B_Robots(opent in nieuw venster) of voluit Business Robots werd eind 2017 opgericht door Jo Vanpaeschen en Bram Verbueken. Het is een jonge en dynamische onderneming die zich specialiseert in alles wat met het automatiseren van business processen te maken heeft.

B_Robots helpt ondernemingen aan de hand van Smart Automation bij de optimalisatie van zowel eenvoudige als complexe processen om de efficiëntie en de kwaliteit te verhogen. Smart automation combineert daarbij verschillende technologieën.

Jo Vanpaeschen en Bram Verbueken: “Ondanks de groeiende digitalisatie merken wij op dat in ondernemingen zeer veel processen manueel uitgevoerd worden. Vaak zijn deze processen repetitief, hebben ze geen toegevoegde waarde buiten het feit dat ze dienen uitgevoerd te worden en hebben ze een negatieve impact op de werkvreugde. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de kost en de opgeleverde kwaliteit, maar ook voor de motivatie en de retentie van medewerkers. Een belangrijke factor in onze aanpak is de focus die wij leggen op het menselijke aspect wanneer wij onze oplossingen implementeren”.

De Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België (KAGB)

De Koninklijke Academie voor Geneeskunde van België (KAGB) is een instelling van de Vlaamse Gemeenschap en maakt deel uit van het Agentschap Zorg & Gezondheid.

De eerste kerntaak van de KAGB is het verlenen van deskundigenadviezen op het gebied van de volksgezondheid, en op het gebied van de wetenschapsbeoefening, het onderwijs en de vorming, de beroepspraktijk in de geneeskunde, de farmacie, de diergeneeskunde en de aanverwante wetenschappen. In dat kader organiseert de KAGB bijeenkomsten. De deskundigenadviezen zijn hoofdzakelijk gericht tot de Vlaamse minister, bevoegd voor het gezondheidsbeleid, de federale minister, bevoegd voor de volksgezondheid, en andere Vlaamse, federale en Europese overheden op het gebied van gezondheidszorg.

De tweede kerntaak van de KAGB is het toekennen en uitreiken van prijzen voor wetenschappelijk onderzoek.

Wat hield het experiment in?

De bijeenkomsten die de Academie organiseert zorgen voor heel wat administratief uitvoerende taken: de deelnemers dienen op voorhand geregistreerd te worden, hun effectieve aanwezigheid dient vastgelegd te worden en na de bijeenkomsten dienen de aanwezigen een presentiegeld en een reisvergoeding te ontvangen. Die bedragen dienen berekend en uitbetaald te worden. De opzet van dit experiment was om na te gaan in welke mate deze administratieve taken geautomatiseerd kunnen worden, gebruik makend van Robot Process Automation (RPA).

B_Robots maakte eerst een voorstel hoe de processen er geautomatiseerd konden uitzien. Bij de analyse van de bestaande processen bleek al snel dat RPA loslaten op de bestaande processen niet de oplossing zou zijn maar dat de hele flow herdacht moest worden en dat Business Process Automation (BPA) hiervoor de oplossing was.

Vervolgens werkte B_Robots, samen met hun partner K2, de administratieve processen zo uit dat alles geautomatiseerd zou werken. Dit werd in een demoversie aan de Academie voorgesteld waarbij werd aangetoond dat vanaf de registratie van deelnemers, tot de aanwezigheidsmeting, berekening en uitbetaling van de prestatiegelden geautomatiseerd werkte.

Welke inzichten heeft dit opgeleverd?

Het Agentschap Zorg & Gezondheid was door dit experiment overtuigd van de meerwaarde die BPA en vervolgens RPA kan betekenen voor de uitvoerende administratieve processen in het agentschap.

RPA bleek niet zomaar een oplossing te zijn voor alle bestaande repetitieve administratieve processen, aangezien die eerst een bepaalde mate van maturiteit dienen te hebben. BPA kan hiervoor als tussenstap wel een oplossing vormen.