travailleur se trouve en Belgique : l’original du permis de travail est envoyé à la commune dans laquelle le travailleur réside, et ce dernier vient le chercher en personne. L’envoi du permis de travail par courrier à l’administration communale peut prendre jusqu’à trois semaines. Si le permis n’a pas été reçu après ce délai, la commune doit prendre contact avec le service de la Migration économique pour demander l’envoi d’un duplicata.
Le travailleur en possession du permis de travail ne peut travailler que pour l’employeur qui a demandé l’autorisation.
L’autorisation de travail pour une durée maximale de 90 jours ne peut pas être prolongée/renouvelée. Vous devez alors demander une autorisation au travail à durée déterminée de plus de 90 jours.
La demande est rejetée
Vous recevrez une décision de refus.
Si vous n’êtes pas d’accord avec la décision de refus, vous disposez des possibilités suivantes :
- Vous pouvez introduire une nouvelle demande, complète et/ou avec de nouveaux éléments, qui sera réexaminée.
- En tant que travailleur, vous pouvez chercher un autre employeur pour introduire une nouvelle demande d’autorisation de travail à durée déterminée.
- Vous pouvez faire appel de la décision de refus ou de retrait.