Reglement van de vrijstellingscommissie van de Examencommissie secundair onderwijs

De vrijstellingscommissie neemt gemotiveerde beslissingen over de aanvragen van de kandidaten van de Examencommissie secundair onderwijs met het oog op het bekomen van vrijstellingen.

De vrijstellingscommissie is samengesteld uit het afdelingshoofd van de Examencommissie, de coördinator team toetsing, de coördinator planning & organisatie, 1 vertegenwoordiger van de afdeling Kwalificaties en curriculum en 1 secretaris van de Examencommissie.

Een lid van de vrijstellingscommissie dat een belangenconflict heeft bij een besproken dossier meldt dit aan de secretaris. Het commissielid mag de bespreking van dit dossier, de beraadslaging en de stemming niet bijwonen.

De vrijstellingscommissie komt in principe om de twee maanden samen. Bij hoogdringendheid kan altijd een extra vergadering georganiseerd worden.

De dossiers worden minstens 2 werkdagen voor elke zitting aan de leden van de vrijstellingscommissie ter beschikking gesteld, zodat zij voldoende voorbereidingstijd hebben.

De secretaris van de vrijstellingscommissie maakt een verslag van elke zitting. Het verslag vermeldt op zijn minst de aanwezige leden en de genomen beslissingen met afdoende motivatie.

De vrijstellingen worden bij gewone beraadslaging verleend. Is er geen consensus, dan wordt overgegaan tot een stemming. De stemming gebeurt bij handopsteking. Bij staking van stemmen wordt er geen vrijstelling toegekend.

De commissie kan slechts rechtsgeldig beraadslagen bij twee derde aanwezigheid van de leden, uitgezonderd in het geval van een belangenvermenging. (zie artikel 3). In dat geval mag de commissie rechtsgeldige beslissingen nemen zonder het uitgesloten lid. Bij afwezigheid mag een commissielid zich laten vervangen.

Vrijstellingen kunnen alleen aangevraagd worden via het kandidatenplatform. Via het tabblad ‘vrijstellingen’ kan de kandidaat de vrijstellingsprocedure starten.

Een aanvraagdossier voor vrijstellingen wordt onder volgende voorwaarden ontvankelijk verklaard en behandeld:

• de kandidaat heeft zich ingeschreven bij de Examencommissie secundair onderwijs
• het vrijstellingsdossier bevat alle verplichte stavingstukken.

De kandidaat wordt op de hoogte gebracht als het aanvraagdossier onvolledig is. Hij krijgt maximum zes maanden de tijd om het aanvraagdossier te vervolledigen. Na deze periode wordt het dossier gesloten.

Kandidaten kunnen vrijstelling krijgen voor vakken of de onderdelen van de vakken zoals vermeld in het examenprogramma, op voorwaarde dat de vereiste eindtermen of leerinhouden van de vakfiche werden verworven. Er wordt geen vrijstelling toegekend voor onderdelen van een vakfiche.

Het secretariaat van de vrijstellingscommissie gaat bij de aanvraag van vrijstellingen in eerste instantie na of het ingediende leerbewijs recht geeft op vrijstellingen. Dat gebeurt aan de hand van een door de vrijstellingscommissie opgestelde limitatieve lijst van bewijzen die al dan niet in aanmerking komen voor vrijstellingen (zie addendum, punt A- algemene principes). Als het leerbewijs recht geeft op vrijstellingen, dan toetst het secretariaat het leerbewijs aan de voorwaarden voor vrijstellingen (zie addendum, punt B) en raadpleegt de precedentendatabank (zie addendum, punt C).

Als de commissieleden het noodzakelijk achten kunnen ze de aanvrager verzoeken om bijkomende informatie te verstrekken over zijn vrijstellingsdossier.

Bij twijfel over de authenticiteit van de stavingstukken kan steeds gevraagd worden de originele documenten voor te leggen. Het secretariaat heeft eveneens het recht om de betrokken onderwijsinstelling te contacteren of dit te verifiëren via de LED (Leer- en Ervaringsbewijzen Databank).

De commissie kan beslissen om een vrijstelling te verlenen voor een vak dat een kandidaat niet heeft aangevraagd.

Bij veranderingen in het studieaanbod of bij de wijziging van de vakfiches kunnen de criteria voor het toekennen van vrijstellingen op vraag van de vakverantwoordelijke of een lid van de vrijstellingscommissie geactualiseerd worden.

De kandidaat krijgt het resultaat van de beslissing via een melding in het kandidatenplatform. Dat gebeurt binnen de twee maanden na ontvangst van het dossier, tenzij de vrijstellingscommissie door overmacht niet kan samenkomen.

Elke beslissing wordt gemotiveerd. De toegekende vrijstellingen worden aan het dossier van de kandidaat toegevoegd in het kandidatenplatform.

De bovenstaande procedure voor het toekennen van vrijstellingen wordt ook gehanteerd voor dossiers waarbij een kandidaat na het bekomen van een negatieve beslissing, bijkomende stukken heeft aangereikt.

Nadat de kandidaat een negatieve beslissing van de vrijstellingscommissie heeft ontvangen, heeft hij dertig kalenderdagen de tijd om nieuwe stavingstukken toe te voegen aan het aanvraagdossier. Het dossier wordt heropend en de eerder genomen beslissing wordt gehandhaafd of herroepen. De kandidaat krijgt via het kandidatenplatform de definitieve beslissing.

Wie in beroep wil gaan tegen de beslissing van de vrijstellingscommissie, volgt de beroepsprocedure zoals beschreven in de artikels 44-45-46 van het examenreglement.

Bij vaststelling van schriftvervalsing of documentfraude in het aanvraagdossier voor vrijstellingen wordt het betrokken dossier onontvankelijk verklaard en niet behandeld. Valsheid in geschrifte leidt tot een klacht bij het parket en het verlies van recht op vrijstellingen.