“De digitale transformatie is geen doel op zich, maar een middel om als Vlaamse overheid efficiënter en eenvormiger te werken en haar dienstverlening te optimaliseren”, vertelt Evelien D’heer, product owner van het Organisatieregister, Digitaal Vlaanderen. “Efficiëntiewinst en uniformisering waren precies de bedoeling van dit project, waarbij we Vlimpers (het personeelssysteem van de VO), Orafin (het financiële systeem van de VO) en het Organisatieregister van Digitaal Vlaanderen met elkaar integreren.”

Naar één stabiele code

Tot eind vorig jaar werden binnen de Vlaamse overheid drie verschillende codes gebruikt:

• Vlimpers-codes bij Agentschap Overheidspersoneel (1 S 3G)
• Orafin-codes bij Departement Financiën en Begroting (SG0000)
• OVO-codes in het Organisatieregister van Digitaal Vlaanderen (OVO001833)

Vanaf 1 januari van dit jaar kan AgO rechtstreeks het Organisatieregister bevragen en OVO-codes ophalen om in de eigen systemen te hergebruiken. Departement Financiën en Begroting kan hetzelfde doen en daaraan de Orafin-codes wegschrijven.

Luk Verschooren, security officer en interfacebeheerder bij AgO: “De vroegere situatie met drie verschillende sleutels die naast elkaar werden toegepast, was verre van efficiënt. Bovendien waren er organisatorische nadelen verbonden aan de oude Vlimpers-codes, omdat ze zowel hiërarchie (beleidsdomein) als betekenis (entiteit) bevatten. Met alle organisatorische gevolgen van dien, bijvoorbeeld in het geval een entiteit van beleidsdomein zou veranderen. Dan moest je heel die code herzien.” De code was letterlijk aan het einde van zijn alfabet.

De OVO code daarentegen bestaat uit de drie letters ‘OVO’, gevolgd door zes cijfers. De cijfers worden in een opeenvolgende reeks toegekend (OVO000001, OVO000002, ...). Ze is bewust heel eenvoudig en vrij van extra betekenis gehouden.

Open data

Luk Verschooren: “Precies omdat de OVO-code vrij is van betekenis, is ze zeer stabiel en persistent. Een organisatie kan ze gedurende haar hele levensloop behouden, ook als ze bijvoorbeeld van naam verandert of haar positie tegenover andere organisaties wijzigt. Een ander voordeel is dat OVO-codes open data zijn zodat entiteiten en horizontale diensten binnen de Vlaamse overheid ze rechtstreeks kunnen bevragen. Bovendien gebeurt de registratie enkel in het Organisatieregister. Er wordt dus in één systeem weggeschreven, waarna de codes hergebruikt worden in Vlimpers en Orafin.”

Robuust en eenduidig

“Al bij al hebben we nu een robuuster, eenduidig systeem waarmee we ‘schokken’ in organisatiestructuren - een fusie van entiteiten bijvoorbeeld - beter gaan kunnen opvangen”, vertelt Gijs Martens, adviseur bij AgO. “Vroeger leidde een regeringswissel of een grote reorganisatie tot veel mails en telefoontjes tussen onze drie entiteiten. Die coördinatiekost zal nu veel meer kunnen beperkt worden. We hebben nu één systeem, de taakverdeling is nu helderder en de kwaliteit van de data gaat verder omhoog omdat het beheer ervan nu ligt bij de mensen die er mee aan de slag moeten. Dat spoort ook met de basisregel dat data worden ingezameld zo dicht mogelijk bij de bron waar ze ontstaan.”

Efficiëntieslag

Evelien D’heer: “Het was een huzarenstuk om drie systemen te synchroniseren, wat een nauwe samenwerking tussen AgO, Departement Financiën en Begroting en Digitaal Vlaanderen vergde (en nog steeds vergt). We zijn daarom trots op wat we al bereikt hebben: meer dan 13.000 OVO-codes van de Vlaamse overheid werden reeds samengebracht tot één waarheid. We mogen spreken van een efficiëntieslag en de weg is al half afgelegd. Er staat echter nog heel wat te doen.

Zo stopt AgO op 1 juli al met de aanmaak van nieuwe Vlimpers-sleutels. Entiteiten van de Vlaamse overheid die nog gebruik maken van Vlimpers-sleutels nemen best contact op met digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be(opent in uw e-mail applicatie)”

Meer info over de OVO-codes.