Naar aanleiding van enkele parlementaire vragen rond “consultancy-uitgaven” werd op vraag van het Voorzitterscollege (VOCO) de definitie van consultancy uitgewerkt.

De vraag vanuit het Voorzitterscollege was tweeledig:

• komen tot een eenduidige en heldere definitie van “consultancy” voor rapporteringsdoeleinden binnen de Vlaamse overheid
• het eenduidig verwerken van consultancy uitgaven en dus een goede toepassing van de definitie.

De definitie rond consultancy-uitgaven werd uitgewerkt in het VABN advies 2024/1. Het VABN advies is te raadplegen op de VABN website en treedt in werking vanaf 1/9/2024: Adviezen - VABN - Vlaamse Adviescommissie Boekhoudkundige Normen (vlaanderen.be)

Uit historische onderzoek blijkt dat de meeste consultancy uitgaven worden gedaan in ICT en HRM. Omwille daarvan worden de consultancy-uitgaven geclusterd rond 3 thema’s:

• ICT
• HRM
• Overige

Volgende economische rekeningen werden gecreëerd om over “consultancy” te rapporteren:

• 613441: Consultancy opdrachten inzake HRM
• 613361: Consultancy opdrachten inzake ICT
• 613391: Overige consultancyopdrachten

Volgende economische rekeningen werden gecreëerd om over “uitbestede kosten” te rapporteren:

• 613440: Uitbestede kosten m.b.t. personeelsbeleid excl. Consultancy opdrachten
• 613360: Uitbestede kosten dienstverlening ICT excl. Consultancy
• 613390: Andere uitbestede dienstverlening en onkostenvergoedingen derden excl. Consultancy opdrachten

De rekeningen uitbestede kosten onderscheiden zich strikt van consultancy diensten.

Deze uitbestede kosten beantwoorden niet aan de definitie volgens de invulling gegeven door het VABN-advies 2024/1 en hebben steeds betrekking op ‘reguliere’ taken, conventionele diensten of op het inzetten van experten om een team (tijdelijk) uit te breiden of bij te staan voor operationele taken (ook al worden ze verricht door een consultancykantoor/-partner).

Belangrijke opmerking:

Investeringsuitgaven, zoals ontwikkelingskosten van applicatie- of systeemsoftware (of websites), in kader van consultancy worden niet aangerekend op de ‘consultancy rekeningen’, maar geboekt als een investering indien aan de activeringsvoorwaarden is voldaan, met toepassing van de economische tussenrekening 200001 of 200002.

Consultancy is: “de praktijk van het geven van deskundig advies of het verlenen van expertise binnen een bepaald vakgebied door een onafhankelijke partij, beperkt in tijd, en waarbij de dienst in hoofdzaak betrekking heeft op advies”.

Deze diensten wijken dus af van de dagelijkse operationele (of conventionele) dienstverlening, en hebben tot doel de effectiviteit van de bedrijfsstrategie, de bedrijfsvoering, de operationele processen, de (algemene) werking, de productiviteit, de prestaties of specifieke activiteiten binnen de organisatie te verbeteren of te optimaliseren.

Specifieke consultancy die na verloop van tijd overgaat naar een operationele of reguliere dienstverlening wordt vanaf dat ogenblik uit de scope van consultancy geweerd.

Bij gemengde opdrachten die zowel elementen bevatten van consultancydiensten als de daaruit voortvloeiende operationele dienstverlening, moet worden bekeken wat het hoofdvoorwerp van de opdracht is.

Bepalend voor het hoofdvoorwerp van de opdracht zijn:

• het doel of de intentie van de aanbestedende dienst met de opdracht,
• het deel van de opdracht met de hoogste waarde.

Hierbij moet ook worden gepreciseerd dat ‘verplichte’ expertiseopdrachten, die meestal bij wet geregeld zijn en die voortvloeien uit reguliere taken of conventionele diensten, doorgaans uitgeoefend door vrije of intellectuele beroepen zoals revisoren, boekhouders (wettelijke controle van jaarrekeningen), advocaten (juridisch advies en vertegenwoordiging in individuele dossiers), geneesheren (medische expertise in rechtszaken), architecten (haalbaarheidsstudies), e.d., niet als consultancy worden gezien.

Wanneer hun advies en expertise op ‘vrijblijvende’ basis wordt ingeroepen kan het wel aanzien worden als consultancy.

• Het Dienstencentrum Boekhouding staat in voor de controle van de economische rekening. Gezien de correcte toepassing van de registratie van consultancy uitgaven inhoudelijk te beoordelen is, is het aan de entiteiten om de correcte economische rekening volgens de definitie toe te passen.
• Er worden geen correcties gedaan op boekingen of registraties voor 01/09/2024

Op de Handleiding over de Boekhoudregels zullen de economische rekeningen m.b.t. consultancy verder aangevuld worden met concrete voorbeelden: (cfr link: 61 Diensten en diverse goederen - HBR - Handleiding voor de Boekhoudregels (fenb.be)(opent in nieuw venster)

Contacteer ons via de OraFin helpdesk(opent in nieuw venster) (issue), via subcategorie Setup en Grootboek.