De verplichting geldt voor nieuw op te starten werken vanaf 1/1/2015. Vanaf dan is het verplicht om het as-builtplan op te nemen in nieuwe bestekken. Dit as-builtplan wordt opgemaakt volgens de ‘nieuwe’ GRB-skeletspecificaties en bevat minimaal de GRB-skeletcomponent GRB-basis. Voor lopende contracten geldt een overgangsperiode.

Lees hier de bepalingen na in het Ministerieel Besluit.(opent in nieuw venster)

In een eerste fase zal er gewezen worden op de verplichtingen en zal Digitaal Vlaanderen je enkele begeleidingsvormen voorstellen. In een tweede fase zullen de kosten gemaakt door Digitaal Vlaanderen voor het in kaart brengen van de nieuwe toestand doorgerekend worden aan de opdrachtgever die zijn verplichtingen niet nagekomen is.

Voor volgende types werken is het doorsturen van een as-builtplan verplicht:

• Werken groter dan >50m² EN
• Werken met impact op de gegevens uit het GRB EN
• Werken die meerdere gewijzigde objecten omvatten.

Zo moet geen as-builtplan opgesteld worden voor een bushokje dat bijgeplaatst wordt, voor een reeks verlichtingspalen die verplaatst wordt, voor het aanbrengen van een nieuwe laag asfalt, voor het planten van enkele bomen,…

Private verkavelaars worden niet gevat in de bijhoudingsmechanismen in het GRB-decreet en het aanleveren van GRB-conforme as-builtplannen wordt niet decretaal opgelegd aan deze private verkavelaars. Toch heeft de gemeente er alle belang bij om die GRB-conforme as-builtplannen van die verkavelingen te bekomen, vooral bij een latere overdracht van de wegenis. In overleg met VVSG en Ruimte Vlaanderen vindt u hier een aantal codes van goede praktijk, hoe gemeenten toch deze GRB-conforme as-built-plannen kunnen bekomen en zo de bijhouding van het GRB kunnen faciliteren voor deze private verkavelingen.

Zo kan de vergunningverlenende instantie wel afspraken vastleggen met de private partij i.v.m. het afleveren van een as-builtplan van de uitgevoerde werken.

Een goede praktijk kan erin bestaan om een bepaling tot het afleveren van een GRB-conform as-builtplan op te nemen

1. in de beslissing over de ‘zaak der wegen’ die de gemeenteraad neemt als het gaat over vergunningsaanvragen met wegenisaanleg die worden opgenomen in het openbaar domein
   OF
2. in de beslissing over de vergunningsaanvraag zelf voor het verkrijgen van een verkavelingsvergunning.

Een gemeente kan bijkomend ook zelf bepalen dat een waarborg gestort wordt alvorens van de vergunning gebruik kan worden gemaakt.

Digitaal Vlaanderen heeft een sjabloon uitgewerkt dat een opdrachtgevend bestuur kan gebruiken om de GRB-skeletbestekken op een goede manier te integreren in een meetopdracht. Het sjabloon kan je hier terugvinden.(Word bestand opent in nieuw venster)

Wanneer een as-builtplan door de opdrachtnemer wordt doorgestuurd naar Digitaal Vlaanderen, is het nodig dat hij de opdrachtgever hiervan op de hoogte stelt. Het is aangeraden om hierover de nodige afspraken te maken in het administratief bestek.

Wanneer een as-builtplan wordt doorgestuurd naar Digitaal Vlaanderen, is het niet meer nodig om nog te melden via het GRB-Meldingssysteem. Wanneer het niet wenselijk is om een as-builtplan op te stellen (zie vraag 3), dan moet nog wel gemeld worden.

Digitaal Vlaanderen houdt een referentielijst as-builtplannen(opent in nieuw venster) bij van dienstverleners die bewezen hebben dat ze GRB-conforme as-builtplannen kunnen aanleveren. Als opdrachtgever staat het je vrij om één of meerdere dienstverleners uit deze referentielijst te contacteren voor de opmaak van een as-builtplan.

Deze referentielijst werd maandelijks bijgewerkt tot en met 30 april 2023 en bevat dienstverleners die voldoen aan de criteria (minstens één goedgekeurde digitale controle van een officieel ingediend as-builtplan, geen quick-scan) om opgenomen te worden op de lijst.

Digitaal Vlaanderen geeft opleiding voor opdrachtgevende besturen onder de vorm van workshops. Meer informatie over een opleiding voor opdrachtgevende besturen vind je op deze pagina.