Gebruikersovereenkomst Digitaal Ondertekenen
1. Specifieke voorwaarden
Een gebruiksovereenkomst is een dienst-specifiek contract dat de voorwaarden bepaalt voor het gebruik van een specifieke dienst van Digitaal Vlaanderen. Het is een formeel document dat wordt ondertekend door de verantwoordelijken van de partijen die de dienst wensen te gebruiken (‘gebruikers’).
1.1 Beschrijving en werking van de dienst
Met de dienst Digitaal Ondertekenen kan een gebruiker snel en efficiënt al zijn digitale documenten handtekenen.
Zowel documenten rechtstreeks aangeboden ter ondertekening als aangeboden via andere toepassingen komen in aanmerking.
- Met de webtoepassing ‘Digitaal Ondertekenen’ kunnen gebruikers en hun eindgebruikers hun documenten tekenklaar maken en vervolgens aanbieden voor digitale ondertekening door één of meerdere personen.
- Gebruikers kunnen de ‘Digitaal Ondertekenen’ integreren in hun applicatie(s) via webservices, met het oog op het optimaliseren van de bedrijfsprocessen.
De dienst is conform de VERORDENING (EU) Nr. 910/2014 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt. Deze verordening creëert o.a. een wettelijk kader voor de digitale handtekening op basis van de Belgische eID.
Een toepassing die gebruik maakt van Digitaal Ondertekenen doorloopt de volgende stappen:
- Document opladen in Digitaal Ondertekenen
- Werkstroom definiëren
Het definiëren van een werkstroom gebeurt in de eerste stap. Hierbij duidt de gebruiker aan wie het document dient te ondertekenen en/of waar de handtekening in het document geplaatst moet worden.
- Document ondertekenen
- Document downloaden
Een digitale handtekening garandeert de integriteit van een document: de digitale handtekening bevestigt dat het document na ondertekening niet gewijzigd werd.
Een digitale handtekening met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID) bevestigt de identiteit van de ondertekenaar.
De ondertekening is onweerlegbaar: de ondertekenaar kan niet ontkennen dat hij/ zij het document ondertekend heeft.
1.2 Vraag aansluiting dienst
De vraag voor aansluiting tot Digitaal Ondertekenen concretiseert zich in een intakegesprek; waarbij toegelicht wordt van de dienst inhoudt en hoe men toegang kan verkrijgen. Digitaal Vlaanderen zal elk voorstel evalueren en de gebruiker tijdig informeren of er aan het concreet voorstel gevolg kan gegeven worden.
Testen en monitoring op de productieomgeving van Digitaal Ondertekenen zijn niet toegestaan tenzij uitzonderlijk en met expliciete schriftelijke toestemming van Digitaal Vlaanderen.
De richtlijnen van Digitaal Vlaanderen kunnen een migratie opleggen van de bestaande Digitaal Ondertekenen naar een nieuwe versie ervan. In dit geval heeft de gebruiker een periode van 6 maanden vanaf de terbeschikkingstelling van de nieuwe dienst om over te gaan tot de implementatie tenzij dit anders met Digitaal Vlaanderen is overeengekomen. Digitaal Vlaanderen heeft na deze periode geen verplichting meer tot het ter beschikking stellen of het onderhouden van oudere versies.
Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om er voor te zorgen dat zijn toepassing:
- het antwoord van Digitaal Ondertekenen correct interpreteert;
- voldoende beveiligd is;
- de certificaten op correcte wijze valideert;
De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de documenten die hij oplaadt op de Handtekenmap.
De gebruiker verklaart er zich van bewust te zijn dat Digitaal Ondertekenen niet als archief kan en mag worden gebruikt. De gebruiker is zelf verantwoordelijk in het voorzien van een gepast archief dat aan zijn noden beantwoordt.
De gebruiker verklaart er zich van bewust te zijn dat een digitale handtekening geen rechtsgeldigheid heeft indien deze wordt afgedrukt op papier.
De gebruiker verklaart er zich van bewust te zijn dat ‘Bulksigning’ juridisch geldig is op voorwaarde dat er duidelijk wordt aangegeven wat getekend gaat worden en wat getekend is.
Het gebruik van deze dienst is gratis.
Kosten verbonden aan een integratie met de Digitaal Ondertekenen API dienen wel door de gebruiker gedragen te worden.
2 Privacybeleid
De toegang tot Digitaal Ondertekenen verloopt via het Gebruikersbeheer. De lokale beheerder van de organisatie dient het recht “Digitaal Ondertekenen” toe te kennen aan de eindgebruiker(s). Digitaal Ondertekenen waarborgt dat het Gebruikersbeheer voldoet aan alle noodzakelijke vereisten van de regelgeving inzake gegevensbescherming.
Na toekenning van het recht zal de toegang tot Digitaal Ondertekenen geprovisioneerd worden op basis van het ingevulde mailadres in het Gebruikersbeheer.
2.1 Wie verwerkt de persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden verwerkt Digitaal Vlaanderen, Havenlaan 88, bus 60, 1000 Brussel in het kader van haar toepassing genaamd Digitaal Ondertekenen.
2.2 Welke persoonsgegevens worden er verwerkt en waarom?
Digitaal Ondertekenen verwerkt enkel uw naam en e-mailadres zoals u die verstrekt in het kader van de door u gewenste toegang tot Digitaal Ondertekenen. Zo worden uw persoonsgegevens verwerkt om uw account aan te maken, u noodzakelijke meldingen te sturen bij gewijzigde documenten en de contactpersonen te informeren bij onbeschikbaarheden of nieuwigheden,, in overeenstemming met deze overeenkomst.
Desgevallend, kunnen deze persoonsgegevens worden aangewend voor het gerechtvaardigde belang van de beveiliging tegen onrechtmatig gebruik van die informatie of elektronische diensten, waartoe Digitaal Vlaanderen een gerechtvaardigd belang heeft
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Hierbij houden we ons in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en verklaren dat wij hiertoe passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen.
De persoonsgegevens worden niet langer bijgehouden dan vereist voor de uitvoering van deze overeenkomst. Indien u vragen heeft met betrekking tot de verwerkingen van uw persoonsgegevens door de Handtekenmap of indien u uw rechten wil uitoefenen (inzage, verbetering, verwijdering, beperking of bezwaar of een klacht bij de toezichthoudende overheid), kan u steeds de DPO van Digitaal Vlaanderen contacteren op privacy@digitaal.vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
Van zodra u geen toegang meer wenst tot de dienst Digitaal Ondertekenen en/of deze overeenkomst wordt beëindigd, zullen uw persoonsgegevens worden verwijderd.
2.3 Wie ontvangt de persoonsgegevens
Digitaal Vlaanderen zal geen verwerkers aanstellen, tenzij ze hiermee een overeenkomst heeft gesloten, met daarin de specifieke verplichtingen aangaande de bescherming van de persoonsgegevens
Zij zal eveneens geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij de ontvangende partij de nodige waarborgen heeft genomen om de persoonsgegevens te beschermen
3 Servicelevels
Hieronder vind je alles wat gaat over de servicelevels
3.1 Beschikbaarheid
Digitaal Ondertekenen is beschikbaar tijdens de uitgebreide werkuren. Volgend schema geeft een overzicht van het dienstenvenster en bijbehorende dienstenniveaus.
| ma | di | wo | do | vr | za | zo | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 00:00 - 07:30 | |||||||
| 07:30 - 19:00 | 99,5% | 99,5% | 99,5% | 99,5% | 99,5% | 95% | 95% |
| 19:00 - 00:00 |
In geval van een geplande onbeschikbaarheid worden de klanten ten minste één week op voorhand verwittigd via de Statuspagina Digitaal Vlaanderen. Deze website bevat de datum, beginuur en de duur van de onderbreking.
In geval van een ongeplande onbeschikbaarheid worden de klanten via de Statuspagina Digitaal Vlaanderen op de hoogte gebracht van de onderbreking. Je kan je abonneren op status updates. Zodra de dienst weer beschikbaar is zal je via de status updates op de website worden rondgestuurd om de herstelde beschikbaarheid aan te kondigen.
3.2 Ondersteuning
Alle incidenten en vragen worden door de eindgebruikers initieel gemeld aan de Vlaamse Infolijn. De Vlaamse Infolijn zal deze vervolgens transfereren naar de juiste persoon of dienst binnen Digitaal Vlaanderen.
1700 is voor burgers, bedrijven en organisaties het eerste aanspreekpunt voor vragen aan de Vlaamse overheid. Ze kunnen er terecht voor klantgerichte overheidsinformatie en informatie over de status van hun lopende dossiers.
Het gratis nummer 1700 is elke werkdag bereikbaar van 9 tot 19u. Bellen vanuit het buitenland kan ook, maar niet gratis. Gebruik hiervoor het betalende nummer +32 2 553 1700.
U kunt ook een vraag stellen via het contactformulier.
Alle standaard antwoorden en vragen kunnen op de website van Digitaal Ondertekenen worden teruggevonden:
https://www.vlaanderen.be/digitaal-vlaanderen/onze-oplossingen/veiligheidsbouwstenen-applicatie-en-platformdiensten/digitale-handtekenmap
Verdere functionele vragen kan de gebruiker rechtstreeks richten via het volgend e-mailadres: ondersteuning.digitaaltekenen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)
4 Partijen
De Dienst wordt aangeboden aan de gebruiker door Digitaal Vlaanderen
Het gebruik van de dienst is onderworpen aan deze gebruikersovereenkomst inclusief Service Level Agreement, en de technische en andere richtlijnen van Digitaal Vlaanderen met betrekking tot de dienst.